Capítulo 9: Coordinación y Gestión en la Empresa
Administración en Acción: O’Bryan INC.
O’Bryan INC. es una empresa que fabrica partes de aviones y las vende a empresas aeroespaciales. Las partes se fabrican según varios contratos, sin importar las cantidades. Gran parte de la producción es desarrollo: se construyen piezas nuevas y se introducen nuevos diseños en la etapa de producción.
Naturaleza de la Coordinación
Los departamentos deben coordinarse en una unidad funcional. Para lograr un buen desempeño, las organizaciones requieren integrar las aportaciones de las unidades especiales. Una buena organización exige cumplir con dos requisitos distintos y/o contrarios: la especialización o diferenciación y la coordinación o integración.
El no conseguir una coordinación satisfactoria se manifiesta con pérdida de control, conflicto excesivo, separación de autoridad, competencia y descuido de responsabilidades.
Cuando se logra suficiente coordinación, las partes de la organización forman un todo.
Autoridad, Influencia y Poder
Estos tres conceptos son claves para entender cómo los gerentes prescriben, dirigen y coordinan las actividades de la organización.
Autoridad
Concepto clásico: se refiere al derecho de dirigir las actividades de otros. Concepto de aceptación: designa las decisiones tomadas por los empleados para cumplir las instrucciones dadas por los gerentes.
Influencia y Poder
La influencia se manifiesta en el cambio de comportamiento de un individuo resultante de las acciones de otro. El poder es la capacidad de ejercer influencia. Para que haya influencia, es necesario que algún tipo de poder confiera fuerza a la autoridad.
Cinco Fuentes Útiles del Poder
- Poder de premio: Este tipo de poder se posee cuando los subordinados consideran que los gerentes son capaces de satisfacer una necesidad de ellos.
- Poder coercitivo: Gerente que se considera autorizado para ejercer un castigo que pueda bloquear la satisfacción de una necesidad.
- Poder legítimo: A los gerentes se les considera con el derecho de ejercer la autoridad, porque es propia de su posición.
- Poder de referente: Gerentes cuyos subordinados se identifican o los imitan.
- Poder de experto: Los subordinados los ven como personas con conocimientos que pueden ayudar a satisfacer sus necesidades.
Adquisición y Uso de Poder
La obtención del poder se puede resumir en los siguientes términos:
- Da poder tener algo que los demás quieren, y que dependa de usted o su departamento.
- Contar con información que ayude a los demás a afrontar las dificultades.
- Ser útil y acercarse a ser irremplazable.
- Poder influir en alguna parte del proceso de la decisión, aumenta el poder de influir en ella.
- Lograr un consenso con otros, ayuda al grupo a tener poder sobre la toma de decisiones.
- Poseer el arte de la comunicación, fortalece el poder.
Jerarquía de Autoridad
Esta tiene por objeto canalizar la dirección de las actividades e interacciones de los empleados. La actividad e interacción deben constituir el esfuerzo coordinado que cumpla con los objetivos de una organización. Las pautas que se ofrecen para diseñar la jerarquía de autoridad son:
- Cadena de mando: Se refiere a un conjunto interconexo e indiviso de relaciones de subordinación que abarcan desde los niveles superiores a los más bajos de una organización. Cada nivel de la estructura es responsable ante un superior.
- Unidad de mando: Cada subordinado es responsable ante un solo superior. Si a uno se le indica que debe obedecer a dos o más, luego se encontrará con órdenes contradictorias.
- Tramo de control (administración): Al delegar responsabilidades, se dividen las tareas y responsabilidades para evitar la sobrecarga.
Centralización y Descentralización
Los gerentes se ven obligados a buscar un ajuste entre autoridad, información y competencia. Cuando se concentra en autoridad y decisiones en el nivel superior de la organización, se denomina centralización. Si se dispersan a través de los niveles más bajos, se denomina descentralización.
Centralización
Los organismos se agrupan colocándose unos a otros en situación de dependencia, partiendo de que entre ellos haya un vínculo el cual vaya interactuando con los organismos de menor categoría.
Descentralización
Consiste en confiar la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la de jerarquía.
Delegación
Proceso en el cual los gerentes asignan tareas y la autoridad y responsabilidad para llevarlas a cabo. La delegación se usa para describir la asignación de personal por parte de un gerente a sus subordinados. Pautas básicas: 1. Integridad; 2. Claridad; 3. Suficiencia.
Ventajas y Desventajas de la Delegación
El Delegador
Tiene tiempo para otras actividades; se adquieren experiencias valiosas. Las ventajas se consiguen solo si la delegación se realiza. Para que ocurra una delegación deben figurar actitudes del gerente: Sensibilidad a las ideas y métodos de los subordinados; Disposición a renunciar a una tarea y sentirse capaz de recurrir a otros; Disposición a permitir que otros cometan errores; Disposición a confiar en los subordinados.
El Asistente
Se define como un puesto particular. El superior es quien define el trabajo del asistente, puede incluir responsabilidades importantes o trabajos serviles.
Departamento Staff
Se emplea para designar las actividades y los departamentos que no se consideran muy básicos ni directos.
Funciones Staff
Las actividades incluyen dar servicio, consejo, vigilancia y control a las unidades de una organización línea.