Costos Estándar: Tipos, Ventajas, Desventajas y Métodos de Cálculo

Costos Estándar

Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando esto ocurre, los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. Los costos estándar son lo contrario de los costos reales. Estos últimos son costos históricos que se han incurrido en un período anterior. La diferencia entre el costo real y el costo estándar se denomina variación. Las variaciones indican el grado en que se ha logrado un determinado nivel de actuación establecido por la gerencia. Las variaciones pueden agruparse por departamento, o por elemento del costo. Los costos estándar no sólo sirven de referencia, sino también como guía de trabajo. En este sistema, por su ajustada forma de cálculo, se parte del principio que el verdadero costo es el estándar y las diferencias resultante, al ser comparado con lo real, es fruto de ineficiencias, constituyendo una pérdida, que se expone en el Estado de Resultados.

Diferencias entre Costo Estimado, Costo Normal y Costo Presupuestado

Costo estimado: Es la cantidad que, según la empresa, costará realmente un producto o la operación de un proceso durante cierto período. El costo estimado se basa en algún promedio de costos de producción real de períodos anteriores ajustados para reflejar los cambios en las condiciones económicas, de eficiencia, etc. que se anticipan para el futuro.
Costo normal: Es cercano a la definición de costos estimados. Los costos normales constituyen un promedio de costos que considera los costos incurridos realmente en períodos anteriores y no encierran, por lo tanto, un sentido de futuro.
Costos presupuestados: Se consideran, en muchas ocasiones, costos estimados o costos normales, es el costo planeado, que frecuentemente se basa en un promedio de costos pasados ajustados para los cambios que se esperan en el futuro. Un presupuesto como este, no es la mejor expresión de un correcto proceso presupuestario. Un adecuado proceso presupuestario debiera realizarse a base de estándares.

El costo estándar es la cantidad que, según la empresa, debería costar un producto o la operación de un proceso durante cierto período, sobre la base de ciertas condiciones económicas de eficiencia, o de otros factores.

Tipos de Normas o Estándares

Normas o estándares ideales o teóricos: Son normas rígidas que en la práctica nunca pueden alcanzarse. Una de las ventajas de las normas ideales es que pueden usarse durante períodos relativamente largos sin tener que cambiarlas o adecuarlas.
Promedio de costos anteriores: Cuando las normas se basan en un promedio de una actuación pasada, tienden a ser flexibles. Los costos promedio anteriores pueden incluir deficiencias que no deben incorporarse a las normas. Si se sigue este procedimiento, es aconsejable reemplazar gradualmente las normas por otras que representen un nivel de actuación más significativo.
Normas regulares: Una norma regular se basa en las futuras probabilidades de costos bajo condiciones económicas y operaciones normales. Tienden a basarse en promedios pasados que han sido ajustados para tomar en cuenta las expectativas futuras. Una de sus ventajas es que no requieren ajustes frecuentes.
Alto nivel de rendimiento factible: Representa el mejor criterio para evaluar la actuación, por lo cual su uso está muy difundido. Incluyen un margen para ciertas deficiencias de operación que se consideran inevitables. Es posible alcanzar o sobrepasar estas normas mediante una actuación efectiva.

Ventajas del Costo Estándar

Pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la gestión: Cuando las normas son realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera más efectiva.
Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implantar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas que se encuentra fuera de control.
Son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes: El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificación cuidadosa en áreas como la estructura de la organización, asignación de responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación.
Son útiles en la toma de decisiones: Particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos y variables y si los precios de los materiales y las tasas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente.
Pueden dar como resultado una reducción en el trabajo de oficina.

Desventajas del Costo Estándar

El grado de rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse de manera específica: Con frecuencia, las normas tienden a adquirir rigidez aún en períodos relativamente cortos. Mientras que las condiciones de fabricación cambian constantemente, las revisiones de las normas pueden ocurrir a intervalos poco frecuentes. Estas revisiones crean problemas especiales relacionados con el inventario. Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuación se debilita. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando se producen cambios de fabricación importantes, se obtiene una medición o evaluación inapropiada o poco realista.
Otra limitación es la inflación, que obliga a cambiar constantemente estos estándares.
Aislar los elementos controlables y los no controlables de las variaciones es una tarea difícil, en el mejor de los casos.
Durante los últimos años, algunos sociólogos han realizado estudios que arrojan dudas sobre el valor de los estándares como base para la evaluación de la actuación. Sostienen que las normas son opresivas y que crean actitudes de resistencia en lugar de actuar como incentivos.

Capacidad de Planta

La capacidad de planta se refiere a la capacidad de producción que puede llegar a alcanzar una planta de acuerdo a la combinación de ciertas variables. Esta combinación puede ser clasificada en:

Capacidad máxima teórica o ideal: Es el volumen de producción que podría alcanzar una planta productiva sin considerar restricción alguna.
Capacidad Máxima Práctica: La capacidad máxima práctica o capacidad normal está representada por un estándar al que se llega si se restan de la capacidad máxima teórica los naturales tiempos muertos provocados por reparaciones, mantenimiento preventivo, períodos de descanso de los obreros, etc. No es un estado excesivo, sino el umbral más alto a que puede trabajar un centro fabril, sin someter a un esfuerzo excesivo a los operarios y equipos.
Nivel de actividad Normal o de Largo Plazo: Considera que se podrá aprovechar un porcentaje razonablemente alto de la capacidad máxima práctica. Este nivel de actividad implica no absorber una parte de los costos fijos que será necesario considerar como resultado negativo del período.
Nivel de actividad Previsto o Corto Plazo: Corresponde a un aprovechamiento de la capacidad instalada algo menor al normal o de largo plazo; y se entiende que permitirá satisfacer la demanda del ejercicio económico presupuestado. Permite absorber una parte mayor de los Costos Fijos que el nivel anterior.
Nivel de actividad Real o Resultante: Corresponde a lo efectivamente ejecutado en el ejercicio, que podrá ser igual, mayor o menor que el nivel de actividad previsto.
Capacidad Ociosa: Suele denominarse capacidad ociosa a la capacidad de producción no utilizada, o sea aquella porción de los factores fijos no usada en la producción. Es también común definirla como la diferencia entre la capacidad máxima práctica y la producción realmente efectuada. La capacidad ociosa resulta de la diferencia entre el nivel de producción que podría haberse logrado y el nivel de producción real.

Métodos para la Determinación de Estándares

Método de Ingeniería

Los estándares obtenidos por medio de este procedimiento están basados en el análisis de las especificaciones y características técnicas del producto. Para lograr dichos estándares se recurre a datos de actividades anteriores, convenientemente compilados por los técnicos e ingenieros de planta, y a datos de investigaciones realizadas a tal efecto. Estas investigaciones suelen ser, por ejemplo, estudios de tiempos y movimientos, de rendimiento de los materiales, etc.

Acto seguido, se procede a convertir los datos recogidos en costos estándares.

Método de Experiencia Histórica

Este método, alternativo al método de ingeniería, opera habitualmente con baja erogación administrativa y es preferido cuando el costo estándar es determinado por primera vez, con vista a su introducción experimental.

Para ello se procede a analizar los costos sobre la base de registros confiables anteriores. Este procedimiento es técnicamente menos confiable que el de la ingeniería, pero ahorra tiempo y dinero tanto en el cálculo como en la puesta en marcha. Su implementación implica ciertos desajustes lógicos derivados de su misma naturaleza experimental.

Método del Presupuesto

En éste método, los estándares se obtienen e través del análisis de las relaciones existentes entre los departamentos que intervienen en la función productiva formal de la organización:

Departamento de Ingeniería del Producto: Es el encargado de diseñar el producto o servicio, asumiendo las responsabilidades de determinar las especificaciones técnicas de materiales, procesos, operaciones y recursos humanos necesarios.
Departamento de Compras: Gestiona la adquisición de bienes y servicios de terceros, necesarios para fabricar un producto o prestar los servicios.
Departamento de Ingeniería de Procesos: Efectúa la programación de la producción, así como la estandarización de tiempos, movimientos y rendimiento de las máquinas, equipos, instalaciones y recursos humanos.
Departamento de Relaciones Industriales o Personal: Determina la selección del personal de la empresa, y fija el nivel de las remuneraciones de acuerdo a las directrices presupuestarias emanadas de la dirección superior.
Departamento de Contabilidad de Costos: Realiza la acumulación de datos, tanto estándares como resultantes. Una de sus principales tareas consiste en la preparación de los presupuestos de cargas fabriles.

Fijación de los Estándares Físicos y Monetarios

Para la realización de ésta tarea, suele prepararse una tarjeta de costo estándar por cada artículo a producir. En dicho documento se discriminan tanto las materias primas que deben incorporarse a las distintas etapas que comprende la secuencia productiva del artículo como el costo de ellos.

A continuación, estudiaremos la técnica que es usual en la metodología tradicional, para la fijación de los estándares de los tres elementos del costo. La misma es presentada por Neuner en su obra, a la cual remitimos a quienes deseen un mayor análisis.

Estándares de Cantidad de Materia Prima

Para fijar la cantidad estándar, debemos tener en cuenta:

Cantidad básica: correspondiente a las especificaciones de materias primas necesarios para elaborar una unidad de producto. Esto significa que las especificaciones tendrán que contemplar necesariamente las mermas, desperdicios, evaporaciones y desechos inevitables y normales en el proceso fabril. A tal efecto suele establecerse un porcentaje estable y controlable de desperdicios, mermas, etcétera y todo excedente con respecto a esos porcentajes constituye una variación en la cantidad o uso de las materias primas que debe considerarse ineficiencia.
Cantidad de otros componentes directos de menor cuantía, cuantificables y medibles al igual que los materiales principales (aditivos, matrices, moldes).
Material de empaque (cajas, etiquetas, fajas, etc.) que se identifican directamente con el bien que se comercializa.

Si hubiera más de una materia prima o material, debe confeccionarse un listado estándar de materiales en el cual se informe acerca de la mezcla de materias primas utilizables.

Estándar de Precio de Materia Prima

Según Neuner, los estándares de precios de los materiales los fija el departamento de compras. Estos estándares pueden establecerse:

Calculando un promedio ponderado de los pedidos anteriores.
Calculando el precio medio de los pedidos recientes.
Previendo cambios probables, de acuerdo a métodos estadísticos o según la opinión de un comité de compras.

Estándares de Mano de Obra

Al igual que los de materiales, los estándares de mano de obra directa son de dos tipos: cantidad y precio o tarifa.

Estándares de Cantidad de Mano de Obra

La determinación del tiempo de mano de obra por unidad, puede resultar del:

Cálculo técnico de ingeniería, basado en estudios de tiempos y movimientos del operario, cuadrilla o equipo.
Cálculo mediante la realización de pruebas piloto.
Cálculo promedio de las hojas de costos anteriores.

Estándar de Precio (Tarifa) de Mano de Obra

Según Neuner, para la fijación del costo de la mano de obra debemos tener en cuenta el método usado para el pago de las remuneraciones. Pueden utilizarse:

Sistemas por hora o por pieza: La tarifa por pieza o sea el pago uniforme por cada unidad terminada, representa la situación más sencilla para la fijación del estándar.
Sistemas de incentivos: El uso de sistemas de incentivos o de primas como el Gantt, el Halsey, etcétera, plantean el problema de si la prima debe ser considerada o no como un costo de la mano de obra directa.

La tarifa horaria plantea los mismos problemas que el costo de los materiales, puede basarse en un estudio de la experiencia anterior, pueden usarse promedios ponderados, medianas u otros datos representativos.

Estándares de Costos Indirectos de Fabricación

Los estándares de éste tercer elemento del costo son mucho más difíciles de fijar que los de materiales y mano de obra. Esto se debe al carácter heterogéneo e indirecto de los componentes de éste tercer elemento. En conjunto, los gastos de fabricación no varían de una manera definida.

Algunos costos pueden considerarse como variables, ya que tienden a acompañar los incrementos o decrementos de la producción. Otros costos son considerados fijos, ya que durante un determinado lapso tienden a no fluctuar ante el incremento o decremento de los niveles de producción. El comportamiento distinto de los costos con respecto a las variaciones del nivel de producción resulta en costos unitarios fluctuantes a diferentes niveles de producción. Existen otras partidas del costo que pueden catalogarse como mixtos, ya que poseen una porción fija como una variable. En este tipo de costos es necesario disgregar a aquellos costos que varían de cuerdo al nivel de producción de aquellos que no lo hacen. Pueden dividirse en sus dos grupos tradicionales. Dentro de la clasificación de costos mixtos se pueden distinguir:

Costos semifijos: son aquellos costos mixtos cuya parte preferente es fija, por lo cual tienden a variar en forma escalonada aunque lenta. Ejemplos: los costos de supervisión, de control de ausentismo, de transporte interno de fábrica.
Costos semivariables: son aquellos costos mixtos que tienen también una parte fija, pero su componente preferente es variable y con tendencia a acompañar linealmente el incremento o decremento de los niveles de producción. Ejemplos: la luz, el gas, el teléfono. En ellos la parte fija está dada por el importe que se paga a nivel cero de actividad.

Esta complejidad en la composición de los costos indirectos de fabricación es la que hace difícil la tarea de fijación de los estándares. Por tal motivo tampoco se los carga directamente a la orden o proceso respectivo, sino que se los concentra en los departamentos que los originan para luego cargarlos por medio de cuotas.

Tasa Estándar de Asignación de CIF (Cuotas de Costos Indirectos de Fabricación)

Hemos visto que para aplicar las cargas fabriles al costo de los productos utilizamos cuotas. La división en cuota fija y variable es imprescindible en el momento de efectuar el análisis de las variaciones, a los efectos de poder determinar cuales han sido los costos aplicados y cuales los absorbidos.

Los dos métodos más ampliamente utilizados para el cálculo de las variaciones originadas en los costos indirectos de fabricación, se refieren a:

Método de Dos Variaciones

La variación neta de los costos indirectos de fabricación, es decir, la diferencia entre los CIF aplicados a la producción y los CIF reales incurridos, pueden analizarse considerando dos variaciones, a) de presupuesto y; b) de volumen. La variación de presupuesto o gasto puede deberse parcialmente a que los costos fijos se han apartado del presupuesto, debido, por ejemplo, a mayores tasas de remuneración para los supervisores que lo presupuestado, mayor cantidad de depreciación real, seguros o impuestos superiores a lo presupuestado. La variación volumen o capacidad indica la extensión en que los cif fijos han sido absorbidos por la producción.

Evaluación del método de dos variaciones

Bajo el método de las dos variaciones, la variación de presupuesto, que se considera en gran parte controlable por los supervisores de departamento, incluye cualquier aumento o disminución de los CIF variables que resulten por causas de las deficiencias de la mano de obra. Esto ocurre debido a que los CIF reales se comparan con una asignación de presupuesto basada en las horas estándar.

Método de Tres Variaciones

En este análisis, los CIF se aplican a la producción de la misma manera: la tasa estándar de CIF multiplicada por el número de horas estándar. Por lo tanto, la variación neta de los CIF (entre los asignados y los realmente incurridos) permanece igual. Bajo este procedimiento, se supone que los CIF varían (o se asignan a la fábrica) de acuerdo con la base de las horas reales en lugar de las horas estándar. En este método se producen tres variaciones:

Variación de presupuesto o gasto: Representa la diferencia entre los CIF reales incurridos y el presupuesto ajustado a nivel real, expresada en horas reales en lugar de horas estándar.
Variación de eficiencia: Corresponde a la diferencia entre las horas reales y las horas estándar trabajadas, es decir, la eficiencia de mano de obra en horas multiplicada por la tasa estándar de CIF. Se basa en la suposición de que el costo de la deficiencia de la mano de obra incluye los CIF así como la mano de obra.
Variación de volumen o capacidad: Representa la diferencia entre el presupuesto ajustado a nivel real, expresado en horas reales, y los CIF que se habrían aplicado a la producción si no se hubiera producido la deficiencia en el trabajo, es decir, horas reales multiplicadas por la tasa estándar de costos indirectos.

Evaluación del método de tres variaciones

El principal valor de este método para el análisis de los CIF se origina al aislar la variación de eficiencia y basar la asignación de presupuesto en las horas reales en lugar de hacerlo en las horas estándar.