Cuadro de Mando Integral: Implementación Estratégica y Optimización del Rendimiento

Cuadro de Mando Integral (CMI): Implementación Estratégica y Optimización del Rendimiento

El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un instrumento de metodología de gestión que facilita la implantación de la estrategia de una empresa de forma eficiente.

Finalidad del CMI

Obtener resultados a consecuencia de una cadena de causas y efectos que suceden en cuatro ámbitos: finanzas, clientes, procesos internos y capacidades estratégicas; relacionados con la variable tiempo.

Etapas del CMI

Visión, misión, análisis interno y externo, identificar factores claves de éxito, establecer objetivos, elección de indicadores, establecer el CMI.

Perspectivas del CMI

Dos tipos de perspectivas:

Externas o de resultados: financieras y de clientes.
Internas o facilitadoras: objetivos sobre los que la empresa tiene un margen de actuación y facilitan la consecución de los objetivos enmarcados en las perspectivas externas.

1. Perspectiva Financiera

Responde a las expectativas de los accionistas, centrada en la creación de valor para el accionista y refleja el resultado de acciones pasadas. Los objetivos financieros y estrategias varían en función de la fase de vida de un negocio, con tres fases:

a) Fase de Crecimiento o Expansión

Crecimiento de ingresos con el aumento de ventas o clientela. Requiere inversiones en los productos e infraestructura. Se lanzan productos, abordan nuevos mercados, amplía personal.

Indicadores: de crecimiento como ingresos y cuota de mercado.

b) Fase de Sostenimiento o Mantenimiento

Máxima rentabilidad con la menor inversión, excelentes retornos sobre el capital invertido.

Indicadores: de productividad y rentabilidad, ingresos operativos, valor añadido obtenido, ROI.

c) Fase de Madurez o Recolección

Aumento del cash flow, reducir el capital circulante. Mercado saturado y empresa no crece más. Inversiones son para mantener capacidades existentes con periodos de recuperación breves.

2. Perspectiva de Clientes

Posición de valores que la compañía ofrece a sus clientes presentes y futuros. Diseña la oferta a nuestros clientes: producto, precio y servicio. Estrategias para competir más comunes:

a) Liderazgo en Producto

Producto diferenciado y procesos de I+D+I claves para sostener la estrategia.

b) Excelencia Operativa

Combinación de calidad, precio y facilidad de compra inigualable por nuestros competidores.

c) Relación con el Cliente

Lo que el cliente necesita en el momento adecuado y el menor tiempo posible. Conoce a sus clientes.

3. Perspectiva de Procesos Internos

Elementos relacionados con la propuesta de valor definida en la perspectiva de clientes. Identifica procesos críticos en los que una empresa debe ser excelente, con dos conceptos:

Los procesos producen y entregan la proposición de valor a sus clientes: procesos de gestión operativa y de los clientes.
La mejora de los procesos reduce costes para el componente de productividad de la perspectiva financiera: engloba procesos de innovación y reguladores y sociales.

– Procesos de Gestión Operativa

Enfatizan en la entrega eficiente, consistente y oportuna de los productos a los clientes.

Subprocesos: de desarrollo de relaciones con proveedores, de producción de bienes y servicios, de distribución, de gestión del riesgo.

– Procesos de Gestión de Clientes

Permiten tener una cartera de clientes.

Subprocesos: de selección de clientes, de adquisición de clientes, de retención de clientes, de establecimiento de relaciones con clientes.

– Procesos de Innovación

Identifica nuevos mercados, clientes y necesidades emergentes.

Subprocesos: de identificación de oportunidades, de gestión de cartera I+D, de diseño de productos, de lanzamiento de nuevos productos.

– Procesos Reguladores y Sociales

Velan por el cumplimiento de normativas relacionadas con el medio ambiente, seguridad, higiene, contratación de empleados.

4. Perspectiva de Aprendizaje y Conocimiento

Activos intangibles para crear ventaja competitiva empresarial.

Componentes:

Capital humano: competencias estratégicas de las personas.
Capital de información: materia prima para crear valor en la economía actual: bases de datos, redes sociales, sistemas de información.
Capital organizativo: capacidad de la empresa para sostener y llevar un proceso de cambio. Se construye con cuatro elementos: cultura, liderazgo, alineamiento y trabajo en equipo.

Mapas Estratégicos

Ayuda a entender la coherencia entre los objetivos estratégicos y permiten visualizar de manera sencilla y gráfica la estrategia de la organización. Se componen de perspectivas, objetivos estratégicos y relaciones causales. Tiene cuatro bloques, uno por cada perspectiva que determinan los objetivos estratégicos y las relaciones causales entre los distintos objetivos.

Estructura: (desde abajo) aprendizaje y conocimiento, procesos internos, clientes, financiera.

Indicadores

Miden el grado de consecución de los objetivos definidos. Permiten saber si estamos cumpliendo con nuestros objetivos estratégicos. Se aconseja una ficha donde se especifique: nomenclatura, definición, método de cálculo, fuentes de información para el cálculo, periodicidad de medición, objetivo estratégico con el que se relaciona y responsable de los resultados del indicador.

Requisito de un indicador: objetivo e imparcial, normalizado permite comparación con otros indicadores, fiable en su medición, motivador para implicar a las personas, balanceado en cuanto a cantidad y calidad, comprensible, discriminativo.

Metas

Elementos de valoración para conseguir los objetivos. Permiten saber en qué medida se cumplen los indicadores y compara los datos previstos de la meta fijada con los reales del indicador para cada periodo considerado.

Proceso de Fijación de Metas

Base comparativa: obtiene valores comparativos si no, se estima y revisa el valor cuando se tenga datos reales.
Definir el horizonte temporal: umbral de 3/5 años, fija valores para cada año, relaciones causales.
Definir los umbrales: define el valor objetivo para cada año y los valores que permiten saber el grado de cumplimiento.
Documentación: translación coordinada y definida de la documentación de los valores de los objetivos a los sistemas existentes de planificación de las empresas al sistema de informes.

Iniciativas

Programas, actividades, proyectos, acciones para alcanzar o sobrepasar las metas fijadas. La meta es la finalidad en mente del indicador y para alcanzarla determina qué iniciativas se necesitan para garantizar un resultado positivo.

Características de una Buena Iniciativa Estratégica

Responsable a nivel de equipo directivo y liderazgo.
Fechas de comienzo y final definidas, hitos de progreso.
Un dato presupuestado o definido a conseguir.
La asignación de recursos comprometidos en su realización.

Fases de las Iniciativas

Identificación de proyectos: inventario de acciones y actividades que lleva la empresa. Teniendo en cuenta el mapa estratégico se analiza el grado de adecuación de los proyectos para abordar los objetivos planteados. El resultado es tener un listado de acciones vinculadas con los objetivos estratégicos.
Priorización de iniciativas: realizada la matriz cada objetivo estratégico lleva asociado más de una iniciativa. Es necesaria una priorización para un orden de ejecución. Se emplea la MIIE que determina y valora el impacto de cada iniciativa y establece los ajustes necesarios.

MIIE (Matriz de Impacto e Importancia Estratégica)

Resultado de un proceso de reflexión por un sujeto conocedor del plan estratégico, mapa, indicadores e iniciativas determinadas. El resultado identifica las iniciativas que deben ser ejecutadas y a las que más recursos se les deben invertir dado el impacto de las mismas sobre el CMI.

Seguimiento y Control del CMI

El desarrollo e implementación del CMI debe gestionarse con las técnicas y habilidades requeridas por un proyecto.

Fases del Seguimiento y Control

Planificación, proceso de reflexión estratégica, desarrollo del mapa estratégico, implantación, control y seguimiento.

Planificación

Para dimensionar aspectos que condicionan su desarrollo y éxito final.

Acciones para llevar a cabo:

Seminario inicial de formación: comunicar entre los asistentes a la formación las razones por las que es conveniente utilizar el CMI en la empresa. Se puede realizar un DAFO.
Conseguir el respaldo del equipo directivo: porque conocen la estrategia de la empresa con mayor amplitud y tienen poder de decisión. Su compromiso moviliza el compromiso del resto del personal.
Definir los objetivos estratégicos: Reflexionar sobre la misión, visión, valores y objetivos que la empresa se propone.
Determinar el equipo del proyecto del CMI: con habilidades y conocimientos sobre el funcionamiento de la empresa y tener un elevado compromiso y confianza entre los miembros.
Determinar la unidad organizativa para el CMI: el CMI debe implantarse en la unidad de negocio que tenga una actividad empresarial completa, ventas, compras, pagos, cobros, producción.
Diseñar el planning del proyecto: tiempos y plazos.
Plan de comunicación: para informar sobre el desarrollo e implantación del CMI.

Barreras o Frenos de la Planificación

No disponer de cultura de realización de una estrategia mediante sistema formalizado.
Falta de comprensión en la organización de la estrategia.
La estrategia no se cuestiona.
Los presupuestos no están bien vinculados.

Frenos en la Implantación

El control se basa en el seguimiento de indicadores financieros.
No se contemplan a los proveedores, normativas legales y medioambientales.
No se fomenta el trabajo en equipo.
No hay una buena gestión de los cambios.
Creer que los empleados no comprenden la estrategia.

Errores en la Implantación

Falta de formación.
Procesos de comunicación poco efectivos.
Falta de recursos de medición.
Hacer mediciones puntuales.
No dedicar tiempo suficiente al diseño.
No equilibrar el timing del proyecto.

Implantación: Desarrollo del Contenido

Implica el desarrollo y definición de:

Definir la misión, valores, visión.
Determinar las perspectivas y su relación con los objetivos.
Seleccionar los indicadores según los objetivos y las perspectivas.
Realizar los mapas estratégicos.
Determinar las metas para los indicadores y las iniciativas.

Efectos de la Implementación del CMI

Tener varios cuadros según las unidades de negocios: cada unidad de negocio determina su CMI que será el resultado de relacionar los distintos CMI de las distintas UEN.
Efectos del CMI en el control del presupuesto: los objetivos, indicadores y metas deben ir coordinados con el sistema presupuestario. Coordina las inversiones con los objetivos de la estrategia del CMI. Se vincula la estrategia al presupuesto pero es necesario finalizar el CMI antes de empezar el proceso presupuestario. Ser prudente y relacionar el presupuesto y CMI de la forma más sencilla y práctica.
Efectos del CMI en las políticas de compensación: vincula los indicadores del CMI con la forma de retribuir a los empleados ya que puede ayudar a aumentar la motivación y compromiso para la consecución de los objetivos. Da a conocer el CMI a los empleados explicándoles la estrategia de la empresa y los objetivos. Si es la primera vez que se implanta el CMI hay que saber hasta qué punto la empresa está preparada para hacer dicha vinculación, la cultura de la empresa, los valores, la motivación y capacidades de los empleados. Se hace una vez implantado y obtenido éxito en el CMI y haber creado un ambiente con elevado compromiso, motivación y confianza hacia esta herramienta de gestión.
Efectos en los sistemas informatizados de gestión tipo ERP: aplicación informática que gestiona los procesos de negocio de una organización de forma integrada para:
1. Aumentar la competitividad
2. Controlar mejor los flujos de información
3. Integrar los diferentes procesos de las áreas de la empresa

Aplicaciones Informáticas para el CMI

Se describen dos opciones para adoptar una solución software de CMI:

Una herramienta estándar parametrizable a las necesidades de la empresa.
Optar por un desarrollo a medida adaptado a las peculiaridades de la organización.

Existen dos categorías de soluciones software para el CMI dependiendo del enfoque:

Aplicaciones ad-hoc CMI con complementos.
Aplicaciones analíticas con módulo CMI.

Seguimiento Continuo del CMI

El CMI debe ser una herramienta de gestión de la estrategia a corto y largo plazo. Se elabora una herramienta práctica en la que sea fácil la visualización de los hitos.