TEMA 15 PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

Proyecto

Una serie de tareas relacionadas parcialmente ordenada y generalmente dirigidas a la obtención de un resultado importante por lo que requiere un largo periodo de tiempo para su finalización. La dirección de proyecto se puede definir como la planificación, programación, ejecución y control de los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto. Ejemplo de proyecto: Desarrollo de un nuevo producto, construcción de una obra civil, escribir un libro.

15.1 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Antes del inicio del proyecto se elabora un plan que sirve de guía para la correcta finalización del proyecto. En la planificación del proyecto podemos distinguir las siguientes fases:
a) Determinar los objetivos básicos del proyecto.
b) Definir sus carácterísticas básicas.
c) Determinación de los recursos necesarios.
d) Organización del proyecto, organización de los equipos
a) Determinar los objetivos básicos del proyecto: Es habitual distinguir los objetivos básicos en la planificación del proyecto (el resultado final, el coste y el tiempo de ejecución).

El resultado

Ejemplo la ejecución de una obra. Supone el inicio y la justificación del proyecto. Por tanto se puede considerar el objetivo más importante y significativo, la consecución de este objetivo es un requisito necesario para que el proyecto tenga éxito, pero no es un requisito.

El coste

Viene definido contractualmente en proyectos externos y que debe ser respetado, cuanto menor sea el coste final del proyecto, mayor será la posibilidad de éxito del mismo, por lo que una correcta gestión del proyecto, debe ajustarse al coste establecido, o intentar mejorar el coste establecido inicialmente, con el fin de mejorar el margen de beneficio del proyecto.

Tiempo de ejecución del proyecto

Es una de las variables claves a la hora de determinar la calidad en la realización de un proyecto. En el entorno actual una gestión eficiente del tiempo se convierte en la clave del éxito de muchos proyectos, de hecho en la actualidad todas las ejecuciones de obra que se licitan para la administración incluyen en el pliego de bases la fecha prevista de terminación del proyecto. Sometiendo a la empresa constructora a generalizaciones económicas por cada día de retraso.
La empresa debe analizar estos tres objetivos. Lo que a veces resulta complejo es cuando se debe buscar una combinación óptima de los mismos. Algunos autores introducen otros elementos como la calidad del proyecto, que se cumplan los requisitos o especificaciones previamente establecidos es decir que satisfagan al cliente.
b) Definir sus carácterísticas básicas. Supone determinar las distintas fases y actividades que serían necesarios para llevar a buen fin el proyecto, generalmente la estructura de un plan de proyecto, se descompone en una jerarquía de cuatro niveles (proyecto, hito, sub-hitos y actividades)
El primer nivel corresponde al propio proyecto.
Los hitos o fases principales representan la realización de componentes esenciales para el proyecto en si, al finalizar cada fase es el momento de analizar la viabilidad del proyecto, el cumplimiento de los plazos establecidos y la necesidad de asignar nuevos recursos al proyecto o decidir su abandono.
Las subfases o sub-hitos: Conjunto de actividades necesarias para la realización de cada fase principal.
Las actividades o tareas específicas necesarias para la realización de cada sub-fase.
c) Determinación de los recursos necesarios: Van a ser necesarios, materiales, medios auxiliares, operarios, horas de maquinaria etc… hay que decidir en que cantidades y durante cuanto tiempo ha de utilizarse. Esta decisión tiene un carácter trascendental dado que en función de ella variaran los niveles de cumplimiento de los tres objetivos iniciales.
d) Organización del proyecto. Para la gestión de proyectos de larga duración como el desarrollo de un nuevo producto, las organizaciones suelen crear equipos de proyectos responsables del desarrollo del mismo. Estos equipos están encabezados por un director de proyectos que coordina las actividades de los distintos departamentos implicados en informar directamente a la alta dirección. El director de proyecto, es el responsable de la ejecución y control del proyecto y se convierte en el motor que ha de impulsar el avance del mismo, mediante la toma de decisiones o la consecución de los objetivos. Entre las principales carácterísticas que debe reunir un buen director de proyecto podemos destacar la capacidad de liderazgo, habilidades organizativas y actitud para las relaciones personales.

15.2 PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

En esta fase se procede a asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales) o las distintas actividades que componen el proyecto identificando la rotación existente entre los distintas actividades para lograr una asignación de recursos optima para ello se suelen utilizar distintas técnicas como los gráficos de GAM y los métodos CPM y PERT a partir de los resultados de estas técnicas se decidirá que actividades deben acordarse para cumplir el plazo de entrega establecido y que recursos debemos asignar a los mismos para lograr la reducción de tiempo que se pretende conseguir.

15.3 CONTROL DEL PROYECTO

Si queremos cumplir los objetivos inicialmente establecidos para el proyecto es necesario realizar una labor de control periódico que permite detectar posibles desviaciones y adoptar las medidas correctoras óptimas que evitan desde acciones significativas en relación a los objetivos iniciales. El control del proyecto, centra su atención en los principales objetivos establecidos durante la fase de planificación del proyecto. Por supuesto sin olvidar que debemos satisfacer las necesidades del cliente. La función de control debe emitir informes periódicos sobre el cumplimiento de los objetivos establecidos inicialmente, con el objeto de facilitar las acciones correctoras en el caso de que se detecten desviaciones. Para realizar esta función de control también son utilizados los gráficos de GAM y los métodos CPM y PERT
Técnicas DE PLAFINIFACION Y CONTROL DE PROYECTO
Grafico de Gantt.
Este gráfico se elabora previamente al inicio del proyecto, representado con barras horizontales cada una de las actividades del proyecto donde la longitud de cada barra representa la duración de cada actividad, el gráfico nos permite conocer el orden de realización de las distintas actividades, el calendario previsto para la realización de los mismos y la duración prevista para el proyecto. Conforme el proyecto avanza se van completando las distintas actividades y el gráfico se va modificando sombreando las barras horizontales a medida que van siendo completadas las actividades que representa. Si una determinada actividad se encuentra realizada en un 60% se sombreará un 60% de la barra correspondiente. Estos gráficos son periódicamente distribuidos entre los miembros del proyecto, indicando mediante una línea vertical la fecha actual del informe lo que permite saber las actividades que se encuentran retrasadas y si se están cumpliendo los plazos establecidos en la planificación inicial. La información contenida en estos gráficos permite a los equipos identificar los problemas en las actividades con retraso y tomar las acciones correctoras necesarias para lograr cumplir la fecha de finalización planificada.
Aunque los métodos CPM Y PERT representan importantes ventajas respecto a los gráficos GANTT, estos siguen siendo muy utilizados para resumir el estado actual del proyecto completando la información obtenida de los métodos PERT Y CPM

Método del camino crítico (CPM Y PERT)

CPM fue desarrollado en 1954 por Nelly Y Walter casi simultáneamente el método pert fue desarrollado en 1958 por la oficina de proyectos especiales de la marina de EEUU para planificar el desarrollo del submarino ondear PO LARIS y sus misiles balísticos. Que implicaba la necesidad de controlar, coordinar y dirigir mas de 250 contratistas directos y mas de 9000 subcontratistas.

CPM

Esta desarrollado para planificar proyectos con numerosas actividades desde la duración de cada actividad es considerada determinista, es conocida como certeza. Esta es la principal diferencia con el PERT. Además se considera que no existen restricciones de recursos y por tanto el coste del proyecto no es un factor limitativo. El objetivo principal es determinar si el proyecto que vamos a ejecutar se podrá finalizar en el plazo previsto y si no se cumple dicho plazo poder adoptar las correspondientes medidas correctivas para alterar la duración del proyecto.
ETAPAS
1) Dibujar el grafo: Se parte de la relación de precedencias entre las distintas actividades que componen el proyecto que suelen venir representadas en una tabla de precedencias.

Actividad:

Es cada una de las fases o trabajos necesarios para realizar el proyecto

Nudos:

Inicio o finalización de cada actividad.
Las actividades se indican mediante flecha recta y los acontecimiento o nudos se representan mediante círculos.

Reglas de construcción de un grafo:

a. Hay un solo nudo de inicio y de final.
b. Dos actividades no pueden compartir los mismos nudos de origen y destino.
c. El caso anterior se soluciona con una actividad ficticia.
d. Hay solo otra razón para una ficticia: distinguir precedencias.
e. Los números se enumeran de izquierda a derecha y de arriba abajo.
f. No puede enumerarse un nudo si le llegan actividades de nudos aún no numerados.
Una actividad ficticia se representa con una flecha discontinua, su duración es O, ya que se emplean exclusivamente para asegurar que el diagrama o grafo representa las relaciones de precedencia entre las actividades, no teniendo significado económico y no teniendo influencia sobre la duración final del proyecto.
Una vez elaborado el grafo tenemos una representación esquemática de la relación entre las distintas actividades y el orden de los mismos, el proceso de elaboración del grafo es un proceso de prueba y error hasta conseguir que el diagrama represente exactamente las relaciones de precedencia establecidas entre las actividades.

2º) Calcular los tiempos de cada actividad:

Para calcular si el proyecto finalizará en el plazo previsto la siguiente etapa del análisis será calcular los tiempos de comienzo y finalización de cada actividad.
g. Numerar los niveles o sucesos del rasgo CPM
h. Calcular tiempos early y last.

3) Numerar los niveles o sucesos del grupo CPM:

i. Se comienza de izquierda a derecha, asignando el valor 1 al nudo inicial y siguiendo la secuencia establecida siempre por orden creciente de numeración.
j. Debe cumplirse que ninguna actividad parta de un nivel con numeración superior al nudo donde finaliza.
k. Para numerar un nudo todos las actividades que finalizan en el deben proceder de nudos que han sido numerados con actividad.

Tiempo early:

Es lo más pronto que puede llegarse a un nudo y se obtiene Ej= Máximo (Ei+dij). Siempre es el comienzo más largo hacia ese nudo. Para calcular el tiempo early de cada nudo de cada nudo, se sigue un orden creciente de numeración, comenzando por el nudo inicial al que se asigna un valor 0, ya que aún no ha desarrollado ninguna actividad. Los tiempos early los vamos a escribir en el factor izquierdo de cada nudo. El tiempo early del último nudo representará la duración esperada para todo el proyecto y es por tanto el tiempo mínimo que se necesita para poder realizar todas las actividades que componen el proyecto.
EjLj= Tiempo early last de la etapa destino.
EiLi= Tiempo early last de la etapa origen.
dg= Duración de la actividad entre los nudos Eij
tij= Conjunto de actividades que finalizan en la etapa.

Tiempo last:

Es lo más tarde que se puede llegar a un nudo sin retrasar la finalización del proyecto Li= Mínimo (Lj-dij) Ej < Li
El cálculo de los tiempos last se realiza de derecha a izquierda es decir en orden decreciente de numeración. Comenzamos a calcular el tiempo last del nudo final y se hace coincidir con el tiempo early de dicho nudo, es decir en la duración prevista del proyecto. Cada tiempo last se escribe en el sector derecho de cada nudo.

Calcular la holgura de cada actividad

El objetivo CPM
l. Calcular la duración final del proyecto y representación de forma esquemática.
m. Determinar que medidas podemos adoptar para obtener la duración del proyecto. Para ello debemos conocer que actividades, que son las que influyen en forma decisiva en la duración del proyecto, debemos considerar la holgura como “Retraso máximo que pueda producirse en su realización sin que esto suponga una modificación en la duración final del proyecto. La holgura total de una actividad se calcula por diferencia entre el tiempo last del modo que esta menos la duración de la actividad y menos el tiempo early del nudo donde comienza la actividad.
HOLGURA TOTAL = HT> – HL >-Hi
HOLGURA LIBRE= Ej-Ei-dij= Hj-Oí Sólo puede gastarse en la actividades precedentes o en la propia actividad.
HOLGURA INDEPENDIENTE= Ej-Li= Hl-Oí si no lo gasta en la propia actividad lo pierde
Las actividades críticas se caracterizan porque si sufren algún retraso este le sufre también todo el proceso. El resto de actividades tienen margen para su realización es decir tienen holgura.

4) Determinación de camino/s críticos

Actividades críticas son aquellas que presentan holgura total cero, es decir en estas actividades cualquier variación en su duración modifica la duración del proyecto. El camino crítico puede definirse como loa sucesión de actividades críticas que permiten un del nudo final al final. En todo grafo CPM existirá al menos un camino crítico, puede existir más de uno, la suma de la duración de las actividades que forman el camino crítico determinara la duración global del proyecto, por tanto si queremos reducir la duración del proyecto debemos actuar sobre la actividades críticas cualquier retraso en una actividad crítica retrasará la finalización del proyecto, mientras si se trata de una actividad no crítica observaremos el valor de su holgura para calcular el efecto que producirá en la actividad final del proyecto.
Habitualmente las empresas soportan importantes penalizaciones si se produce un retraso en la fecha de finalización del proyecto por lo que interesa tener las medidas necesarias para reducir la duración de algunas de las actividades del mismo en el caso de que la fecha prevista superase a la fecha inicialmente establecida o captada. Entre las opciones que tiene el director del proyecto para reducir la duración de las distintas actividades del proyecto podemos señalar la utilización de horas extraordinarias, la contratación de más persona, la subcontratación de algunas actividades, etc… Sin embargo no podemos olvidar que la mejor forma de acelerar el desarrollo de un proyecto es definirlo correctamente, es decir no realizar ninguna actividad innecesaria y secuenciar correctamente las distinta actividades del proyecto.