Cuentas Anuales: Obligaciones y Componentes Clave

La obligación de todo empresario de formular las cuentas anuales al cierre del ejercicio rige también para las sociedades anónimas y las limitadas. Las cuentas anuales se integran por varios documentos que son:

• El balance.
• La cuenta de pérdidas y ganancias.
• El estado de cambios en el patrimonio neto.
• El estado de flujos de efectivo.
• La memoria.

En primer lugar, se consagra el principio de unidad de las cuentas, es decir, que cada uno de los documentos ofrece una información específica que se complementa con los demás documentos para ofrecer una visión global de la situación financiera y patrimonial de la empresa. En segundo lugar, se exige que las cuentas sean claras y veraces y mostrando siempre una imagen fiel de la situación financiera y patrimonial de la sociedad.

Documentos Integrantes de las Cuentas

Balance

Es el documento contable de mayor importancia. Consiste en la cuenta general de la sociedad correspondiente a un ejercicio económico en el que ha de figurar el activo, el pasivo y el patrimonio neto. En el activo se recogen los bienes, derechos y recursos controlados económicamente por la empresa. En el pasivo aparecen además de los fondos propios de la sociedad (capital social y reservas) sus deudas y obligaciones.

Junto al balance de ejercicio existen otros tipos de balances como el balance de situación, que determina la situación financiera y patrimonial de la empresa en un momento anterior al cierre del ejercicio, o el balance de liquidación que fijan el valor de liquidación del patrimonio de la sociedad a efectos de su reparto entre los socios.

En el activo figura una serie de partidas que por su carácter estable y permanente constituyen el activo fijo o no corriente. Pero también existen otras partidas del activo que van referidas a bienes que entran y salen del patrimonio social y que constituyen el activo circulante o corriente.

El pasivo comprende tres grandes partidas:

• Patrimonio neto.
• Pasivo circulante.
• Pasivo no corriente.

Junto a este balance ordinario, también existe el balance abreviado que tiene como finalidad reducir los deberes contables de las pequeñas empresas.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

Este documento recoge los resultados económicos generados por la actividad social a lo largo de un ejercicio. Esta cuenta debe contener tanto los ingresos como los gastos del ejercicio. Al igual que con el balance, también hay una cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

Es la parte residual de los activos de la empresa deducidos todos sus pasivos. Este documento determina las posibilidades de distribución de beneficios de una sociedad y la eventual obligación de la sociedad de reducir su capital y hasta de disolverse por la existencia de pérdidas. Este documento se integra por dos partes: los ingresos y los gastos generados por la empresa. También existe un modelo abreviado de este documento.

Estado de Flujos de Efectivo

Este documento no es obligatorio para las sociedades autorizadas a formular en modelo abreviado el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto. La finalidad de este documento es informar sobre las variaciones experimentadas en el ejercicio por el efectivo y demás activos líquidos.

La Memoria

Es el último documento que integra las cuentas y tiene por objeto completar y aclarar la información incluida en los anteriores documentos. Si se modifica un criterio de valoración es obligado hacerlo constar en la memoria, que además también deberá informar sobre las actividades realizadas por los administradores que puedan entrar en conflicto con el interés de la sociedad. También es posible llevar a cabo una memoria abreviada.

El Informe de Gestión

Es un documento que NO forma parte de las cuentas anuales, sino que las complementa. Este documento tiene por objeto expresar la evolución de los negocios y situación de la sociedad, además de la descripción de los principales riesgos a los que se enfrenta.

Formulación de las Cuentas Anuales

Los administradores se encargan de la formulación de las cuentas, mientras que la Junta tiene competencia exclusiva para su aprobación. Los administradores disponen de un plazo máximo de 3 meses a contar desde el cierre del ejercicio social. Transcurrido el plazo, la aprobación de las cuentas sigue teniendo carácter obligatorio aunque los administradores podrían responder de los perjuicios causados a la sociedad. Además, la aprobación de las cuentas han de ir firmadas por todos los administradores.

Verificación de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales, una vez formuladas por los administradores tienen que ser verificadas por auditores de cuentas. Las sociedades que pueden presentar un balance abreviado están exentas del cumplimiento de esta obligación.

Los Auditores de Cuentas

La competencia para el nombramiento de los auditores corresponde a los socios o accionistas reunidos en la junta. Estos tienen que ser designados antes de que finalice el ejercicio y por un periodo de tiempo que no podrá ser inferior a 3 años ni superior a 9. En las sociedades obligadas al nombramiento de auditores de cuentas, es posible que la junta general incumpla la obligación de designarlos o que los que hayan sido elegidos no puedan cumplir sus funciones. En estos casos la designación de la persona que deba realizar la auditoría de cuentas no es competencia de la Junta, sino que deberá solicitarse al Registrador mercantil por los administradores o cualquier socio. Si ninguna de las personas legitimadas nombra al auditor se vicia de nulidad el eventual acuerdo de aprobación de las cuentas. La junta general puede revocar a los auditores pero sólo cuando concurra justa causa. Por tanto, la revocación solo puede acordarse por los socios reunidos en la Junta y no por los administradores. Esta relación contractual entre auditor y sociedad puede extinguirse por otras causas distintas a la revocación, como por ejemplo, el transcurso del plazo de nombramiento, la renuncia unilateral del auditor o por mutuo acuerdo.

Remuneración de los Auditores

La remuneración de los auditores ha de venir fijada antes del comienzo de sus funciones y para todo el tiempo de su nombramiento, prohibiéndose que puedan percibir cualquier otra remuneración de la sociedad auditada.

Responsabilidad de los Auditores

En caso de incumplimiento de las reglas técnicas y profesionales que rigen la auditoría de cuentas, los auditores de cuentas pueden ser objeto de sanciones disciplinarias. Pero los auditores también responden por los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de sus obligaciones. De modo, que además de las responsabilidad contractual en la que pueden incurrir frente a la sociedad, también pueden tener que responder frente a terceros.

El Informe de Auditoría

La función de los auditores consiste en comprobar si las cuentas anuales ofrecen o no una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la sociedad. Los auditores emitirán un informe y la opinión puede ser favorable, desfavorable o con salvedades. Cuando el auditor se vea incapacitado por cualquier motivo para emitir un juicio habrá de emitir un informe con opinión denegada. El plazo mínimo del que disponen los auditores para emitir su informe es de 1 mes desde la entrega de las cuentas anuales firmadas por los administradores.

Nombramiento Voluntario de Auditores

Las sociedades que no formulan un balance completo y que pueden presentar balance abreviado están exentas de la obligación de someter sus cuentas a la verificación por parte de los auditores. En estos casos, la sociedad siempre puede optar por designar un auditor de cuentas de modo voluntario. Este derecho se le reconoce al socio que represente, al menos el 5% del capital social, que pueden solicitar al registrador mercantil del domicilio social el nombramiento de un auditor.

Aprobación de las Cuentas Anuales

Las cuentas anuales deben someterse al conocimiento y aprobación de las Junta general, tanto en las sociedades anónimas como en las limitadas se obliga a celebrar una junta ordinaria para la aprobación de las cuentas dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio social. La Ley les atribuye un derecho de información reforzado a los socios. Tanto en la sociedad anónima como en la limitada, los socios tienen derecho a obtener de la sociedad de forma inmediata y gratuita una copia de los documentos que han de someterse a la aprobación de la Junta. La Junta general es soberana y libre respecto a la aprobación o no de las cuentas anuales. Pero en el caso de no aprobarlas, los administradores están obligados a reelaborarlas con el fin de someterlas de nuevo a la junta. En caso de aprobación, la junta deberá resolver sobre la aplicación del resultado.

Depósito y Publicidad de las Cuentas

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas por la junta general, las sociedades están obligadas a depositar en el Registro Mercantil un ejemplar de cada una de las cuentas. El Registrador en el momento del depósito se limitará a realizar un control formal, es decir, sólo califica sin los documentos presentados son los que exige la Ley y si han sido debidamente aprobados por la Junta. A las sociedades que incumplan esta obligación se les prevé la imposición de sanciones administrativas consistentes en multas.

Aplicación del Resultado del Ejercicio

Consideración General y Constitución de Reservas

La Junta general también debe resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio determinando el destino de los beneficios obtenidos por la sociedad. Incluso cuando el resultado del ejercicio sea positivo, cabe la posibilidad de que la sociedad destine una parte de sus ganancias a la constitución de reservas, ya sea por exigencia legal, o por decisión de la Junta general. La sociedad tiene la obligación de constituir la reserva legal, debiéndose destinar a ésta reserva una cifra igual, al menos, al 10% del beneficio del ejercicio hasta que alcance el 20% del capital social. Esta obligación de dotar la reserva legal con cargo a los beneficios cesa cuando se haya alcanzado la quinta parte del capital social. La función de la reserva legal mientras no supere el límite del 20% del capital es destinarla a la compensación de pérdidas. Esta reserva legal ha de constituirse por todas las sociedades anónimas y limitadas. También pueden existir reservas estatuarias, las cuales se regirán por lo dispuesto en los propios estatutos. Por último, las reservas voluntarias que son creados por acuerdo de la Junta general.

Distribución de los Beneficios

Cubiertas las atenciones previstas por la Ley o los estatutos, la Junta general debe fijar el dividendo repartible, que podrá pagarse con cargo al beneficio del ejercicio social o con cargo a reservas voluntarias. A pesar del derecho del socio a participar en el reparto de las ganancias sociales, la sociedad no tiene que repartir forzosamente las ganancias obtenidas en cada ejercicio, ya que la sociedad puede destinar parte de las ganancias repartibles a la constituciones de reservas voluntarias, e incluso suspender del todo la distribución de dividendos cuando lo requiera las necesidades de la empresa. Pero para evitar que se deje sin eficacia alguna el derecho de los socios a participar en el reparto de las ganancias sociales, se les atribuye a los socios un derecho de separación cuando la sociedad, a partir del quinto ejercicio social desde su constitución, no acuerde repartir un dividendo mínimo de al menos un tercio de los beneficios obtenidos. Se prohíbe que pueda repartirse dividendos cuando el valor del patrimonio neto sea inferior al capital social. En estos casos, el beneficio se destinara a la compensación de las pérdidas. El acuerdo por el cual la Junta proceda a repartir dividendos cuando no se cumplan los presupuestos legales (falta de aprobación de las cuentas, insuficiente dotación de la reserva legal…) seria nulo.

Dividendos a Cuenta

La ley permite que los propios administradores distribuyan entre los socios, antes del cierre y aprobación de los resultados del ejercicio social cantidades a cuenta de dividendos, que viene a ser meros anticipos o adelantos. Los dividendos a cuenta están sometidos a dos condiciones:

• Los administradores tienen que formular con carácter previo un estado contable en el que se haga constar que existe liquidez suficiente para la distribución a cuenta.
• Se limita el importe por el que pueden acordarse estos dividendos, garantizando que las cantidades a cuenta recaigan sobre beneficios realmente obtenidos y de los que la sociedad puede disponer libremente.

El incumplimiento de estas condiciones obliga a la restitución de los dividendos indebidamente percibidos.