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I. LA CONTABILIDAD Y LA EMPRESA
1.1 Introducción
La historia de la Contabilidad indica que existió, de una forma simple, necesidad de ir registrando o CONTANDO bienes logrados desde tiempos pre históricos, cuando cada grupo organizado en sus actividad (agricultura, caza, pesca) requirió alguna forma de anotar lo logrado en su actividad, sus reservas y la distribución.
Empíricamente, hacia el 2.300 A.C., fue el pueblo Fenicio quienes amparados en su liderazgo y crecimiento COMERCIAL de la época, tienen la necesidad de CONTROLAR sus innumerables transacciones mercantiles.
La Contabilidad pasa a tomar más forma a partir del Siglo XIII, concentrándose en controlar la CAJA de los financieros de la época, bajo el requerimiento de registrar los otorgamientos de préstamos y sus respectivos cobros.
Ya hacia fines del siglo XV, en el año 1494, la Contabilidad toma forma de Sistema de Registro con el nacimiento de la PARTIDA DOBLE, haciéndose conocida a nivel mundial y cuyo precursor fue el Monje Italiano Fray Lucas de Pacioli. Es en esta época que la partida doble surge del algebra, teniendo como premisa lo positivo y lo negativo bajo las expresiones de DEBE y HABER. Este concepto o principio fundamental de la Contabilidad (PARTIDA DOBLE) se sostiene hasta la actualidad y su postulado se puede resumir en las frases:
– Todo Compromiso o desembolso trae asociado un bien o la satisfacción de una necesidad equivalente.
– La Dualidad de las operaciones comerciales supone que cuando se «entrega» algo (bien o servicio) se «recibe» a cambio su equivalente (otro bien o servicio).
Un período más científico de la Contabilidad nace ya en el año 1796 con la Revolución Industrial, cuando Inglaterra pone en funcionamiento la primera máquina a vapor, dando un cambio trascendental a la forma de producir y de transportar en la economía, moviendo al Hombre desde una vida más tranquila hacia las fábricas y procesos productivos a mayor escala. Surge entonces la necesidad en las Empresas de tener un mayor control ADMINISTRATIVO así como requerimientos constantes de mayor información en sus datos PRODUCTIVOS y COMERCIALES, lo que lleva a la teoría contable a establecer ciertas uniformidades en sus registros (anotaciones) pasando a constituirse en el centro de datos e información económica y financiera.
Desde el Hito de la Revolución Industrial, la disciplina de la CONTABILIDAD a sido objeto de estudio y perfeccionamiento permanente; tanto que si nos remontamos a las fechas actuales los tratados más recientes apuntan a la UNIFORMIDAD que debe tener la forma de contabilizar con la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad (IAS o NIC) válidas para todos los países del mundo y la forma de presentar la información con la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS o NIIF), haciendo OBLIGATORIO el cumplimiento de estos estándares a todas las Empresas de un país para tener un mismo parámetro de medición y una misma forma de presentar su información. Todo ello en respuesta a la necesidad de la globalización o apertura internacional de los mercados.
Tratando entonces de entregar una definición de Contabilidad General, enfocada más bien a los tiempos actuales, se puede afirmar que: ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL QUE PERMITE EL REGISTRO CRONOLÓGICO DE LAS OPERACIONES O TRANSACCIONES DE UNA EMPRESA, SUSCEPTIBLES DE VALORIZAR, BAJO CRITERIOS Y PRINCIPIOS DE ACEPTACIÓN GENERAL O UNIVERSAL, CON LA FINALIDAD QUE LA ADMINISTRACIÓN SUPERIOR UTILICE LOS DATOS E INFORMES PARA UNA ADECUADA Y CORRECTA TOMA DE DECISIONES EMPRESARIALES.
Sistema = Es una metodología que puede ser automatizado, parcialmente automatizado o manual, involucrando datos de entrada, procesos e información de salida.
De Información = Registra, procesa y agrupa la información expresándola en «cuentas» y «valores».
De Control = Aplica en su metodología la evaluación de que cada transacción u operación que se registra cuente con RESPALDOS (por lo general documentos válidos) un nivel de control de cifras o partida doble (DEBE y HABER) así como que operación cuente con al menos uno de los controles básicos en la administración: La AUTORIZACIÓN.
1.2 La Contabilidad y La Empresa
La primera relación que se puede establecer entre la Contabilidad y la Empresa, son las exigencias LEGALES:
A) La exigencia legal Comercial de llevar registro de las operaciones mercantiles en los libros contables establecidos en y por el Código de Comercio. Algunos artículos se enuncian a continuación:"Art. 25. Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia:
1° El libro diario;
2° El libro mayor o de cuentas corrientes;
3° El libro de balances;
4° El libro copiador de cartas.
Art. 26. Los libros deberán ser llevados en lengua castellana.
Art. 27. En el libro diario se asentarán por orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carácter y circunstancias de cada una de ellas.
Art. 28. Llevándose libro de caja y de facturas, podrá omitirse en el diario el asiento detallado, tanto de las cantidades que entraren, como de las compras, ventas y remesas de mercaderías que el comerciante hiciere."
B) La exigencia legal Tributaria de llevar registros "Auxiliares" que permitan respaldar el pago de IMPUESTOS. Son "auxiliares" ya que complementan a los libros exigidos por el Código de Comercio, pero en ningún caso los reemplazan.Relevancia cobran en esta materia tributaria los Decretos Leyes (DL). Algunos:
DL 824 del 27-12-1974: Ley Sobre Impuesto a la Renta (o utilidades).
DL 825 del 27-12-1974: Ley Sobre Impuestos a las Ventas y Servicios (I.V.A. - Honorarios).
DL 830 del 27-12-1974: Código Tributario (Atribuciones del S.I.I. y sus Jerarquías - Tesorería General de la República como entidad recaudadora y pagadora - Derechos y Obligaciones de los Contribuyentes - Sanciones y Multas).
Mientras la Legislación Comercial obliga a llevar Contabilidad con fines de establecer información financiera y económica que se van generando por el Giro o Actividad de la Empresa, la Legislación Tributaria obliga a llevar registros contables Auxiliares con la finalidad de demostrar y respaldar las Rentas y el Pago de Impuestos. A partir de ello se puede afirmar que toda Empresa tiene la obligación de llevar Contabilidad.
Distinto a lo anterior es el enfoque que permite obtener tres puntos de referencia al INTERIOR DE LA EMPRESA para relacionar este Sistema con la actividad empresarial:
A)Relación con las Actividades de la Empresa. Las actividades de una Empresa se clasifican en:
i.- Sustantivas: Las referidas a esenciales para el cumplimiento del giro, objeto social o actividad de la Empresa.
ii.- De Apoyo: Son las desarrolladas para apoyar o asistir a las Sustantivas, como las: administrativas, Financieras, Estadísticas, Información y Comunicaciones.
En esta primera relación, la Contabilidad si sitúa dentro de las Actividades de Apoyo.
B) Relación SISTÉMICA de la Empresa. Vista la concepción de Empresa como la coordinación de Recursos Humanos, Materiales y Técnicos para el cumplimiento de los objetivos, se tienen los siguientes subsistemas:
i.- Subsistema Operacional: Corresponde al motor ejecutor en la Empresa u Organización, como lo es la Producción y la Comercialización.
ii.- Subsistema Administrativo: Corresponde a Regulador (normas, procedimientos, cumplimientos legales).
iii.- Subsistema de Información: Es el nexo entre los anteriores, actuando en transformar datos en información.
En esta relación sistémica, la Contabilidad se ubica formando parte del Subsistema de Información y apunta a la información económica y financiera.
C)
Relación con el Ordenamiento Estructural
Referido al organigrama o esquema organizacional de la Empresa, vale decir, el cómo en un orden de funcionalidades se establecen las áreas funcionales y sus jerarquías. Tomando un organigrama tipo:En esta relación estructural, la Contabilidad forma parte del área de Administración y Finanzas.
II. LA TEORÍA CONTABLE
2.1 Conceptos Contables Generales
Existe una generalidad de palabras que se usan habitualmente en nuestro lenguaje que aplicadas a la teoría contable representan un significado diferente. Es así como los siguientes conceptos generales se definen exclusivamente para el uso de la CONTABILIDAD (lenguaje contable).
TRANSACCIÓN
: Toda operación relacionada a la decisión de compra, venta, pago o egreso, contrato, cobro o ingreso en la que se ve involucrada la Empresa y tiene un documento «debidamente autorizado» que la sustenta o respalda.
CUENTA:
La cuenta es el MEDIO mediante el cual se agrupan valores que corresponden a un mismo concepto o denominación, en donde se van registrando en valor tanto los aumentos como las disminuciones de dicho concepto a denominación. Consta de un espacio de registro denominado DEBE y de un espacio de registro denominado HABER, los cuales, dependiendo de la clasificación de la cuenta, reflejarán los aumentos y las disminuciones.
La forma habitual de representar una cuenta en la contabilidad es mediante una «T esquemática» de la siguiente forma:
Debe | «Nombre de la cuenta» | Haber | |
ACTIVO:
Corresponde a todo recurso, bien, dinero, documento con valor y valor por cobrar a FAVOR de la Empresa (DERECHOS DE LA EMPRESA).
De esta forma se tendrá Cuentas que corresponderán al activo; ellas aumentarán con las anotaciones al DEBE y disminuirán con las anotaciones al HABER.
PASIVO
: Corresponde a toda deuda, documento con valor y valor por pagar en CONTRA de la Empresa que no se relacionan con los dueños (OBLIGACIONES DE LA EMPRESA).
De esta forma se tendrá Cuentas que corresponderán al pasivo; ellas disminuirán con las anotaciones al DEBE y aumentarán con las anotaciones al HABER.
CAPITAL
: Corresponde a la DEUDA que posee la Empresa con sus dueños. Se refleja en una creación de empresa con los aportes que hacen los dueños. Tiene el mismo tratamiento que las cuentas de pasivo (disminuye al debe y aumenta al haber). El capital de una empresa, entendido como la deuda de la empresa con sus dueños, puede ir aumentando cuando la empresa obtiene ganancias o disminuyendo cuando la empresa tiene pérdidas. También el capital puede ir aumentado cada vez que los dueños decidan hacer un aumento o nuevo aporte y disminuyendo cuando los dueños deciden hacer retiros de las ganancias.
Existe toda una legalidad comercial que cumplir asociada a aumentos de capital o disminuciones a través de retiros o dividendos; es decir, no es al criterio de los dueños aumentar capital o retirar utilidades.
RESULTADO
: Corresponderá a la diferencia que se refleje de restar a las Ganancias de la Empresa las Pérdidas de la misma.
Las cuentas de resultado son: Pérdidas que se registran al DEBE y Ganancias que se registran al HABER. Entonces existirán cuentas de pérdidas y cuentas de ganancias.
PERDIDAS
: Corresponderá a todo pago, desembolso o erogación que demande un servicio o bien extinguido (GASTOS DE LA EMPRESA).
GANANCIA
: Corresponderá a todo ingreso o retribución recibida por la entrega de un servicio o producto (UTILIDAD PARA LA EMPRESA).
CARGO
: Se denomina «Cargo» a una anotación al Debe de cualquier cuenta. La expresión «cargar la cuenta….» reflejará la acción de anotar al DEBE de esa cuenta.
ABONO
: Se denomina «Abono» a una anotación al Haber de cualquier cuenta. La expresión «abonar la cuenta….» reflejará la acción de anotar al HABER de esa cuenta.
ASIENTO O CONTABILIZACIÓN
: Es la anotación o registro escrito en un Libro de Contabilidad llamado «Libro Diario» o en un comprobante contable (de ingreso, egreso o traspaso) que expresa:
– Cuentas.
– Valores al DEBE.
– Valores al HABER.
– Glosa: Breve explicación de la transacción contabilizada.
– Partida Doble: La suma de los valores anotados al DEBE es y tiene que ser coincidente con la suma de los valores anotados al HABER.
– Documentos de respaldo de la transacción.
SALDO
: Es la diferencia que se presenta entre la suma de las anotaciones al Debe y la suma de las anotaciones al Haber de cada cuenta. Si las anotaciones al Debe son mayores que las anotaciones al Haber entonces el SALDO de esa cuenta será DEUDOR. Si por el contrario, las anotaciones al Haber son mayores a las anotaciones al Debe, entonces el SALDO de esa cuenta será ACREEDOR.
ESTADOS FINANCIEROS
: Corresponden a Reportes o Informes referidos a un período de tiempo determinado, con formato previamente establecido, que presentan la información de saldos de cada cuenta. Ellos permiten informar la situación Financiera y la situación Económica de la Empresa. Los principales son:
–
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN
Presenta los Saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Capital.–