Antes de explicar la organización de la empresa, dedicaremos un apartado a hablar de funciones que se realizan en ella, es decir, las funciones internas o áreas funcionales de empresa.

La empresa se divide en una serie de áreas funcionales o departamentos que, aunque tiere unas metas y carácterísticas determinadas, actúan conjuntamente para coordinar y alcanz los objetivos previamente marcados.

En este apartado vamos a definir las funciones que realizan cada una de estas áreas funcis nales, que se desarrollarán con más detalle en las siguientes unidades.

En general, las empresas están formadas por cuatro áreas funcionales, aunque puede se que en alguna empresa no sea necesario tener todas las áreas. Las principales funciones internas o áreas de la empresa son: área comercial, área de

producción, área de financiación e inversión y área de recursos humanos.

1.1. ¿A quién puede vender la empresa? Área comercial

La función del área o departamento comercial es la de realizar todas las actividades necesarias

para hacer llegar los bienes y servicios producidos a las personas consumidoras. Aun así, se

considera que este departamento tiene dos funciones principales:

1. Análisis del mercado. Es anterior a la fase de producción y consiste en analizar las nece sidades de los consumidores e intentar detectar o generar algunas nuevas mediante el estudio del mercado y el análisis de la situación del entorno competencial, social y eco

nómico de cara a poder obtener ventajas competitivas,

En esta fase, se suele investigar al posible cliente o el entorno mediante diferentes téc nicas, como las encuestas, la observación, etc. En todas ellas es muy importante selec cionar bien la muestra de población, para poder sacar conclusiones importantes para la empresa.

2. Estrategia de marketing. Quizá es la función del departamento comercial que tiene más relevancia en cuanto a los resultados. Consiste en diseñar una política comercial adecuada para poder vender el producto o servicio que desarrolla la empresa, utilizando diferentes estrategias de marketing, como la fijación del precio, la publicidad, la promoción de ventas. La distribución del producto o servicio

Esta área se encarga de captar los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa de llevar a cabo las inversiones y del control económico en general. Todas las áreas o depar tamentos de la empresa necesitan financiación, es decir, recursos económicos que han de estar aprobados por este departamento y que deben adaptarse al presupuesto de la empresa

2. La dirección de la empresa

Dentro de la organización de la empresa, la dirección es una de las funciones más importantes u engloba todo el proceso de administrativo. En el siguiente apartado veremos cuáles son las rases del proceso administrativo y, después, iremos desarrollándolas

2.1. Fases del proceso administrativo

proceso administrative es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la dirección

de la empresa, onentadas al logro de sus fines y objetivos. La empresa tiere que realizar alizar una serie de actividades o funciones que, mediante las personas

geentes (equ quipo directivo, jefatura de departamentos, etc.), las lleva a cabo con el propósito de alcanzar los fines establecidos, Pueden clasificarse en estos cuatro grupos: la función de planificación, la de organización, la de gestión o dirección y la de control de las actividades,

Planificar

Organizar

Gestionar

Controlar

Este proceso se compone de dos fases: la mecánica y la dinámica.

La fase mecánica es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que

debe hacerse e incluye dos funciones o sutfases: la planificación y la organización.

La fase dinámica se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organi zado previamente e incluye la gestión, o dirección, y el control.

2.2. Función de planificación

Esta función es, quizá, la más importante de todo el proceso, ya que es la que guiará todas las acciones y actividades que se realicen en la empresa: por tanto, es lo primero que se debe hacer: planificar. La función de planificación consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para con

seguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre

con la intención de conseguir los fines de la empresa.

Por un lado, se marcan los objetivos y fines que se quieran conseguir y, luego, de qué manera se alcanzarán haciendo participes a cada uno de los departamentos de la empresa. Para ello, la empresa deberá seguir una serie de fases:

Etapas

Análisis de la situación de partida

Determinación de los objetivos

Evaluación de las alternativas y elección

Formulación de planes

Presupuesto

Acción

Control

Descripción

Se estudiară la situación actual de la empresa y de su entorno con intención

de detectar las oportunidades existentes.

Se marcaran el objetivo u objetivos que se quieran conseguir y las

alternativas para poder lograrlos.

Se analizarán los puntos fuertes y débiles de cada una de las alternativas: se evaluarán los costes, los riesgos, etc., y se escogerá aquella que se adapte mejor a las necesidades.

Se formularán planes que permitan llevar a cabo la alternativa elegida.

Cuantificación de los planes en términos económicos. Se transmitirá la decisión a los gestores y estos la llevarán a cabo marcando los pasos y fases necesarios para conseguirlo.

Se controlarán las desviaciones que se produzcan y, en su caso, se

corregirán. El proceso de control del plan debe realizarse periódicamente.

ACTIVIDAD RESUELTA 2

Supongamos que una empresa con un negocio tradicional está pensando en iniciar sus ventas en línea. Describe todas las fases de la planificación.

Situación de partida

Objetivo

Análisis

Aviones

La empresa hace un estudio sobre las ventas que realiza durante un periodo determinado y las compara con las de la competencia, que ya está comercializando en línea.

La empresa se plantea iniciar la venta en línea, pero sin dejar las ventas en la tienda

durante un año de prueba.

Mediante un estudio de mercado, se han analizado los clientes potenciales, el coste de renovar la página web ya existente y los demás costes, así como las ventajas y desventajas de los envíos y reembolsos a domicilio. De momento, se decide realizar solo los envíos y que las devoluciones se hagan en la tienda para minimizar costes y riesgos.

Se detallan todas las actividades que cada departamento llevará a cabo.

Se cuantifica con exactitud el coste que representan todas las acciones que se han de realizar.

Presupuesto

Acción

Control

Se transmitirán al departamento comercial los cambios. Se contrata una empresa para

reorganizar la página web y se reorganiza la logística de la empresa: nuevo empaquetado

y nueva facturación. Se decide realizar el control mensualmente anotando las variaciones en ventas, así como los posibles problemas que vayan surgiendo con la finalidad de corregirlos. Al final del ejercicio económico, se hará la valoración global.

2.3. Función de organización

La empresa debe organizarse para poder llevar a cabo la planificación. Para ello, ha de tener claro con qué miembros cuenta para poder asignar tareas, funciones y responsabilidades, así como para poder crear relaciones entre las distintas áreas que forman su estructura.

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad.

Para poder llevar a cabo una buena organización, se puede seguir una serie de fases:

 Punto de partida. Hay que tener claro los objetivos, la misión o visión, así como la planifi cación más a corto plazo de la empresa.

Recursos, Debe analizarse y valorarse si son suficientes y adecuados los recursos con los

que cuenta la empresa y, en caso contrario, hay que hacer un reajuste.

• Distribución de departamentos. Según el tipo de negocio, la empresa se puede dividir en

distintos departamentos para que la organización sea más efica

• Crear una estructura. Asimismo, debe establecerse un orden jerárquico en donde se indi-

quen todas la relaciones y responsabilidades de todos los integrantes del personal.

• Asignar tareas. Los trabajos o actividades que tengan que realizarse se han de asignar a

las personas que se crea más oportuno para que la organización funcione correctamente.

Una vez que sabemos los pasos que debemos seguir para alcanzar una buena organización, podemos hablar de la organización formal, que la podemos definir así

La organización formal se determina como una estructura intencional especifica e identifi cada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. En ella se ajustan las personas que forman parte de la empresa en función de sus habilli- dades y capacidades y cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

A. Distribución de departamentos

Una buena organización del trabajo implica tener en cuenta el concepto de división del trabajo, entendida como la distribución de las distintas tareas que son necesarias para la producción de un bien o servicio. Dichas tareas deben realizarlas distintas personas especializadas en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia.

Una de las opciones que tiene la empresa al organizarse es dividirse en departamentos, áreas o zonas para optimizar los recursos siguiendo diversos criterios.

Departamentalización

Descripción

Departamentalización

Por proyectos

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Por zonas geográficas

Por productos, servicios o dimensiones

Por funciones

El personal se organiza según su especialización. Para ello, se concentran en cada departamento las personas trabajadoras que estén especializadas en las funciones de este, aprovechando sus habilidades técnicas.

En las empresas que realizan diversos proyectos, se agrupa la actividad según las carácterísticas de un proyecto y según las fases necesarias para llevarlo a cabo.

Descripción

Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto, y se refiere a la agrupación del personal según las líneas de productos o servicios que se ofrezcan, o en empresas con varias líneas de negocio diferenciadas, o divisiones, y cada una de ellas tiene un organigrama similar al de una empresa independiente, pero bajo la dirección general.

Se utiliza en empresas que comercializan en distintas zonas y cuyos productos o servicios sean distintos en cada una. La plantilla se organiza de manera que conozca la zona a la que va destinado el producto para que los clientes estén mejor atendidos.

En una empresa de alimentación, puede haber un departamento para los productos lácteos y otro distinto para los zumos.

En una empresa que venda a Europa y a Asía. Posiblemente, los productos y las carácterísticas de los clientes serán distintos debido a la cultura u otros factores.

Los despachos de arquitectos que trabajan por proyectos distintos y que realicen más de uno a la vez con personal y carácterísticas distintos.

Ejemplo

En el departamento de finanzas, que tiene como finalidad la obtención y la inversión de recursos económicos, trabajan profesionales de la economía y la contabilidad.