Capítulo 1: Introducción a la Dirección y Gestión de Proyectos
- Presentación
Proyecto: Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene como objeto crear un producto o servicio único.
Objeto de un proyecto: Satisfacer un conjunto de requisitos, a un coste dado y en las condiciones más eficientes.
Tipos de Proyecto en Función del Alcance y el Objeto de los Mismos:
Proyecto clásico: Realización de documentos que definen el trabajo a realizar para su ejecución futura. (Se define el trabajo a realizar).
Proyecto de investigación: Aportar un conjunto de conocimientos nuevos para su posterior utilización.
Estudio y Análisis: Analiza los diferentes aspectos de un proyecto.
Estudio de viabilidad: Estudio de aspectos del proyecto antes de abordar el proyecto definitivo.
Proyecto industrial: Similar al clásico pero con ejecución. Da lugar a un producto o servicio terminado, aportando algo que no se conocía.
Se conocen como unidades recurrentes a la repetición de los resultados obtenidos en un proyecto.
1. Dimensión de un Proyecto:
Dimensión Técnica: Que satisfaga las necesidades por las que el proyecto se encarga.
Dimensión Económica: Que el resultado del proyecto sea económicamente razonable y que reporte un beneficio a quien lo realiza.
Dimensión Comercial: Proporciona una imagen fuerte frente a la competencia y aporta experiencia para el futuro.
Dimensión Estratégica: Además de un beneficio económico, se adquieren tecnologías, experiencias y saber para seguir compitiendo.
- Costes, Gastos, Técnicas, Margen y Beneficio:
Coste: Valor de los factores de producción que se consumen para realizar una actividad.
Gastos: Es el intercambio de un factor de producción por otro.
Ingresos: Lo que se recibe en contraprestación a los costes (dinero, materiales primas, prestigio).
Margen: Diferencia entre ingresos y costes.
Coste de oportunidad: Beneficio que se hubiera podido obtener utilizando los recursos en una actividad distinta.
Beneficio: Diferencia entre el margen y los costes de oportunidad. El beneficio no ha de ser siempre de tipo monetario. La maximización del beneficio puede condicionarse por criterios como la limitación del riesgo o de la investigación.
- El Factor de Riesgo y las Contingencias:
Riesgo: Supone conocer las posibilidades de que algo suceda; por lo tanto, se puede evaluar para adoptar medidas al respecto.
Incertidumbre: Asume un desconocimiento total de dichas posibilidades; por lo tanto, no son calculables.
- Fases del Proyecto
2.1 Detección de Oportunidades:
Detecta la oportunidad de un futuro contrato, investigando las posibilidades. Se evalúa si la oportunidad es viable, primero genéricamente y luego detalladamente. En función de la evaluación, se toma una decisión final.
2.2 Preparación de la Oferta:
Se prepara la documentación que le permite al cliente juzgar la idoneidad del ofertante para la realización de los trabajos, así como fijar el precio de los mismos. Toda oferta incluye una parte técnica, una de gestión y una oferta económica.
El precio de venta se calcula añadiendo al coste del proyecto el beneficio empresarial deseado. En general, dicho beneficio será tan alto como las condiciones del mercado permitan, pudiendo llegar a ser nulo o incluso negativo si el proyecto en cuestión se considera de tipo estratégico para la empresa.
2.3 Presentación (o no) y la Adjudicación (o no):
Se deben analizar si dicha oferta es viable con respecto a los recursos de los clientes y compatible con nuestra experiencia previa en el campo y la competencia en el sector.
Tras dicho análisis, llega el momento de tomar la tercera y última decisión acerca de la conveniencia o no de presentar la oferta. Llegados a este punto, ya se han invertido suficientes recursos y esfuerzos como para tirarlo todo por la borda y no presentar la oferta.
2.4 Ejecución de los Trabajos:
Cuando se gana el contrato, es el momento de dejar de ser promotor para empezar a hacer. Es en este punto cuando a veces se advierte un exceso de voluntarismo, a veces temeridad, al preparar la oferta. Una planificación temporal excesivamente apretada, un alcance demasiado amplio de los trabajos o una estimación voluntarista de los costes, son algunos de los errores típicos que se cometen en la primera fase de oferta y que salen a la luz tan pronto se ponen en marcha los trabajos. Durante esta fase, las actividades del responsable del proyecto se concentran en 3 puntos:
- Supervisar y analizar el desarrollo y el avance de los trabajos, corrigiendo las posibles desviaciones.
- Supervisar y analizar la evolución económica del proyecto y corregir las posibles desviaciones.
- Actuar como punto intermedio entre el cliente y el equipo de trabajo.
2.5 Cierre:
Cuando se finalizan las actividades que forman parte del alcance de un proyecto, dicho proyecto termina. El cierre del proyecto es la culminación del proceso proyectual y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (los beneficios previstos).
3. El Proyecto en la Empresa:
La empresa es el marco donde se ejecutan los proyectos.
3.1 Concepto de Empresa:
Es el conjunto de elementos organizados de producción orientados a un fin concreto.
3.2 Organización de la Empresa:
Las empresas siguen un determinado modelo de organización.