1. Proceso de Dirección

Consiste en realizar funciones de gobierno, dar instrucciones de todo tipo y establecer los criterios convenientes para conseguir los objetivos fijados.

Funciones:

• Planificar: Fijar lo que queremos conseguir en el futuro.
• Organizar: Coordinar medios materiales y humanos de forma eficiente.
• Gestionar Recursos Humanos: Hacer lo necesario para que las decisiones que se adopten se ejecuten de forma eficaz.
• Controlar: Comprobar que los datos reales se corresponden con las previsiones.

2. Planificación

• Se realiza antes que el resto de las funciones. Se trata del estudio y la fijación de los objetivos referentes al sistema total. Consiste en fijar unos objetivos y marcar estrategias para conseguirlos.
• Etapas del proceso de planificación:
• Análisis de la situación de partida: Analiza la situación actual de la empresa y la de su entorno.

Fijación de los objetivos: Se marcan objetivos generales y subobjetivos.

• Creación de alternativas: Se marcan los diferentes caminos que llevan a la empresa hacia los objetivos propuestos.
• Evaluación de las alternativas: Evaluar y analizar cada una de las líneas de acción: puntos fuertes y débiles.
• Elección de una de las alternativas: Se decide qué plan se ejecutará.
• Control y determinación de desviaciones: Es posible que la realidad evolucione y la alternativa no funcione; se debe volver a las alternativas anteriores y realizar las modificaciones pertinentes.

3. Escuelas de Organización

Características de las Escuelas:

Escuela Clásica:

• Concibe a la persona como una máquina.
• Solo trabajan por incentivos económicos.
• Organización basada en el individuo aislado.
• La única autoridad es la del jefe.
• Niega la existencia de conflictos entre el individuo y la empresa.
• División máxima del trabajo y división radical entre los que piensan y los que ejecutan.

Escuela de las Relaciones Humanas:

• Las personas no son programables.
• Aparte de los incentivos económicos, existen incentivos sociales.
• Organización basada en el grupo.
• Existen líderes informales.
• El conflicto es algo natural.
• La especialización al máximo no aumenta la productividad.

La motivación es el deseo de hacer un esfuerzo adicional para alcanzar una meta de la empresa, siempre que con ese esfuerzo se satisfagan las necesidades del individuo que lo realiza. Sería como el combustible que hace que las personas actúen.

Técnicas de Motivación:

• El dinero: Sirve para comprar los bienes y servicios con los cuales se satisfacen las necesidades del trabajador.
• Expectativas de futuro: La posibilidad de conseguir determinadas metas profesionales constituye un incentivo notable para los trabajadores.
• Reconocimiento en el trabajo: Consigue motivación afectiva.
• Participación en el trabajo: Demuestra confianza en los trabajadores.

4. Estructura Organizativa de la Empresa

Dentro de la estructura organizativa de cualquier empresa, básicamente podemos distinguir:

• Los puestos de trabajo, las personas que los ocupan y las competencias que tienen asignadas.
• Los departamentos o agrupaciones de personas.
• Los niveles de jerarquía.
• Los canales de comunicación entre trabajadores, departamentos y niveles de jerarquía.

Tipos de Estructura Organizativa:

• Estrategia en línea y staff: Los departamentos que se encuentran en línea se ocupan de las decisiones que afectan a las operaciones de la organización.
• Estrategia funcional: Los subordinados de los niveles inferiores reciben órdenes de varios jefes dirigentes, cada uno de los cuales tiene una función.
• Estructura lineal o jerárquica: Todos los miembros de la empresa dependen de un superior, de quien reciben órdenes y solo pueden recibir de él.
• Estructura en comité: Cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad; se comparten decisiones.

5. Clases de Organigramas

Según su finalidad:

• Informativo: Da información general de la estructura organizativa.
• Analítico: Debe comprender la totalidad de la estructura organizativa, incluyendo la totalidad de las unidades.

Según su extensión:

• Generales: Reflejan todos los departamentos de la empresa.
• Departamentales: Se refiere al análisis de un departamento.

Según su forma:

• Verticales: Pretenden destacar la jerarquía de mando (más autoridad en lugares más elevados y los subordinados más abajo).
• Horizontales: Las unidades de mando se sitúan a la izquierda y los subordinados a la derecha.
• Concéntricos: Del centro a la periferia, las unidades de mayor jerarquía en el centro y las restantes en torno a ellas.

6. La Teoría X e Y de McGregor

Teoría X:

• Tienen una aversión al trabajo y, como consecuencia, trabajan lo mínimo.
• No tienen ambición y, por tanto, no quieren responsabilidades.
• Prefieren que les manden.
• No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Teoría Y:

• Quieren trabajar; el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
• Creen que el trabajo desprende la misma energía que el deporte.
• Tienen ambición, imaginación y creatividad.
• Quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo.

El primer tipo necesita una dirección autoritaria y el segundo, una mucho más flexible y democrática.

7. Estilos y Teorías sobre el Liderazgo

• Líderes autocráticos: Establecen tanto los objetivos como los procedimientos.
• Líderes democráticos: Alientan la participación de los subordinados en la toma de decisiones y en los objetivos.
• Líderes liberales: Apenas intervienen y sus orientaciones son mínimas.

8. Control

Consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, es decir, detectar desviaciones que se puedan producir respecto a las previsiones efectuadas, con la intención de corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas.

Técnicas de Control:

Son las herramientas para llevar a cabo el control.

• Observación: Consiste en comprobar personalmente el desarrollo del plan.
• Auditorías: Se utiliza la planificación contable y financiera. Comprobación exhaustiva que sirve para verificar la información que se dispone.
• Control presupuestario: Expresa en términos cuantitativos todas las acciones previstas.
• Técnicas analíticas y gráficas: Existen multitud de técnicas de control basadas en la estadística y en el análisis matemático y gráfico.

9. La Función de Aprovisionamiento

Comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

El objetivo es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso.

Aspectos Clave:

• Compras: El encargado de productos que necesitan los departamentos ha de tener en cuenta el precio, la calidad, el plazo de entrega y el servicio posventa.
• Almacenes: Para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite.
• Gestión de inventario: Tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener.

La gestión de inventario abarca el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en el que los productos son requeridos.

10. Existencias: Concepto y Tipos

Son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes (stock e inventario).

Tipos de Existencias:

• Materias primas: Mediante la transformación o la elaboración, se destinan a formar parte de los productos fabricados.
• Productos semielaborados: Productos elaborados por la empresa que normalmente no se venden hasta que no son objeto de otra elaboración.
• Productos acabados: Fabricados por la empresa y destinados al consumo final o la utilización.
• Mercaderías: Materiales comprados por la empresa y destinados a la venta o comercialización, sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Son los elementos incorporables, como el combustible.

11. Gestión y Coste de los Inventarios

Gestión:

• La empresa dispone de recursos almacenados por:
• Evitar rotura de stock: No quedarse sin productos si hay un incremento de la demanda.
• Diferencias en los ritmos de producción y distribución: Cuando la demanda depende de la época del año.
• Obtener descuentos: Para la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esto reduce los costes de los productos.

12. Características de la Administración de Inventarios

Stock Máximo:

La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén. Les interesa tener inventarios grandes cuando:

• Los costes de almacenamiento son bajos.
• Los costes de pedidos son altos.
• Se obtienen importantes descuentos por volumen de pedido.
• Se espera un incremento de la demanda del producto vendido o fabricado.
• Se esperan fuertes subidas de los precios de los materiales.

Stock Mínimo:

La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén. Les interesa tener inventarios bajos cuando:

• Los costes de almacenamiento son elevados.
• Los costes de pedidos son bajos.
• La demanda de los productos vendidos o fabricados por la empresa es estable.
• Los proveedores son de confianza.
• No existen ventajas importantes por volumen de pedido.
• Se espera que bajen los precios.

Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar un pedido para reaprovisionar el almacén.

Coste de los Inventarios:

• Coste de pedido: El coste de realizar un pedido. A la empresa le interesa hacer pocos pedidos de muchas existencias.
• Coste de adquisición: Es el coste de compra de las existencias. El coste puede variar con el volumen de compra.
• Coste de ruptura de stock: Si nos quedamos sin materias primas, no podemos seguir produciendo. A la empresa le interesa tener un elevado nivel de existencias en el almacén.
• Coste de almacenamiento: Las existencias ocupan un lugar en la empresa por el que pagamos un alquiler. Tener un menor nivel de existencias en almacén nos interesa para disminuir los costes de mantenimiento del mismo.

13. Modelo ABC de Gestión de Inventarios

Existencias A: Artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento. Los forma el 20% de los artículos del almacén y pueden sumar entre el 60% y el 80% del valor total de las existencias.

Existencias B: Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. Pueden suponer el 30% de los artículos del almacén, con un valor entre el 10% y el 20% del almacén.

Existencias C: Son existencias que tienen muy poca relevancia para la empresa, con menos del 5% o 10% del valor total del almacén.

14. Sistema Just in Time

La clave del sistema Just in Time (inventado por Toyota) es que se hacen muchos pedidos pequeños con una alta frecuencia, para así vender los productos conforme llegan de la fábrica, sin necesidad de que pasen por nuestro almacén. Necesita dos requisitos:

• Previsiones de demanda precisas: Si pensamos vender 100 unidades la semana que viene, haremos que lleguen el domingo.
• Entregas rápidas y fiables: No hay existencias en el almacén, por lo que necesitamos que los productos nos lleguen rápido.

Si se cumplen estas dos condiciones, los productos llegarán a tiempo para ser vendidos y no necesitaremos existencias en el almacén.

15. Valoración de las Existencias

• Precio de adquisición: Es importante el total de la compra. Precio de adquisición = Importe de las facturas de los productos + Gastos de la operación.
• Costes de producción: Suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción y de la parte proporcional de los costes indirectos imputables a la producción. Coste de producción = Materias primas + Otros consumos + Otros costes directos de fabricación + Coste indirecto de la empresa.