El diseño organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones, con el fin de lograr productividad y competitividad. Es un conjunto de medios que maneja la organización, con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la coordinación efectiva de las mismas.

Elementos básicos del Diseño Organizacional

Los 4 elementos básicos, esenciales para el Diseño Organizacional, son:

1. La división del trabajo
2. La departamentalización
3. La jerarquía
4. La coordinación

Finalidad del Diseño Organizacional

El diseño organizacional tiene como finalidad:

1. Lograr la coherencia entre los objetivos y propósito organizacionales
2. Ejecutar la estrategia
3. Alcanzar la misión, objetivos y metas
4. Construir una organización efectiva y con mejor rendimiento
5. Mejorar la toma de decisiones

a. División del trabajo: Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.

b. Departamentalización: Es el agrupamiento de funciones dentro de la estructura de una organización.

Tipos de departamentalización:

1. Funcional: Es el agrupamiento de actividades comunes u homogéneas para formar una unidad de organización.
2. Geográfica: Es la división del trabajo en departamentos que representan áreas geográficas o zonas.
3. Por producto: Es la división del trabajo que responde a determinados productos o líneas de productos.
4. Por clientes: Consiste en organizar el trabajo en torno a los diversos tipos de clientes que se atienden.
5. Por equipos o procesos, fuerza de trabajo, etc.

c. Jerarquía: Es la organización por categorías o grados de importancia entre diversas personas o cosas. En el caso del ámbito empresarial, se pudiera definir como cada uno de los niveles o grados dentro de una organización. Es importante porque define en qué posición está un individuo ante la empresa.

d. Coordinación: Comprende los procesos y mecanismos utilizados para integrar las tareas y actividades que deben realizar los colaboradores en las unidades operativas.

Principios de la coordinación:

1. Principio de unidad de mando
2. Principio de Escalonamiento
3. Principio de margen de control

Organización

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades con la finalidad de lograr con la máxima eficiencia los objetivos establecidos.

Etapas del proceso de organización:

1. Agrupamiento de tareas por áreas
2. Establecimiento de estructuras jerárquicas
3. Definición de funciones por puesto
4. Definición de los requisitos de ingreso al puesto y las competencias laborales
5. Reestructuración y redimensionamiento de los procesos y sistemas

Elementos básicos de la organización:

a. Administración: Es la función que fija los objetivos y los planes de acción, a través de la especialización y la estandarización del trabajo. La especialización es el proceso de identificar determinadas tareas y asignarlas a individuos, equipos, departamentos y unidades operativas. La estandarización es el proceso que consiste en crear prácticas uniformes que los colaboradores deben seguir cuando realizan una tarea.

b. Dirección: Es la función que se ocupa de la ejecución de los planes de acción, establecidos por la administración, a través de la coordinación y el ejercicio de la autoridad.

Autoridad: Es el derecho de tomar decisiones de importancia. Imparte instrucciones, las cuales deben ser obedecidas por los colaboradores.

Factores de la autoridad:

1. Responsabilidad: Es la obligación que tiene el empleado de realizar las tareas asignadas.
2. Rendición de cuentas: Es la expectativa de que los empleados aceptarán el reconocimiento o la culpa de su desempeño.
3. Delegación: Es el proceso de otorgar autoridad a una persona (o grupo) para que tome decisiones y actúe en determinadas situaciones.

Principios de la organización:

1. Principio de la especialización o división del trabajo
2. Principio de la unidad de mando
3. Principio de equilibrio de autoridad-responsabilidad
4. Principio del equilibrio de la dirección-control
5. Principio de delegación
6. Principio de amplitud o de tramo de control

Delegación: Significa dar a otra persona una cuota de autoridad y responsabilidad, para que haga nuestras veces. La delegación favorece la especialización y contribuye al crecimiento y desarrollo de las personas.

Centralización y descentralización: La centralización es la concentración de autoridad en un nivel jerárquico específico, con la finalidad de concentrar en una sola persona el poder de tomar decisiones y coordinar las labores de un área determinada. Descentralización significa la delegación a los niveles más bajos de autoridad, excepto aquella autoridad que solo puede ser ejercida en los puntos centrales.

Organigramas

Constituyen los instrumentos de la organización, son representaciones gráficas de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a menor jerarquía de una empresa determinada.

Tipos de organigramas:

1. Por su amplitud: organigramas maestros y suplementarios.
2. Por la forma de presentación: verticales, horizontales y circulares.

Se presentan dos clases de funciones:

1. Función de línea: llamada de ejecución.
2. Función de STAFF: llamada de asesoría. Los asesores sirven de auxilio a los ejecutivos de la empresa, orientándoles.

Base fundamental de la organización:

1. El trabajo (las tareas)
2. Los recursos humanos
3. El puesto en sí

Tipos de organización:

• Las organizaciones formales
• Las organizaciones informales
• Las organizaciones que aprenden

Sistemas de organización:

• Sistema línea o militar
• Sistema funcional
• Sistema departamental

Organización formal: Es la estructura intencional de funciones en una empresa organizada formalmente. Se presentan en los organigramas.

Organización informal: Es la red de relaciones interpersonales que surge cuando la gente socializa o se asocia con otras personas. Estas relaciones no aparecen en los organigramas.

Organización de aprendizaje: Son organizaciones capaces de adaptarse a cambios en sus condiciones externas, mediante la continua renovación de su estructura y actualización de sus RRHH.

Aspectos que inciden en el desarrollo de una empresa:

• Cultura organizacional
• Clima organizacional
• Cambio organizacional
• Comportamiento organizacional

Los 6 elementos de la estructura organizacional:

1. Geografía
2. Número de empleados
3. Evolución del producto
4. Distribución de la autoridad
5. Control
6. Mercado

Estructura organizacional

Es el sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica cada puesto, su función y dónde se reporta cada colaborador dentro de la organización.

Objetivos de la estructura organizacional:

• Ayuda a una empresa a aclarar y entender todas las funciones de los demás y el ámbito de aplicación.
• Ayuda a facilitar la división del trabajo, la eficiencia y evitar conflictos y confusiones.
• Cadena de mando, la eficiencia, uniformidad y controles.

Procesos administrativos

Es un conjunto de pasos, tareas, actividades que debe llevar el gestor para alcanzar los objetivos de la empresa, para obtener resultados satisfactorios del colaborador.

Pasos del procesos administrativo:

• Planeación
• Organización
• Dirección
• Control
• Integración

Planeación: Es un proceso mediante el cual se diseñan y se establecen los objetivos y los procedimientos para alcanzar dichos objetivos.

Tipos de planeación:

• Planeación estratégica
• Dirección

Leyes relevantes

1. Ley 16-92: Código de trabajo.
2. Ley 87-01: Seguridad social, cubre 3 aspectos: salud, pensión y riesgos laborales. Y tiene 3 regímenes financieros: contributivo, contributivo subsidiado y subsidiado.
3. Ley 11-92: Impuestos sobre la renta.
4. Ley 116-80: INFOTEP.
5. Ley 55-93 (113-11): Prohíbe pruebas VIH para fines laborales.

Las 4C de la administración:

• Cultura organizacional
• Clima organizacional
• Cambio organizacional
• Comportamiento organizacional

Puesto de trabajo: Conjunto de tareas y responsabilidades que se espera que un individuo realice en una jornada normal de trabajo (44h a la semana).