Documentación Esencial en Comercio Exterior

Según la Cámara de Comercio Internacional, los documentos en el comercio exterior pueden clasificarse en dos categorías principales:

• Documentos financieros: Utilizados para obtener el pago, como letras de cambio, pagarés, cheques, etc.
• Documentos comerciales: Todos aquellos que no son financieros.

Tipos de Documentos Comerciales

Documentos Administrativos

• Aduaneros: DUA, DV1, certificado de origen.
• Fiscales: IVA, Impuestos especiales.
• Estadísticos: Intrastat.
• Relativos al régimen comercial: Autorizaciones, licencias, notificaciones previas, etc., tanto nacionales como comunitarias.

Documentos de Transporte

Transporte Marítimo

• Conocimiento de embarque marítimo (Bill of Lading).
• Póliza de fletamento (Charter Party).

Transporte por Carretera

• Carta de porte por carretera CMR.
• Cuaderno TIR.

Transporte por Ferrocarril

• Carta de porte por ferrocarril CIM.
• Declaración TIF.

Transporte Aéreo

• Conocimiento de embarque aéreo (Airway Bill).

Transporte Intermodal

• Multimodal: FBL (FIATA Bill of Lading), CTBL (Combined Transport Bills of Lading).
• Combinado: Documentos propios de cada medio de transporte utilizado.

Documentos de Seguro

• Póliza y certificado de seguro.

Documentos de Información

• Factura (Invoice):
  • Factura proforma.
  • Factura provisional.
  • Factura comercial.
  • Factura consular.
  • Factura aduanera.
• Lista de bultos o contenido (Packing List).
• Certificados.
• Otros.

Documentos Aduaneros y Comerciales Específicos

DUA (Documento Único Administrativo)

Utilizado para declarar la importación, exportación y tránsito de mercancías ante la aduana, así como su inclusión en cualquier régimen aduanero. También se utiliza para mercancías con origen o destino en Ceuta y Melilla. Consta de 9 ejemplares, y su uso depende de la operación a realizar.

Declaración de Valor DV-1

Documento en el que el importador detalla todos los elementos que determinan el valor en aduana, base para la liquidación de aranceles e IVA a la importación.

Certificado de Origen

Determina el origen de las mercancías importadas o exportadas, lo que condiciona su tratamiento arancelario (preferencial o no). Expedido por las Cámaras de Comercio a solicitud del interesado.

Póliza y Certificado de Seguro

Pueden ser nominativos o a la orden (endosables). La póliza de seguro formaliza el contrato de seguro, que puede tener condiciones generales, particulares y especiales. Puede ser individual (una mercancía, un viaje) o global (varias expediciones durante un tiempo en rutas determinadas y con límites prefijados). El certificado de seguro se utiliza cuando se ha suscrito una póliza global o cuando la póliza no acompaña al envío.

Factura Proforma

Emitida por el vendedor para informar al comprador sobre la oferta, el precio de la mercancía y las condiciones de venta. Debe contener todos los términos y condiciones de la compraventa internacional. Si la operación se cierra, estos términos deben figurar en la factura comercial. Si es confirmada por el comprador, se convierte en un pedido en firme.

Factura Provisional

Factura comercial extendida por el exportador para expediciones de mercancías cuyo volumen total o importe no ha quedado fijado definitivamente, debido a las características especiales de la venta. Se diferencia de la factura proforma en que esta no ampara una entrega efectiva de mercancías, sino que informa al comprador sobre los términos técnicos de la venta.

Factura Comercial

Documento extendido por el vendedor, justificativo de la compraventa de las mercancías, que recoge el precio y las condiciones finales de la venta. Se cumplimenta a nombre y a cargo del comprador-importador.

Factura Consular

Expedida por el consulado o embajada del país del importador en el país del vendedor-exportador. Es una factura comercial con los datos que necesita la aduana del país comprador-importador.

Lista de Bultos (Packing List)

Documento extendido por el vendedor-exportador que detalla bulto por bulto la expedición de la mercancía. Debe contener:

• Indicación de la factura o pedido al que corresponde.
• Fecha, nombres y razones sociales del vendedor y comprador.
• Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía, con identificación de marca (si existe).
• Peso bruto y neto, y cubicación (medida de volumen: largo, ancho y fondo).

Factura Aduanera (Customs Invoice)

Factura comercial que recoge todas las indicaciones y exigencias de los servicios aduaneros del país del exportador-vendedor o del país del comprador-importador, para que las mercancías puedan ser comercializadas en los mercados internacionales.

Documentos de Transporte y Seguro

Manifiesto de Carga

Utilizado en el transporte marítimo y aéreo. Obligatorio para el despacho de entrada y salida de buques y aeronaves. Debe contener:

• Identificación de la compañía de transporte, buque o avión, y su capacidad.
• Puertos o aeropuertos de origen y destino.
• Números de orden de los conocimientos de embarque correspondientes a cada partida de mercancía y su destino.
• Clase, número, marcas, numeración y peso bruto de todos los bultos a bordo.

Conocimiento de Embarque Marítimo

Regula la entrega de mercancías en el transporte marítimo. Tiene tres características:

• Es un contrato de transporte.
• Es un título de propiedad, permitiendo a su tenedor retirar la mercancía o endosarla a un tercero.
• Es el acuse de recibo de las condiciones en que la mercancía se ha recibido a bordo.

Emitido por la naviera o su agente.

Póliza de Fletamento

Contrato de transporte marítimo para grandes volúmenes de mercancías en buques completos, para un solo viaje o un periodo determinado. Las condiciones se negocian específicamente en cada caso, con la intervención de agentes de fletamentos.

Carta de Porte por Carretera CMR

Regula el transporte internacional por carretera entre dos países, cuando al menos uno ha ratificado el convenio CMR. Es prueba del contrato de transporte, pero no es título de propiedad ni negociable. Da fe de las instrucciones dadas al transportista y debe acompañar al envío. Emitida por el expedidor en tres originales y varias copias.

Carta de Porte por Ferrocarril CIM

Regula el transporte ferroviario entre al menos dos estados comunicados por líneas férreas firmantes del convenio COTIF-CIM. Es prueba del contrato de transporte y de la recepción en buen estado de la mercancía. No es negociable. Emitida por el expedidor en 5 ejemplares.

Conocimiento de Embarque Aéreo

Regula el transporte internacional aéreo entre dos países que hayan ratificado el convenio de Varsovia y sus modificaciones. Es prueba del contrato de transporte y acuse de recibo de las condiciones de la mercancía. Sirve como certificado de seguro si el expedidor lo solicita y guía de instrucciones para el personal del transportista. No es negociable. Emitido por la compañía aérea en tres originales.

Conocimiento de Embarque Multimodal FIATA

Utilizado en el transporte internacional multimodal organizado bajo la responsabilidad de transitarios pertenecientes a FIATA (Federación Internacional de Transitarios). También se le denomina FBL: FIATA Bill of Lading.

Certificados en el Comercio Internacional

• Certificados de calidad, certificado SOIVRE (Servicio Oficial de Inspección y Vigilancia del Comercio Exterior), certificados sanitarios, veterinarios y fitosanitarios.
• Certificados farmacológicos: Para el control de la importación de productos o sustancias psicotrópicas.
• Certificado CITES (Convention on International Trade in Endangered Species of Wild Fauna and Flora): Autoriza la exportación, importación o reexportación de especies de flora y fauna en peligro de extinción, según el convenio CITES.
• Certificado de control metrológico: Regula el comercio internacional de aparatos e instrumentos de medida. Expedido por los ministerios de Industria de la UE o instituciones autorizadas.
• Otros certificados: Según los regímenes comerciales, como MD (material de defensa), PTDU (productos de tecnología de doble uso), etc.
• Visado consular: En ciertos casos, el importador solicita al exportador que vise documentos (factura comercial, certificado de origen, etc.) en el consulado del país de destino.

Documentos Fiscales

INTRASTAT

Suple la pérdida de información que facilitaba el DUA en los intercambios intracomunitarios desde la entrada en vigor del mercado único (1-1-93). Recoge datos estadísticos del comercio entre los estados miembros de la UE.

Cuadernos ATA

Permiten viajar temporalmente con mercancía, como muestras, material profesional o mercancía para ferias y exposiciones.

Documentos Relativos al Régimen Comercial

Exigidos por la aduana:

• Documento de vigilancia comunitaria (DVC): Para mercancías sometidas a medidas de vigilancia previa comunitaria.
• Notificación previa de importación (NOPI): Exigible a la importación de mercancías sometidas a medidas de vigilancia.
• Autorización administrativa de importación (AAI): En caso de medidas restrictivas a la importación dictadas por autoridades nacionales.
• Certificado de importación (CI): Para productos agrícolas y pesqueros, según la legislación comunitaria (AGRIM, AGREX).
• Licencia de importación comunitaria (LIC): Para importaciones de mercancías sujetas a contingentes cuantitativos comunitarios.
• Certificado de exportación (CE).
• Autorización Administrativa de Exportación (AAE).