Documentos Comerciales

Los documentos comerciales son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas. Sirven para:

• Dejar constancia de las operaciones realizadas.
• Individualizar a las personas que intervienen.
• Servir como medio de prueba frente a cualquier problema que se presente.
• Respaldar la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad.

Deben conservarse por ley durante 10 años a partir de la fecha de emisión.

Orden de Compra

Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y forma de entrega.

• Original: Vendedor
• Duplicado: Comprador

Remito

Es el documento que confecciona el vendedor y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

• Original: Comprador
• Duplicado: Vendedor o transportista (en caso de que intervenga)
• Triplicado: Empresa de transporte o transportista

Factura

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestaciones de servicio a crédito o al contado.

• Original: Comprador
• Duplicado: Vendedor
• Triplicado: Comprador (para la AFIP)

Importancia:

• Vendedor: Registra la venta (a plazo o al contado) y el compromiso de pago del comprador (si la condición es en cuenta corriente).
• Comprador: Registra la compra (a plazo o al contado) y la deuda contraída (si la condición es en cuenta corriente).

Existen tres tipos de facturas:

• Modelo A: Emitida por Responsables Inscriptos en el IVA, destinada a otros Responsables Inscriptos, discriminando el IVA.
• Modelo B: Emitida por Responsables Inscriptos en el IVA, destinada a Monotributistas, Consumidores Finales, Exentos y No Alcanzados.
• Modelo C: Emitida por Monotributistas y Exentos por ley.

Nota de Débito

Se emite cuando el vendedor le comunica al comprador que aumentó su deuda. Los motivos son: gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor, por haberse facturado de menos y por el cobro de interés.

• Original: Comprador
• Duplicado: Vendedor
• Triplicado: Comprador

Nota de Crédito

Se emite cuando el vendedor le comunica al comprador que disminuyó su deuda. Los motivos son: devolución de las mercaderías, por haberse facturado de más y por bonificaciones, quitas o descuentos realizados.

• Original: Comprador
• Duplicado: Vendedor
• Triplicado: Comprador

Recibo

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros valores.

• Original: Comprador o pagador
• Duplicado: Vendedor o beneficiario
• Triplicado: Comprador o pagador

Las clases son: por cancelación de facturas y notas de débito, de alquileres, de sueldos y jornales, y de mercaderías y otros bienes.

Importancia:

• Vendedor o beneficiario: Medio de registración y control de ingresos de dinero y otros bienes.
• Comprador o pagador: Medio de prueba y de registración de egresos de dinero y otros bienes.

Resumen de Cuenta

Es un documento que envía en forma periódica el vendedor al comprador detallando operaciones efectuadas en cuenta corriente.

Importancia:

• Vendedor: Recordar al cliente o comprador el estado de su cuenta corriente.
• Comprador: Controlar los datos del resumen de cuenta con los propios registros.

Pagaré

Es el documento por el cual una persona se compromete a pagar a otra una suma de dinero, en un plazo determinado.

Personas que intervienen:

• Librador, pagador o firmante: Persona que firma el pagaré y promete pagar.
• Beneficiario: Persona a cuyo nombre figura el pagaré para que a ella se realice el pago.
• Tenedor: Persona que tiene el documento para que se realice el pago o endosarlo nuevamente.
• Endosante/s: Persona que transfiere el pagaré.

Vencimientos:

• A la vista: Se paga en el momento de ser presentado el documento para su cobro.
• A tantos días o meses de la fecha: La fecha de su vencimiento se cuenta a partir del momento de su emisión.
• A día fijo o determinado: Se expresa directamente el día de su vencimiento.

Partes de un pagaré:

• Talón: Queda en poder del librador y representa una deuda documentada.
• Cuerpo: Se entrega al beneficiario y representa el documento a cobrar.

Nota de Crédito Bancaria

Es el documento que el banco entrega a sus clientes declarando haber recibido dinero al cobro en calidad de depósito en cuenta corriente o caja de ahorro.

Importancia:

• Para el cliente: Permite controlar y contabilizar el depósito efectuado.
• Para el banco: Sirve para acreditar en la cuenta del cliente el depósito realizado.

Cheque

Es una orden de pago librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente o autorización para girar en descubierto o emitir cheque con fecha diferida.

Giro en descubierto: Es librar cheques sin tener los fondos suficientes, previa autorización del banco.

Partes de un cheque:

• Talón de cobro: Sirve para cobrar el cheque en ventanilla del banco (actualmente en desuso).
• Cuerpo: Es la parte que se le entrega al beneficiario.

Personas que intervienen:

• Librador o firmante: Quien emite el cheque y ordena su pago.
• El banco: Institución contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo.
• Beneficiario: Persona que recibe el cheque y puede cobrarlo.
• Endosante: Recibe el cheque y lo transfiere por medio del endoso.

Importancia: Evita los riesgos que significa manejar dinero en efectivo, sirve como prueba de pago (ya que queda registrado en el banco), permite realizar pagos entre personas ubicadas en distintos lugares y es utilizado como instrumento de crédito (cheque diferido).

Presentación de pago:

• Cheque común: 30 días corridos, a partir de su emisión.
• Cheque diferido: 30 días corridos, a partir de su fecha de pago. En algunas entidades este plazo es de 60 días corridos.

Formas de emisión:

• Al portador: No se menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en blanco o escribir «al portador».
• A favor de una determinada persona: Se indica el nombre del beneficiario, acompañado:
  • Con la cláusula «a la orden» o sin ella: El beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta corriente o caja de ahorro bancaria o entregarlo a un tercero; en todos los casos se realizará esta transferencia por vía del endoso.
  • Con la cláusula «no a la orden»: El beneficiario podrá cobrarlo en ventanilla o depositarlo en su cuenta corriente o caja de ahorro bancaria, por vía del endoso. Este cheque no puede transferirse a un tercero mediante endoso.
• Cheque cruzado: Lleva dos líneas paralelas transversales en el ángulo superior izquierdo. No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe ser depositado en cuenta corriente o caja de ahorro.
• Cheque común: Se utiliza como medio de pago. El que lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla, depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo.
• Cheque diferido: Se utiliza como instrumento de crédito. Se puede endosar y podrá ser emitido en plazo de 1 a 360 días.

Endoso: El cheque extendido a favor de una persona determinada, que no posea la cláusula «no a la orden», será transmisible por endoso. La firma a insertarse en un cheque para su cobro o depósito, no se computa como endoso. El endoso deberá ser puro y simple, y contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos completos o la denominación de la persona jurídica que representa, su número de documento de identidad o CUIT, según corresponda.

Casos en que el banco puede negarse a pagarlo: Por falta de fondos, si estuviese raspado, enmendado o borrado, por estar prohibido su pago (quiebra del librador, etc.), cuando el librador denuncia que fue extraviado o sustraído.

Tarjetas

Clases de tarjetas:

• Tarjeta de compra: Exige el pago total de la liquidación mensual (resumen) emitida por la institución bancaria o propietaria de la tarjeta. Ej: American Express.
• Tarjeta de crédito: Otorga la posibilidad de financiar parcialmente las compras efectuadas mediante un cargo mensual por monto adecuado. Permite adelantos en efectivo y débitos automáticos de cuotas y servicios.
• Tarjeta de débito: Es un medio de pago en los comercios adheridos, produciendo el débito automático en la cuenta; para ello es necesario que el usuario tenga previamente una caja de ahorro y dinero depositado en la misma por un importe superior al débito.

Personas que intervienen:

• Entidad propietaria: Entidad rectora responsable del funcionamiento del servicio que brinda la tarjeta.
• Entidad emisora: Entidad que otorga la tarjeta. En algunos casos la emite la propia entidad rectora.
• Entidad pagadora: Entidad que recibe los cupones o liquidaciones y los abona a los establecimientos adheridos y asimismo procede a enviar y cobrar las liquidaciones a los asociados.
• Socios: Personas cuya solicitud de afiliación al servicio ha sido aceptada.
• Establecimientos o comercios adheridos: Personas físicas o jurídicas adheridas al sistema donde los usuarios pueden realizar sus compras y pagar con la tarjeta.

Características:

• Tarjeta de titular: Tarjeta que se emite a nombre del usuario titular.
• Tarjeta adicional: Tarjeta que se emite a nombre de un usuario autorizado por el titular de la tarjeta.
• Pago mínimo: Por lo general es el 10% del total, más interés y gastos administrativos.
• Límite de compra y financiación: Importe máximo asignado a la cuenta, incluye al titular y los adicionales.
• Límite de crédito: Saldo del período cuyo pago puede financiarse en períodos subsiguientes. No se puede superar con la compra.
• Límite de venta: Importe máximo expresado en pesos de cada operación que un comercio adherido puede efectuar sin solicitar autorización a la tarjeta.
• Resumen mensual: Emitido por el banco. El usuario de la tarjeta se obliga a pagarlo a más tardar a la fecha de su vencimiento.
• Vigencia: Es anual o bianual renovable y operativa durante 13 o 25 meses respectivamente.
• Tipos de tarjeta: Clásica o tradicional, internacional, oro o gold, platino o platinum.

Intereses:

• Financieros: Se aplican al saldo al cierre de la cuenta.
• Compensatorios: Se calculan sobre los montos abonados después de la fecha de vencimiento del plazo de pago.