*El Manual de Normas Básicas y Técnicas de Control Interno contiene la normativa general de control interno aplicable en instituciones publicas y privadas. son guías profesionales dictadas, con el objeto de promover una sana administración de los recursos en las administraciones que se hallan bajo el marco de una adecuada estructura del control interno. *
Objetivos del Manual:
servir de marco de referencia, orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial, proteger y conservar los recursos de la organización, controlar la efectividad y eficiencia de las operaciones realizadas, orientar y unificar la aplicación del control interno en toda la organización.
*Las Normas Básicas y Técnicas de Control Interno tienen la siguiente estructura:
• Código: contiene dígitos y letras de identificación con numeración correlativa • Título: es la denominación breve de la norma • Sumilla: Es la parte dispositiva de la norma o el enunciado que debe implementarse en cada entidad • Comentarios: Es la explicación sintetizada de la norma que describe aquellos criterios que faciliten su implantación en las organizaciones.
*El control interno se define como la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración institucional a fin de proporcionar una seguridad razonable respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes:
• promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones • proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; • cumplir las leyes, reglamentos y otras normas • elaborar información válida y confiable, presentada oportunamente.
*El control interno constituye una parte esencial de toda gestión administrativa. Comprende el conjunto de sistemas, decisiones, acciones e instrumentos de aplicación dirigida, coherente y articulada.
*Componentes del control interno:
El ambiente de control, La valoración del riesgo, Las actividades de control, Los sistemas de información, El seguimiento o monitoreo.
*Responsabilidad del control interno:
La responsabilidad principal por el diseño, implantación, funcionamiento, evaluación y mejoramiento del control interno, corresponde al titular y los directivos de cada organización. *
Caja Chica:
La mecánica de un fondo de Caja Chica ahorrará tiempo y permitirá que las transacciones de valor reducido sean reconocidas y registradas oportunamente.
*Responsable de la Caja Chica:
El responsable del fondo de caja chica será un empleado independiente del cajero y de otros empleados que manejen dinero o efectúen labores contables.
*Manejo de los fondos de la caja chica:
Los pagos con el fondo de caja chica se efectuarán respaldados por comprobantes debidamente preparados y autorizados
*Ingresos para deposito:
Los ingresos en efectivo o valores que lo representan serán debidamente revisados, registrados y depositados intactos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a su recepción. El hecho de efectuarse los depósitos intactos garantiza cualquier tipo de revisión y facilita las labores de auditoría para el área de efectivo.
*Arqueo de Fondos:
Todos los fondos de la entidad estarán sujetos a comprobaciones periódicas por medio de arqueos sorpresivos. Los arqueos serán efectuados sobre todos los fondos y valores propiedad de la entidad, en forma simultánea, incluyendo los que se encuentran en poder de recaudadores u otros funcionarios y empleados.
*Fondos Rotativos:
Fondo rotativo es una cantidad fija asignada para un proyecto, programa o propósito específico. Todo fondo rotativo será mantenido en cuenta de cheques a nombre de la entidad, identificando el proyecto, programa o propósito específico.
*Apertura de cuenta Bancaria:
Las cuentas bancarias serán abiertas bajo la denominación de la entidad y organismos y su número se limitará al estrictamente necesario.
*Manejo de cuentas bancarias:
Se designará por escrito a los funcionarios, titulares y suplentes, de cada entidad y organismo autorizado para ordenar el egreso de sus fondos. Los funcionarios autorizados para representar a la entidad ante el banco, no deberán ejercer las siguientes funcionares: – Manejo de ingresos de caja; – Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; y, – Recepción o distribución de inventarios, materiales y suministros.
*Desembolso de cheques:
Todos los desembolsos serán efectuados por medio de cheques o transferencias, a excepción de los egresos del fondo de caja chica.
*Prohibición de cheques en blanco o al portador:
Las entidades públicas cautelarán y adoptarán las medidas de seguridad correspondientes a fin que el giro y suscripción de cheques se efectúe a nombre de las personas naturales y jurídicas perfectamente identificadas.
*Conciliación bancaria:
Las conciliaciones bancarias se efectuarán dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores. Estas serán suscritas por el empleado que las elaboró.
*Independencia para elaborar la conciliación bancaria:
La responsabilidad de preparar y aprobar las conciliaciones bancarias asignadas a empleados independientes de las actividades de procesamiento y registro efectivo, evita manipulaciones y constituye un medio para detectar errores en los registros.
*Confirmación de Saldos en banco:
Periódicamente y en cualquier fecha, un funcionario independiente del manejo y registro del efectivo, confirmará con las entidades bancarias los saldos de las cuentas mantenidas por la entidad.
*Sistema de registro:
Se mantendrán registros que resuman las carácterísticas de las inversiones realizadas y que permitan mantener confiabilidad en la información presentada.
*Custodia y manejo
Se aplicarán procedimientos de custodia para salvaguarda física y responsabilidad del registro.
*Constatación Física:
Se realizarán constataciones físicas de los valores en forma periódica, por empleados independientes de su custodia y contabilización.
*Sistema de Registro:
Los sistemas de Contabilidad de las entidades, establecerán registros detallados y clasificados por concepto o tipo de valores a cobrar.
*Análisis y Evaluación:
Se realizarán periódicamente análisis y evaluaciones de los valores a cobrar por un empleado independiente, establecíéndose la antigüedad de saldos vencidos.
*Unidad de Abastecimiento:
Toda entidad dispondrá de una unidad y funcionarios dentro de la organización en la que se centralice el proceso de abastecimiento.
*Custodia:
Se establecerá un sistema para el almacenamiento de los bienes, los mismos que estarán bajo el cuidado de un empleado caucionado, responsable de su correcto manejo.
*Constatación Física:
Se efectuarán constataciones físicas, por lo menos una vez al año, a fin de verificar la existencia real de los inventarios y su estado de conservación.
*Adquisición:
Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos deberán realizarse a base de solicitudes debidamente documentadas, autorizadas y aprobadas, según lo establezca la ley u otras disposiciones aplicables.
*Codificación
Se establecerá una codificación que permita el control de todos los activos fijos de la entidad.
*Sistema de registro del pasivo:
Se establecerán registros detallados que permitan el control y la clasificación de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo.
*Autorización Pasivo:
El funcionario facultado por autoridad competente, será el responsable de la autorización de las transacciones y operaciones que originen compromisos y obligaciones.
*Planificación
La identificación y evaluación de los riesgos, como componente del control interno, debe ser sustentado por un sistema participativo de planificación que considere la visión institucional y los objetivos establecidos, con base en un conocimiento adecuado del medio en que la organización desarrolla sus operaciones.
*Indicadores de desempeño
La administración institucional deberá establecer criterios e indicadores para evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de los planes y acciones ejecutadas, así como la medida en que han contribuido a satisfacer los objetivos y expectativas institucionales.
*Revisión de los objetivos
La administración institucional deberá revisar periódicamente los objetivos organizacionales y efectuar las modificaciones requeridas, a fin que representen guías claras y actuales para la conducción de sus actividades y proporcionen un sustento oportuno al control interno institucional.