El Albarán

Definición y Función

El albarán es un documento que el vendedor emite y envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante de entrega de la mercancía al cliente y como guía para elaborar la factura.

Mediante el albarán se acreditan los siguientes hechos:

• Salida de las mercancías del almacén del vendedor.
• Recepción de la mercancía por el comprador.
• Realización del transporte.

El albarán es una prueba esencial para acreditar la entrega del material vendido. La ausencia de este documento implica que las posibilidades de éxito en una reclamación posterior son escasas.

Formato y Contenido

Existen diversos formatos de albarán. El contenido de un modelo estándar incluye:

• Datos del vendedor.
• Número de orden del albarán.
• Fecha de emisión.
• Datos del cliente.
• Referencias.
• Forma de envío.
• Descripción de la mercancía.
• Observaciones.
• Recibí (firma del comprador).

Clases de Albaranes

Albarán sin Valorar

Este tipo de albarán solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada.

Albarán Valorado

Es un modelo especial que se utiliza cuando los pedidos son frecuentes. En lugar de emitir una factura por cada pedido, se elaboran albaranes valorados y, al final del mes, se envía una factura resumen o factura de repaso de todos los albaranes.

Copias del Albarán

Se realizan varias copias del albarán:

• Copia para el vendedor: Justifica la salida de las mercancías del almacén.
• Copia para ser firmada por el comprador: El comprador debe comprobar que los datos del albarán concuerden con la mercancía recibida y con los del pedido. Si todo es correcto, se devuelve al vendedor la copia firmada y sellada.
• Copia para el comprador: Justifica la recepción de la mercancía y permite contrastar los datos con la factura.

La Factura

Definición y Supuestos de Expedición Obligatoria

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicios. Se elabora a partir de los datos del pedido y del albarán aceptado por el comprador.

La expedición de factura es obligatoria en los siguientes supuestos:

• Cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal.
• Cuando el destinatario lo exige.
• Exportaciones de bienes exentos de IVA.
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

Excepciones a la Obligación de Facturar

Existen excepciones a la obligación de facturar, como:

• Operaciones realizadas por comerciantes minoristas en régimen de recargo de equivalencia.
• Operaciones exentas de IVA.
• Operaciones realizadas por sujetos pasivos en el régimen simplificado de IVA.
• Operaciones autorizadas por la Agencia Tributaria.

Contenido de la Factura

La factura debe incluir los siguientes datos:

• Datos del vendedor o emisor.
• Número de factura.
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos del comprador o destinatario.
• Descripción de la operación: relación de artículos, número de unidades y precios unitarios.
• Descuentos, embalajes o gastos para el cálculo de la base imponible.
• Tipo de IVA y recargo de equivalencia.
• Importe total de la operación.
• Referencia del pedido o albarán.
• Condiciones de pago (forma y plazo).
• Cantidades entregadas a cuenta.

Descuentos y Gastos en la Factura

Descuentos

Los descuentos son disminuciones en el importe bruto de la factura, generalmente expresados como un porcentaje. Los descuentos más habituales son:

• Descuento comercial: Se aplica con carácter general al importe bruto.
• Descuento por volumen de pedido o rappel: Se aplica al adquirir una cantidad determinada de mercancías.
• Descuento por pronto pago: Se aplica por el pago total o parcial de la deuda antes del vencimiento. Se calcula sobre el importe líquido, después de deducir otros descuentos.

Gastos

Portes

Los portes son los gastos de transporte de la mercancía. El transporte puede realizarse:

• Utilizando los medios propios del vendedor.
• Contratando una agencia de transporte (terrestre, ferrocarril, aéreo o marítimo).
• Utilizando empresas de mensajería y paquetería.

Las formas de pago de los portes pueden ser:

• Portes debidos: El comprador paga el importe al recibir la mercancía.
• Portes pagados: El vendedor asume los gastos de transporte.
• Contra reembolso: El comprador paga el producto y el transporte al recibirlo.

Los portes constan en la factura cuando son pagados por el vendedor pero son a cargo del comprador.

Otros Gastos

Se pueden incluir otros gastos como seguros, embalajes y envases.

Cuando los portes y demás gastos se incluyen en la factura, se les aplica el mismo tipo impositivo de IVA que a las mercancías. Si se facturan por separado, se les aplica el IVA correspondiente.