El Proceso Administrativo y sus Funciones Clave en la Empresa

Proceso de Administración

Conjunto de funciones y actividades que efectúa la administración de la empresa, orientadas al logro de los fines y objetivos de la misma. Este proceso se compone de dos fases principales:

Fase Mecánica: Es la parte teórica de la administración, en la que se establece lo que debe hacerse. Se divide en dos funciones o subfases:
- Planificación: Se plantea lo que se va a hacer.
- Organización: Se analiza cómo se va a hacer.
Fase Dinámica: Se refiere a cómo poner en práctica todo lo que se ha planeado y organizado previamente. Se divide en:
- Gestión o Dirección: Consiste en determinar con qué y de qué manera se va a realizar.
- Control: En esta última, se determina cómo se ha realizado y se evalúan los resultados.

Función de Planificación

Para llevar a cabo una buena planificación, hay que seguir estos pasos:

Analizar la situación de partida.
Marcar el objetivo al cual se quiere llegar y definir diversas alternativas para conseguirlo.
Analizar los puntos fuertes y débiles de cada alternativa: se evaluarán los costes, los riesgos, etc., y se escogerá aquella que se adapte mejor a las necesidades.
Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan.

Cuando se quieren establecer los objetivos, hay que tener en cuenta que:

Los objetivos tienen que ser realistas.
Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos, valorando siempre el coste de oportunidad, que supone una elección frente a la mejor alternativa.
Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y sus costes deben ser mínimos.

Clasificación de los Planes

Según su Alcance y Amplitud

Fin o propósito: Fines fundamentales perseguidos por la empresa.
Objetivos: Aquello que quiere conseguir la empresa.
Estrategias: Acciones que se llevan a cabo para conseguir los fines y objetivos marcados.
Políticas: Principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación.
Procedimientos: Pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.
Presupuestos: Planes cuantificados, expresión numérica del plan escrito.

Según su Ámbito Temporal

Planes a largo plazo: Aquellos que se contemplan en un período superior a cinco años.
Planes a medio plazo: Aquellos que se han de conseguir en un período superior a un año e inferior a cinco años.
Planes a corto plazo: Aquellos que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año.

Según su Funcionalidad

Área comercial: Aquellos que hacen referencia a todo lo relacionado con las ventas antes y después de producir.
Área de producción: Aquellos que se refieren al sistema productivo.
Área de inversión y financiamiento: Aquellos que hacen referencia a los fondos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Área de recursos humanos: Todos los que hacen referencia al factor humano de la empresa.

Función de Organización

Permite que los planes fijados se hagan realidad, con la colaboración conjunta de todos los miembros que forman la empresa.

La Comunicación en la Empresa

La comunicación en la empresa, a su vez, se puede clasificar en:

Comunicación ascendente: La finalidad de este tipo de comunicación es que los mandos o directivos conozcan los problemas de los trabajadores de primera mano, y que estos se sientan parte de la empresa.
Comunicación descendente: Su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deban realizar para conseguirlos.
Comunicación interna horizontal: Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos.

División del Trabajo

Es un concepto fundamental que se desprende de las teorías sobre la organización del trabajo. Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas con el objetivo de mejorar la eficiencia.

La Organización Formal

Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Estructura Organizativa

Existen diferentes formas de agrupar las tareas y responsabilidades:

División de departamentos por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización y, por tanto, su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan.
División de departamentos por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que se va destinado el producto, para que los clientes estén mejor atendidos.
División en departamentos por productos: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.
División en departamentos por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

Modelos de Estructura Organizativa

Modelo Lineal o Jerárquico

Todos los miembros de la empresa dependen de un superior, que es quien da las órdenes y marca las directrices, y solo se pueden recibir de él.

Modelo Funcional

Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa.

Ventajas: Disponer de especialistas dentro de la misma y los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad.
Inconvenientes: Los empleados pueden recibir órdenes y directrices de más de un jefe, y a veces son contradictorias, creándose conflictos de convivencia.

Modelo en Línea y de Asesoramiento (Staff)

Se caracteriza por una estructura central jerárquica, con el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento (staff), que sirven para ayudar y asesorar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Modelo Matricial

Combina como mínimo dos variables organizativas (por ejemplo, funciones y proyectos).

Los Organigramas

Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Deben cumplir los siguientes requisitos:

Diferenciar los elementos que componen la empresa.
Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
Ser de fácil comprensión.
Ser sencillo: solo debe comprender los elementos indispensables.

La Organización Informal

Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. Se caracteriza por:

Las relaciones naturales entre los miembros que no aparecen en el organigrama.
Líderes espontáneos en cuestiones no relacionadas con la empresa.
La existencia de problemas en la empresa y la necesidad de hacer reivindicaciones.

Función de Gestión o Dirección

Esta función se ejerce en distintos niveles jerárquicos:

Alta dirección: Donde están ubicados los altos cargos de la empresa. Estos planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos.
Nivel intermedio: Se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos. Son los jefes de departamento.
Nivel de gestión (o más bajo): En él están los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y, por consiguiente, son los que asignan las tareas a los trabajadores.

Funciones del Directivo

Elegir las tareas que se han de realizar.
Transmitir dichas tareas a los trabajadores que tiene a su cargo.
Dar instrucciones a los trabajadores para que puedan realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.
Crear situaciones de trabajo favorables, con la finalidad de motivar a los trabajadores.

Liderazgo

Es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia. Existen tres tipos principales de liderazgo:

Liderazgo Autoritario

Se basa en un estilo dominante por parte del líder. Él toma las decisiones sin consultar al equipo.

Liderazgo Democrático

El líder busca ser un miembro más del grupo o equipo; las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores, pero bajo su supervisión, guía y consentimiento.

Liderazgo Liberal (Laissez-faire)

Se basa en una participación mínima del líder; da libertad a los trabajadores en las decisiones, ya sean individuales o colectivas.