El Sistema Contable
El sistema contable procesa datos que se generan en las actividades de una empresa en marcha, información periódica.
Conceptos Básicos
- Ejercicios contables: Son los periodos de tiempo iguales en que se divide la vida de una organización.
- Moneda de cuenta: Es la moneda de curso legal en el país dentro del cual la empresa funciona y se utiliza como común denominador para expresar homogéneamente todos los bienes que ella posee.
- Patrimonio: Es un gran sistema, compuesto por derechos a cobrar, bienes económicos y obligaciones que tiene la empresa. Los estados contables se refieren a: composición, variación y resultados del patrimonio.
Ecuaciones Patrimoniales
- Estática: Activo – Pasivo = Patrimonio Neto
- Dinámica: Activo – Pasivo = Capital +/- Resultados
Elementos del Sistema Contable
Elementos Materiales
- Documentos
- Plan y manual de cuentas
- Informes
- Archivos
Elementos Humanos
- Persona que define los documentos
- Persona que define las cuentas y los caminos a seguir
- Persona que efectúa los documentos
El sistema contable es un conjunto de elementos relacionados que aplica una serie de procedimientos para proporcionar información de la gestión y del patrimonio de la empresa.
Las cuentas nos permiten representar contablemente la composición del patrimonio.
Partida Doble
Se utiliza para anotar las variaciones del patrimonio de una empresa, consiste en hacer 2 anotaciones, en las cuentas que se usan en esas operaciones. Reglas:
- Si hay deudora hay acreedora
- Las cantidades debitadas deben ser igual a las acreditadas
- Se utiliza la misma cuenta para las entradas o para las salidas, en el debe y el haber debe tener el mismo valor
Diagramación de una Cuenta
Las cuentas están compuestas por el debe (a la izquierda) y el haber (a la derecha), el debe se debita y el haber se acredita.
Mecanismo de Cuentas
Es la manera de cómo se hacen las anotaciones, puede ser en el debe o en el haber.
Clasificación de Cuentas
- Según su naturaleza:
- Patrimoniales: activo, pasivo, patrimonio neto
- De resultado: positivo, negativo
- Según su extensión:
- Sintéticas (conjunto de elementos)
- Analíticas (un solo elemento)
- Según su contenido:
- Objetivas (objetos)
- Personales (personas)
- Intangibles (marcas)
- Según su agrupamiento:
- Compuestas (rubros)
- Recompuestas (grandes cuentas)
Plan de Cuentas
Es un ordenamiento de todas las cuentas del sistema contable que se utiliza para el procesamiento de datos. Tipo de empresa, tamaño, naturaleza jurídica y los medios para procesar su información.
Manual de Cuentas
Es el plan de cuentas, nada más que contiene normas escritas acerca de cada cuenta y su utilización.
Registros Contables
Son los libros, papel u otro elemento que se utiliza para las operaciones y para anotar la información de la empresa.
Clasificación
- Obligatorios:
- Según el Código de Comercio (libro diario e inventarios y balances)
- Según disposiciones legales (registro de ventas y de compras)
- Según el tipo de registración:
- Cronológicos (por tiempo)
- Sistemáticos (se separan por cuentas)
- Según el grado de análisis:
- Principales (mayor, diario, inventario de balances)
- Auxiliares (se anota algún tipo de operación de acuerdo al registro)
- Subdiarios (compras y ventas)
- Submayor (banco, de vencimientos)
- Según las características físicas:
- Encuadernados
- De hojas móviles
Tipos de Registros
- Diario: Obligatorio, se transcribe en forma cronológica, las operaciones se llaman asientos.
- Inventarios y Balances: En él se transcribe el detalle del patrimonio al inicio y al cierre de los estados contables y del ejercicio económico, obligatorio.
- Mayor: Se anota las cuentas que usa la empresa, no obligatorio.
- Submayores: Proporcionan información sobre una cuenta principal.
- Subdiarios: Se detalla las operaciones de compra, venta, pagos y cobros.
El diario y el inventario y balance deben cumplir estos requisitos: rubricados, foliados, encuadernados. Prohibiciones: alterar el orden, arrancar hojas, hacer interlineaciones, alterar la encuadernación, tachar asientos y dejar espacios en blanco.
En caso de no llevar los libros en estas condiciones no se pueden presentar en caso de juicio.
Procesamiento Contable de los Hechos Económicos
Se utiliza cuentas y partida doble, para registrar los hechos económicos hay que seguir estos pasos:
- Identificar el hecho económico
- Interpretar la operación que creó el documento
- Determinar las cuentas correspondientes
- Clasificar las cuentas
- Aplicar la partida doble
- Registrar lo que corresponde
- Formalizar la registración
Debe y Haber
- Debe: ¿Qué entra? ¿Quién recibe? Pérdidas, activo, saldo deudor.
- Haber: ¿Qué sale? ¿Qué entra? Ganancias, pasivo, patrimonio neto, saldo acreedor.
Documentos respaldatorios (factura y remito), se determina la operación, las cuentas son, se clasifican, se determina el saldo, débito o crédito, se registra en cada cuenta, se hace un asiento, se pasa al libro mayor.