Características de las Organizaciones

Las organizaciones poseen diversas características que las definen como sistemas complejos y dinámicos:

• Sistemas sociales: Las personas asumen distintos roles según las actividades que deben desempeñar.
• Universales: Buscan coordinar esfuerzos para efectuarlas en la mejor forma o con la mayor eficiencia.
• Influencia sobre sus componentes: Existe un modelo funcional que se pone en práctica a través de las órdenes de los superiores, las tareas de quienes las ejecutan y el control de los responsables de verificar lo realizado.
• Trascendentes en el tiempo: Se crean para que perduren en el tiempo.
• Personificadas: Son consideradas, para la ley, personas jurídicas de existencia ideal capaces de adquirir derechos y contraer obligaciones.
• Representadas: Al ser de existencia ideal, necesitan de sus representantes para contratar con terceros.
• División del trabajo: Requiere de mucha organización para que no se produzca un caos que evite que se logren los resultados esperados.
• Complejas: Para poder cumplir los objetivos, la empresa necesita varios sectores.
• Sinergéticas: Todos sus sectores se coordinan para lograr una mayor eficiencia en todos los aspectos.
• Estructura dinámica: Evolucionan constantemente para adaptarse a los requerimientos del medio y a la demanda del mercado.
• Efecto multiplicador: Al dividirse la tarea entre varios, el resultado es mejor.
• Eficientes: Todas las empresas buscan ser eficientes.

Elementos de un Sistema Abierto

Las organizaciones, como sistemas abiertos, interactúan constantemente con su entorno. Sus elementos principales son:

• Corriente de entradas: Los sistemas abiertos adquieren, a través de su corriente de entrada, la energía suficiente para su funcionamiento y mantención.
• Proceso de conversión: La energía que entra en un sistema sirve para mover y hacer actuar mecanismos con el fin de alcanzar el objetivo.
• Corriente de salida: Es la “exportación” que el sistema hace al medio.
• Comunicación de retroalimentación: Es la información que muestra cómo está haciendo el sistema para lograr sus objetivos. Esta comunicación se introduce al sistema (corriente de entrada) para hacer las correcciones necesarias.

Corriente de Entrada

Para que funcione, deben importar recursos del medio. Estos recursos se denominan INSUMOS y, en la teoría del sistema, incluyen:

• Energía: Sirve para su funcionamiento y mantención.
• Recursos: Humanos, materiales, financieros.

Proceso de Conversión

La energía que entra sirve para mover, hacer activar los mecanismos particulares. Su fin es alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseñados.

Corriente de Salida

Es la exportación que el sistema hace, puede ser negativa o positiva (determina la existencia del sistema).

Cuando la salida positiva es mayor que la negativa, se dice que la corriente negativa está legalizada por el medio.

Para que pueda adaptarse a los cambios, poseen 3 características:

1. Ser capaz de auto organizarse (mantener su estructura, solo modificarla según las exigencias).
2. Ser capaz de auto regularse (mantener sus variables dentro de los límites que se ajustan a las normas).
3. Poseer un cierto grado de autonomía (libertad determinada por los recursos que posee).

Elementos de las Organizaciones

Los elementos fundamentales que componen una organización son:

Objetivos

• Son los fines de la organización.
• Son el fundamento del planeamiento y la base de control.
• Con la suma de varias METAS (fines más cercanos) logramos los objetivos.
• Principal de las organizaciones: servir a la comunidad.

Tipos de Objetivos

• Personales: Individuales en relación a la organización.
• Grupales: De un departamento o área de trabajo.
• Organizacionales: De toda la organización.

Según el grado de medición

• Cuantitativos: Se relacionan con la cantidad.
• Cualitativos: Calidad.

Según la estructura organizacional

• Estratégicos: Tienen que ver con la idea.
• Política: Planes, prácticas, criterios elegidos para alcanzar un objetivo.
• Estrategia: Conjunto de acciones encaminadas a lograr un objetivo.

Tácticos (se refieren a la acción)

• Programas: Pasos necesarios para cumplir objetivos.
• Presupuesto: Estimación de ingresos y egresos.

Operativos (se refieren a la acción)

• Procedimientos: Indica qué, cómo, dónde y cuándo se hacen las cosas.
• Normas: Indica qué cosas se pueden hacer o no.

Recursos

Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa logre sus objetivos.

Económico Financieros

Medios que la empresa necesita para poder funcionar.

Carácter económico y monetario, pueden ser:

• Propios: Aportes de los socios y todo lo que surge de la actividad comercial.
• De terceros:
  1. Entidades financieras: A través de préstamos, la empresa obtiene dinero y, después de un plazo, lo devuelve con intereses.
  2. Mercados bursátiles: Venta de acciones o bonos.
  3. Entidades gubernamentales: Subsidios, bonos, promociones industriales, aportes del estado.
  4. Bonificación: Rebaja o disminución.
  5. Donación: Transmisión de un bien a título gratuito.
  6. Proveedores.

Recursos Humanos

El sistema humano está formado por un conjunto de individuos que se relacionan entre sí para el logro de sus objetivos individuales y organizacionales. Se tienen en cuenta:

• El área de los recursos humanos (departamento de recursos humanos) es el sector especializado que se encarga de la administración del personal.
• Funciones:
  • Formular políticas de personal.
  • Comunicar principios y valores de la empresa.
  • Solucionar los problemas del personal.

Recursos Materiales

• Bienes de uso: Bienes que se necesitan para realizar sus actividades y que se utilizan en un tiempo más o menos prolongado.
• Bienes de cambio: Productos que se comercializan.
• Bienes de producción: Son los que intervienen en la producción de otros bienes. Lo esencial es la materia prima, junto a los materiales directos e indirectos e insumos que forman parte del producto terminado, listo para su comercialización.
• Materiales descartables: Se desgastan en poco tiempo por su uso.

Recursos de Información

La información es la esencia de la organización. La información influye y eso es lo que hace que la empresa alcance el éxito. Es un recurso que no se puede identificar con los otros, pero es el que permite que puedan ser utilizados de manera provechosa los demás recursos.