CONTABILIDAD INTERMEDIA

INFORMES FINANCIEROS

Para brindar información financiera, se utiliza una técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio neto de una entidad, los bienes de propiedad de terceros y ciertas contingencias.

La información financiera debe proporcionar:

• Información correcta.
• A las personas adecuadas.
• En el momento justo.

Estos informes pueden tener diferentes características en cuanto a diseño, periodicidad, informes íntegros o parciales, etc. En general, los informes contables pueden ser preparados:

A. Para uso exclusivo del ente emisor: Esta clase de informes suministra datos cualitativos y cuantitativos.

B. Para su suministro a terceros: Estos informes, preparados para su uso habitual por la generalidad de terceros que interactúan real o potencialmente, principalmente son los “estados contables”.

Informes de Uso Interno

Esta información es básicamente utilizada para la gestión, por eso decimos que es de uso interno. Se utiliza para la toma de decisiones.

Ejemplos:

• Partes de producción
• Stock de productos terminados
• Nómina y saldos de clientes, proveedores, etc.
• Detalles mensuales de compras
• Detalles mensuales de ventas
• Informes mensuales de saldos bancarios

Los destinatarios internos de la información contable o los posibles usuarios de los informes contables son numerosos. Pueden ser: propietarios, empleados, la gerencia, directores, asesores y analistas financieros, abogados del ente. Para los usuarios internos, la información está orientada a la utilización del análisis de los estados contables como herramienta de la información gerencial. Se diferencia de la orientación externa porque pone un mayor énfasis en las características operativas de las relaciones y el grado de detalle. Los administradores y propietarios de un ente básicamente persiguen:

• Apoyar la elaboración de políticas operativas.
• Determinar la eficiencia por áreas y líneas de productos.
• Medir la racional utilización de los capitales puestos a disposición.

Periodicidad en la preparación de información de uso interno:

Las necesidades de información interna son variadas y dependen del sector solicitante de ella.

• Información recurrente: es la que integra el flujo normal de información del ente.
• Información excepcional: es la que se encuentra asociada o vinculada a un proyecto particular de la firma.
• Periódica: es la referida a períodos temporales constantes. Por ejemplo, información sobre las ventas del mes, compras del mes, sueldos y cargas sociales del mes, etc.
• Continua: es la que recibe la gerencia en forma cotidiana. Se emiten datos sobre las ventas diarias, compras, las recaudaciones de fondos, etc.
• Eventual: es información extraordinaria. Generalmente es información no sistematizada.

Para que la información sea útil, debe estar disponible en el momento oportuno de modo de influir y determinar la toma de decisiones del ente; de no ser así, es menos útil o directamente no tiene utilidad. Para preparar informes contables, debe trabajarse con datos contables y adicionalmente con otra información, como ser presupuestos, listados de precios de reposición, etc. Si el sistema contable está bien diseñado, los datos contables para preparar los informes deben encontrarse disponibles al momento de la confección del mismo.

Contenido de los informes contables:

Cualquier informe contable debería contener:

1. Título: el mismo identificará su contenido. El título debe imprescindiblemente contener:
   • El nombre del ente emisor del informe
   • El tema al que se refiere el informe
   • La fecha o período de tiempo que se analizó y que cubre el informe que se emite
2. Descripciones de conceptos: los principales deben referirse o corresponderse con los que aparecen en el plan de cuentas de la empresa con relación a las cuentas del mismo. Por ejemplo, un balance resumido debe surgir de agrupar primero el activo, pasivo, patrimonio neto, y luego la subdivisión en rubros.
3. Importes obtenidos del sistema contable: surgen de las cuentas mantenidas en el sistema contable, generalmente de los submayores, es decir, de cuentas analíticas.
4. Unidad de medida: sería conveniente y más útil que todas las cifras incluidas en los informes contables de uso interno sean expuestas a moneda constante de la fecha de emisión del informe.
5. Distribución: los informes contables de uso interno deberían ser distribuidos solo a quienes hagan uso de ellos, y Contaduría debería reservarse una copia de los mismos con la finalidad de control.

Estados contables básicos. Consideraciones generales: objetivos perseguidos

Suele ocurrir que algunos entes preparan información adicional a ser presentada a terceros, cuando:

• Los terceros lo soliciten. Es el caso de informes especiales para el otorgamiento de un crédito, la concesión de un seguro.
• Lo requieran determinadas normas legales o institucionales.

Los posibles usuarios externos de los informes contables son numerosos: organismos de control administrativo estatal: Dirección de Personas Jurídicas, prestamistas, entidades financieras, proveedores, acreedores e inversores potenciales, empleados (analistas, corredores de bolsa financieros, abogados, autoridades impositivas, organismos de control estatal.

Los distintos tipos de informes contables de uso externo que podemos encontrar son:

• Estados contables de fin de ejercicio.
• Determinación de la capacidad de pago a corto plazo (liquidez).
• Nivel actual de autogeneración de fondos (rentabilidad).
• Rendimiento histórico, actual y proyectado de las inversiones.
• Estructura financiera balanceada de capital propio y ajeno.
• Política de inmovilización y financiación de activos fijos.
• Rentabilidad y crecimiento de las ventas e incidencia de los gastos de estructura.

A los accionistas (fuente de financiación permanente) les interesará conocer:

• Niveles de rentabilidad adecuados y estables en un largo plazo.
• Maximización del valor de la participación societaria en el mercado.
• Estructura del capital que le asegure el control de la empresa.
• Composición de la inversión y derechos reales sobre la misma.

Objetivos de los Estados Contables

El objetivo básico de los estados contables es brindar información útil para la toma de decisiones de terceros que actúan o pueden interactuar con el ente.

Los estados contables básicos son:

• Estado de Situación Patrimonial o Balance General
• Estado de Resultados
• Estado de Evolución del Patrimonio Neto
• Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Estos cuatro estados contables básicos presentan información completa pero sintética sobre la situación patrimonial y los resultados. Todo ello fácilmente visualizable por su tamaño y ordenamiento.

BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN

Balance General: es la expresión sintética de los activos y pasivos de un ente. Recordemos que el activo conforma el conjunto de recursos económicos, y que el pasivo y el patrimonio neto constituyen las fuentes de financiación de las cuales se vale una empresa para desarrollar su actividad.

Estructura

Según las Normas Generales de Exposición, este estado presenta tres capítulos:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio Neto

Entonces, toda partida patrimonial se ubicará en alguno de ellos. Los conceptos incluidos en cada capítulo son:

1. Activo: está integrado por:
   • Bienes y derechos de propiedad del ente.
   • Erogaciones que serán asignadas a resultados en períodos futuros (gastos pagados por anticipado).
2. Pasivo: se lo define como el conjunto de derechos ciertos y contingentes que tienen o pueden llegar a tener los acreedores contra la empresa. Dijimos que también es considerado como el capital ajeno con que se maneja el ente.
3. Patrimonio Neto: equivale en todo momento a la diferencia entre el activo y el pasivo. Se exterioriza aquí la participación efectiva de los propietarios y sus derechos sobre los recursos económicos del ente.

Criterio de ordenamiento de rubros

En la preparación del Estado de Situación Patrimonial se debe tener en cuenta ciertos aspectos:

1. Las partidas deben presentarse de manera tal que se brinde información no sólo sobre la situación patrimonial sino también financiera.
2. Las partidas de ajustes a la valuación (cuentas regularizadoras) deberán presentarse juntamente con las cuentas a las que regularizan, de tal modo que se exponga su valor neto resultante.
3. Debe evitarse la compensación de cuentas de activo y pasivo no relacionadas, las que deberán exponerse por separado para evitar distorsiones en la magnitud de los rubros. Para determinar qué cifras deben ser compensadas se debe analizar la realidad económica de cada operación.

Rubros componentes

Los activos y pasivos se clasifican en corrientes y no corrientes tomando como base para la separación el plazo de un año a computar desde la fecha de cierre de los estados contables.

Esta clasificación en corrientes y no corrientes se realiza con la finalidad de determinar la capacidad de la empresa de cumplir en término sus compromisos a corto plazo y mantener sin ruptura el flujo de fondos. Para clasificar las partidas tenemos en cuenta normas contables legales y profesionales:

1. Activos Corrientes: los activos se consideran corrientes si se espera que se convertirán en dinero o en su equivalente en el plazo de un año computable desde la fecha de cierre de los estados contables. Sirven para cancelar pasivos corrientes. El criterio de ordenamiento de los rubros dentro del activo corriente es el de decreciente liquidez.
2. Pasivos Corrientes: son aquellos exigibles a la fecha de cierre (vencidos), y aquellos cuya exigibilidad se producirá dentro de los próximos doce meses -posteriores al cierre-. El criterio de ordenamiento seguido es el de certidumbre de su existencia. Primero las obligaciones ciertas y luego las contingentes.
3. Activos y Pasivos no corrientes: son los que quedan por exclusión. Puede ocurrir que una partida -debido a la división de la vida de la empresa en períodos- participe del carácter de corriente y no corriente.

Ordenamiento de Activos y Pasivos. Composición de los rubros

A. Rubros que integran el Activo:

1. Caja y Bancos: expone el dinero en efectivo y en bancos del país y del exterior.
2. Inversiones: muestra las colocaciones efectuadas con el ánimo de obtener una renta u otro beneficio.
3. Créditos: se incluyen aquí los derechos que la empresa posee hacia terceros para percibir sumas de dinero, bienes o servicios.
4. Bienes de cambio: son los bienes destinados a la venta en el curso habitual de los negocios, los que se encuentran en proceso, los que resultan consumidos durante la producción.
5. Bienes de uso: incluye los bienes tangibles a ser utilizados en la actividad principal del ente y no destinados a la venta habitual.
6. Activos intangibles: son aquellos representativos de franquicias, privilegios y similares, incluidos los anticipos para su adquisición, que no figuran caracterizados en otros rubros.
7. Otros activos: se incluyen aquí aquellos que no están específicamente ubicados en alguno de los rubros anteriores.

B. Rubros que integran el Pasivo:

1. Deudas: son aquellas obligaciones ciertas, determinadas o determinables. Se discriminan luego en rubros más reducidos.
   • Cuentas por pagar comerciales
   • Préstamos
   • Remuneraciones y cargas sociales
   • Cargas fiscales
   • Dividendos
   • Anticipos de clientes
   • Otros pasivos
2. Previsiones: son las partidas que a la fecha de los estados contables representan importes estimados para hacer frente a situaciones contingentes que puedan traducirse en obligaciones para el ente.

Rubros que integran el Patrimonio Neto

En el Estado de Situación Patrimonial se lo expone en una sola línea -sin discriminación de las partidas integrantes- y referenciando al estado de evolución del patrimonio neto, donde figura información más detallada sobre este capítulo del estado de situación patrimonial.

Forma de presentación

Las formas de presentar el Estado de Situación Patrimonial son dos:

1. En forma de relación: muestra todos sus capítulos uno a continuación de otro.
2. En forma de cuenta: la diagramación “en forma de cuenta” muestra el activo enfrentado al pasivo y el patrimonio neto.

El Estado de Situación Patrimonial se estructura en forma de cuenta con sus secciones enfrentadas (activo enfrentado al pasivo y patrimonio neto) y clasificando sus partidas en corrientes y no corrientes, atendiendo a sus distintos plazos, de acuerdo a lo establecido en las normas contables.

1. Anexo de Bienes de Uso.
2. Anexo de Bienes Intangibles: brinda información desagregada de todas las partidas.
3. Anexo de Inversiones en Bienes Depreciables. Estos tres anexos brindan información desagregada de todas las cuentas que integran el rubro. Y en forma separada los saldos de las cuentas principales y de sus partidas regularizadoras.
4. Anexo de Inversiones: acciones, debentures y otros títulos emitidos en serie. Expone información analítica sobre el rubro. Recordemos que en este estado se exponen los totales de cada rubro únicamente.
5. Notas complementarias, conteniendo información sobre criterios de medición de las partidas activas y pasivas.

ESTADO DE RESULTADOS

Es un resumen analítico de los hechos y factores significativos que durante el período en cuestión provocaron variaciones en el patrimonio neto de un ente (aumento: ganancias; disminución: pérdidas).

Los resultados obtenidos durante un ejercicio económico pueden ser clasificados en: normales u ordinarios y extraordinarios, y su exposición debe mostrar la distinción.

1. Resultados ordinarios: son los resultados normales de un ente, de naturaleza usual, recurrentes y repetitivos. Los resultados ordinarios a su vez pueden ser clasificados en:
   • Operativos: son los provenientes de la actividad principal de la empresa.
   • No operativos: son los originados en actividades secundarias a la principal del ente, pero de índole habitual.
   Las partidas que se incluyen como resultados ordinarios, habitualmente son:
   • Ventas de bienes y servicios
   • Costo de ventas
   • Gastos de comercialización y administración:
     • Sueldos y cargas sociales
     • Amortizaciones de bienes de uso
     • Honorarios
     • Publicidad y propaganda
     • Impuestos
     • Fletes
   • Resultados financieros y por tenencia: intereses negativos y positivos, diferencias de cambio, resultado por exposición a la inflación.
2. Resultados extraordinarios: comprende los resultados atípicos y excepcionales, acaecidos durante el ejercicio. Son de suceso infrecuente en el pasado y de comportamiento similar esperado para el futuro. Poseen un alto grado de anormalidad. No están relacionados con la actividad principal del ente y sólo lo están incidentalmente. De ocurrencia infrecuente. Ejemplos de este tipo de resultados son: quiebra de un deudor importante, siniestros, venta de una planta industrial, fondos obtenidos en juegos de azar, etc.
3. Ajustes de ejercicios anteriores: comprende todas las partidas de ingresos o gastos que se ponen de manifiesto en un período o ejercicio económico dado, pero que se originaron en períodos anteriores.

Formas de Presentación del Estado de Resultados

Las alternativas para estructurar o presentar el Estado de Resultados:

1. Paso Único: agrupar las partidas de resultados en columnas separadas, atendiendo a su signo. Por un lado las positivas y en forma separada las negativas. El principal inconveniente radica en que no saca subtotales entre los resultados positivos y negativos vinculados.
2. Pasos Múltiples: en la exposición se sigue una secuencia de presentación que permite la obtención de subtotales que facilitan la interpretación y análisis de los resultados. Los resultados se agrupan por rubros. Los rubros que integran el estado de resultados se discriminan de modo que sea posible distinguir:
   • Ingresos provenientes de las actividades principales del ente: son los provenientes de todas las operaciones normales del giro habitual de los negocios, realizadas por el ente y que se encuentran firmes o definitivas.
   • Costo de ventas o de servicios prestados: son los costos atribuibles a las unidades vendidas o a los servicios prestados.
   • Resultado bruto: es la diferencia entre el total de ingresos por ventas y costos de ventas.
   • Gastos de comercialización: lo constituyen el conjunto de gastos realizados y relacionados en forma directa con la venta y distribución de bienes y/o servicios.
   • Gastos de administración: son aquellos realizados en razón de las actividades principales, pero no originados o vinculados a las actividades de producción, comercialización ni financiación.
   • Resultados de inversiones en entes relacionados: comprende todos los ingresos y gastos generados por inversiones en sociedades contratantes, controladas y vinculadas.
   • Otros ingresos y egresos: comprende todos los resultados generados por actividades secundarias -resultados ordinarios no operativos- no contemplados en puntos anteriores, con excepción de los resultados financieros y por tenencia, y del impuesto a las ganancias.
   • Resultados financieros y por tenencia: son todos los vinculados a las actividades de financiación concedida u obtenida.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Es un estado básico principal, de presentación obligatoria. Este estado resume los efectos de las actividades de financiación e inversión realizadas durante el período analizado. Se presenta en dos versiones: Origen y Aplicación de Fondos. Un sistema contable que funcione bien debe proporcionar: a) Información correcta; b) A las personas adecuadas; c) Podemos diferenciar las clases de informes:

1. Información en tiempo real: información utilizada para la gestión. Básicamente de uso interno.
2. Información diferida: es la brindada por los estados contables de fin de ejercicio.

Preparación de informes

Los entes en general y las empresas en particular, como cualquier otro sujeto que debe tomar decisiones, necesitan estar informados e informar acerca del estado y evolución de su patrimonio, globalmente y en detalle. Es por ello que organizan un “sistema de información” del cual la información contable forma parte, cuya complejidad depende de la magnitud del ente. Para que el sistema contable preste real utilidad, debe culminar su proceso informando, con claridad y razonabilidad, sobre la composición o estructura del patrimonio y sobre su evolución.

ESTADO DE VARIACIÓN DEL PATRIMONIO NETO

Es un estado básico de presentación obligatoria. Tiene por objeto reflejar los cambios ocurridos en el patrimonio neto empresario durante un período determinado.

Cambio en el Patrimonio Neto

Las variaciones cuantitativas que afectan el patrimonio neto son:

1. Aportes o retiros de capital por parte de los propietarios.
2. Resultados del ejercicio.
3. Ajustes de resultados de ejercicios anteriores.
4. Declaraciones de dividendos a pagar en efectivo o en especie.
5. Actualizaciones o reevaluaciones contables y técnicas.

Las variaciones cualitativas, que modifican la composición del patrimonio neto, son:

1. Capitalizaciones de ganancias -reservadas o no- o de saldos de actualizaciones o reevaluaciones contables.
2. Afectaciones de ganancias para constituir reservas.
3. Desafectaciones de reservas.

En el Estado de Situación Patrimonial, el patrimonio neto del ente es expuesto en una sola línea referenciando el estado de evolución del patrimonio neto. En este estado, se exponen los ajustes a resultados de ejercicios anteriores.

Contenido

Los rubros que integran el estado de evolución del patrimonio neto son:

1. Aporte de los propietarios: las cuentas que integran el rubro son:
   • Capital social: figura siempre a valor nominal.
   • Aportes no capitalizados: son aportes de los propietarios con características especiales.
   • Ajustes al capital: proviene del ajuste por inflación a los aportes de los propietarios.
2. Resultados acumulados: este rubro se subdivide en:
   • Ganancias reservadas: son las ganancias retenidas en el ente, por explícita voluntad social (asamblea de socios), por disposiciones legales (Reserva Legal), disposiciones estatutarias y otras.
   • Resultados acumulados: también llamados Resultados No Asignados. Son los resultados sin afectación determinada y de libre disposición según la voluntad social.
   • Reevaluaciones técnicas.