Estrategias Clave para la Negociación y Gestión de Eventos

• La negociación de eventos debe basarse en un esquema de confrontación.
• En la preparación previa a la negociación de contratos, el conocimiento de la competencia se inicia estudiando los datos históricos del hotel.
• Muchos establecimientos concentran sus campañas comerciales y de marketing en temporada alta.
• Las soluciones de compromiso son parte de la negociación; debe venderse calidad y ofrecer concesiones siempre que sea posible.
• A efectos legales, el contrato y la carta de acuerdo funcionan de manera diferente.
• En España, una regla habitual es ofrecer una habitación gratuita por cada 15.
• En cuanto a las visitas técnicas previas, generalmente, un hotel cobrará por las habitaciones utilizadas por el organizador del evento durante las visitas.
• La cláusula de daños y perjuicios también se denomina cláusula de bajo rendimiento.
• En la preparación del evento son varios los documentos utilizados, con la misma función para todos los departamentos.
• La reunión previa al evento debe realizarse un año o dos antes de la llegada del grupo más importante de delegados al evento.
• La entrega al organizador/planificador del evento y a su personal clave *pins* de solapa de cliente VIP del establecimiento se realizará en todos los eventos que sea posible.
• El memorándum se enfoca directamente a cada uno de los actos del evento.
• En un evento, el memorándum y la orden de servicio comparten una misma función y, por lo tanto, recogen la misma información.
• El desglose y actualización de los tipos de habitaciones que cada evento solicita al hotel dependerá de la vía por la que se efectúen las reservas.
• La exclusividad de uso del salón para un evento deberá quedar reflejada mediante acuerdo verbal con el establecimiento.
• El tamaño del salón y el tipo de montaje para un evento no está directamente relacionado con la aplicación de normas de protocolo.

Visitas Técnicas en la Organización de Eventos

1) ¿Qué es una visita técnica? ¿Qué debe tener en cuenta el hotel ante una visita técnica?

Se trata de una visita de inspección que el organizador de evento realiza al establecimiento hotelero, con la finalidad de conocer, con todo detalle, los aspectos necesarios para la realización de un evento en el mismo.

• Un hotel no cobrará por las habitaciones utilizadas por el organizador del evento durante las visitas.
• Suele hacerse en función del número de habitaciones disponibles en estos momentos y del volumen de la reserva que se va a realizar.
• Es aconsejable tener un límite sobre el número de habitaciones que se van a ofrecer gratis para estas necesidades.

Factura Maestra o Cuenta Principal en Eventos

3) Explica qué es una factura maestra o cuenta principal en un evento. ¿De qué manera se factura esa cuenta?

Se trata de la cuenta en la que se acumulan todos los gastos realizados por los delegados y que son pagados por la organización patrocinadora del evento. Los cargos que serán pactados de antemano, mediante acuerdo/contrato. El cliente debe:

• Facilitar al hotel una lista de las personas autorizadas para firmar cargos en esa cuenta.
• Indicar de qué cargos se responsabilizará como organizador del evento para aquellas personas que haya invitado (en eventos de empresa, especificaciones de los cargos para cada asistente).

Memorándum vs. Orden de Servicio en Eventos

2) Explica en qué difiere un Memorándum de una Orden de servicio

El memorándum del evento fija y define las actividades del evento día a día y hora a hora, incluyendo reuniones, comidas, *coffee-breaks*, cócteles, procedimiento para reservas y cualquier otra cosa que pueda tener que conocer el personal del hotel.

La orden de servicio se enfoca directamente a cada uno de los actos del evento, teniendo cada servicio dicho formulario, donde se detalla el tipo de montaje, la decoración, si lleva material audiovisual u otros servicios.

Registro en Hotel vs. Registro en Evento

4) Expón, brevemente, la diferencia entre el proceso de registro en el hotel y el proceso de registro en el evento.

Estos dos registros difieren, fundamentalmente, en los aspectos que se tratan en cada uno de ellos: mientras el proceso de registro en el hotel se encarga del alojamiento del grupo, el proceso de registro del evento está orientado a hacer llegar a los clientes información con el programa del evento, además de encargarse del cobro de cuotas de asistencia a la organización que lo patrocina.

• El comercial deberá organizador clave negociación énfasis
• Los organizadores eventos bloquear habitaciones evento programa asistentes
• Algunos hoteles proporcionan propio locales tarifas personal preparativos.
• Independientemente de reservas habitaciones central formulario hotel.
• Si llega un representante clientes *hospitality* vestíbulos grupos
• Con todos los proveedores establecimiento servicios prestación cliente

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