Manuales, Periódicos y Carteles: Estrategias de Comunicación Organizacional
Este documento explora diversas herramientas y conceptos clave para una comunicación organizacional efectiva, abarcando desde manuales para supervisores hasta el uso estratégico de periódicos internos y carteles informativos.
Manual del Supervisor
El manual del supervisor se concibe como una herramienta de planificación y guía para las actuaciones de los supervisores. Su propósito es:
- Aconsejar sobre qué y cómo hacer.
- Servir como consultor para todos los capataces.
- Interpretar y aplicar de manera uniforme las políticas de personal.
- Informar a los capataces sobre temas de interés para sus subordinados.
Un manual bien estructurado prestigia y clasifica las tareas, previniendo incumplimientos de los reglamentos. Los apartados esenciales incluyen:
- Empleo y Colocaciones: Empleos disponibles, trabajo por mujeres, retiros.
- Salarios y Horarios: Salario por hora, ausentismo, horarios de trabajo.
- Enseñanzas: Cursos de adiestramiento, enseñanza para los distintos niveles.
- Seguridad en el Trabajo y Salud: Exámenes físicos periódicos, enfermedad y régimen legal.
- Previsión Social: Régimen legal, jubilaciones, viudedad.
Periódicos de Empresa
Los periódicos de empresa son publicaciones internas que informan al personal, la dirección y las familias sobre las actividades y novedades de la organización. Aunque principalmente es una comunicación descendente, una buena presentación puede integrar a toda la empresa. Es crucial que el periódico no esté monopolizado y que sus páginas estén abiertas a sugerencias de todos los niveles.
Los apartados recomendados para un periódico de empresa son:
- Noticias técnicas de actualidad.
- Información sobre servicios (seguridad, médico, sociales, etc.).
- Noticias de conferencias y entrevistas con jefes.
- Proyectos de la empresa.
- Accidentes, premios, etc.
La comunicación a través de este canal posee una gran capacidad integradora:
- Facilita el acceso a la comunicación a todas las capas de la empresa.
- Por ser dirigida a grandes grupos, posee características de “comunicación en masas”.
- Es comunicación directa y escrita, lo que dificulta su deformación.
- Deshace equívocos, rumores y falsas interpretaciones.
Carteles Informativos
El cartel es un canal unidireccional de comunicación. Su efectividad radica en establecer una relación de «comprensión inteligente de la situación» entre emisor y receptor, para lo cual debe ser expositivo y claro.
Claridad en los Carteles
Para que un cartel sea claro, debe ser inteligible, considerando a quién va dirigido. Los siguientes apartados son cruciales:
- Colores
- Dibujos, pinturas y fotografías
- Finalidad evidente
- Tamaño
- Temas
- Forma
- Corto (conciso)
Clasificación de los Carteles
- Propagandísticos
- Preventivos: Tratan temas de seguridad.
- Estimulantes: Buscan estimular al personal, basándose en supuestos emocionales, comparaciones y ejemplos.
- Indicadores: Crean un buen ambiente de relaciones.
Concepto de Organización
La organización constituye un sistema socio-técnico integrado, deliberadamente constituido para la realización de un proyecto concreto, tendiente a la satisfacción de las necesidades de sus miembros y de una población o audiencia externa que le otorga sentido. Está insertado en un contexto socioeconómico y político con el cual guarda relaciones de intercambio y de mutua determinación.
Organización como Sistema Social
Está compuesto por subsistemas, siendo sistemas abiertos.
Principios Generales de los Sistemas
- Homeostasis: Principio regulador de todo sistema.
- Interdependencia: Relaciones entre elementos del sistema y este con su medio.
- Entropía: Desorganización del sistema; se tiende a buscar el orden.
- Incertidumbre: Inestabilidad, carencia de orden. La planificación de la comunicación reduce la incertidumbre.
- Teleología: (Establecimiento de un fin) Todo sistema tiende.
- Equifinalidad: Todos los elementos tienden a llegar a la meta, aunque por caminos diferentes.
La organización requiere de programas y dispositivos de comunicación. La organización y la comunicación están estrechamente vinculadas.
Organización Comunicante: Características
Abierta, evolutiva, flexible, con finalidad explícita, responsabilizante, energética. Supone organización del trabajo que favorezca la integración, espíritu de grupo, orientaciones claras y administración participativa.
Comunicación Organizada: Características
Debe presentar las siguientes características: finalidad, multidireccional, herramientas en función de objetivos, adoptada integrando sistemas de información y de acuerdo a necesidades de cada sector, flexible.
Organización como Máquina
Rutina, eficiencia, exactitud, predecible, subordinación a los intereses generales, disciplina, rígida.
Supuestos Subyacentes
Distribución diferencial del poder. Lógica del único y mejor modo. Un solo objetivo. Los miembros son agentes pasivos. Racionalidad absoluta.
Organización como Sistema Político
Contradictoria, cambiante, dinámica, se trabaja por los intereses individuales, diversas perspectivas.
Supuestos Subyacentes
El poder fluye por toda la organización. Racionalidad limitada. Diversos modos de hacer. Multiplicidad de objetivos. Los miembros son actores en la organización.
Tipos de Estructura
- Formal: La que figura en el organigrama de la empresa. La oficialmente sancionada.
- Presunta: La que los actores involucrados perciben como real.
- Requerida: La que necesitan diversos actores.
- Existente: La que efectivamente opera según el experto.
Características Estructurales Básicas
- Complejidad: Se refiere a la diferenciación horizontal, diferenciación vertical o jerárquica y dispersión espacial.
- Formalización: Se refiere a la medida en la cual se encuentran escritas las reglas, procedimientos, instrucciones y comunicaciones.
- Centralización: Se refiere a la distribución del poder dentro de la organización.