La estructura de una organización

La estructura de una organización es el producto de las relaciones que se establecen en dicha organización. Es el resultado de las interrelaciones de los individuos que la integran.

Tipo de estructuras organizacionales:

• Formal: Es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la organización. Es el conjunto de normas y pautas preestablecidas dentro de una organización, las cuales generan relaciones formales y se encuentran dadas por mecanismos de coordinación básicos que garantizan el logro de los objetivos globales de la organización. De cualquier manera, estas estructuras formales son dinámicas para poder adaptarse a distintos contextos a medida que va pasando el tiempo.
• Informal: Se encuentra conformada por las relaciones humanas (interpersonales), que afectan sus decisiones internas, es decir, deforman de manera positiva o negativa, a la estructura formal. Por otro lado, la estructura informal goza de mayor dinamismo que la estructura formal ya que se encuentra formada por las relaciones humanas.

Diseño de la estructura de la organización

Paso 1: Definir y formalizar los objetivos

Consiste en determinar con claridad y precisión los fines que persigue la organización. Se recomienda establecer el conjunto de actividades que pretende llevar a cabo para cumplir con los objetivos propuestos.

Paso 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos

Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevar a cabo las funciones definidas en el paso anterior. Se deberá incluir un cálculo aproximado de los recursos y puestos de trabajo necesarios para poder implementar la lista.

Paso 3: Departamentalizar

Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación (este concepto se verá más adelante).

Paso 4: Asignar funciones

Asignar recursos humanos a los puestos establecidos. Luego asignar las tareas definidas en el paso anterior con el fin de poder llevar a cabo las tareas definidas.

El organigrama

Es una herramienta que se utiliza para representar aspectos de las organizaciones: más específicamente, su estructura. Es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

División o especialización del trabajo

Es la separación de una actividad compleja en componentes, con el objetivo de que las personas sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad como un todo. La división de trabajo crea actividades simplificadas que pueden aprenderse y completarse con relativa rapidez. Además, genera una gama de trabajos permitiendo a la gente escoger o ser asignada a posiciones que concuerdan con sus talentos e intereses. La división del trabajo puede tener la desventaja de que el individuo se «aburra», si la actividad se vuelve repetitiva y personalmente insatisfactoria.

Principios de los organigramas

• Unidad de mando: Cada persona para la ejecución de sus funciones, solo debe recibir órdenes de un jefe.
• Alcance del control: Un jefe no puede tener al mando más subordinados de los que es capaz de manejar. Las limitaciones de la dirección pueden ser técnicas, físicas (o ambas) y afectan el desempeño en su conjunto.
• Homogeneidad operativa: No hay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde.
• Obstrucción de los canales de comunicación: Esto se puede deducir de una excesiva diferenciación vertical donde el alcance del control se limita y por lo tanto los canales de comunicación se burocratizan.
• Delegación efectiva: Saber delegar tareas y funciones para que se puedan realizar mejor.

Entergrama

Representación gráfica de cada unidad orgánica de la estructura formal. Se refiere a cada uno de los rectángulos que componen la gráfica y su inscripción. Se recomienda que todos los entergramas tengan la misma medida.

Líneas de autoridad o dependencia jerárquica

Son aquellas que relacionan jerárquicamente a los entergramas. Se identifican visualmente ya que éstas son líneas llenas y en dirección vertical.

Líneas de dependencia funcional

Son aquellas que se relacionan funcionalmente (por función o tarea que desempeña) los entergramas. Se grafican con líneas llenas y en dirección horizontal.

Líneas de asistencia técnica o asesoramiento o staff

Si bien las situaciones normales definen relaciones jerárquicas entre posiciones de una organización, pueden existir también relaciones funcionales, debido a asistencia técnica o asesoramiento o staff, las cuales se grafican con línea punteada horizontal.

Terminología de los organigramas

• Líneas de mando: es el número de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado (por ejemplo: el Gerente General puede tener a cargo un Gerente de Ventas, uno de Compras, uno de Producción, etc.)
• Estructura organizacional vertical: Se caracteriza por tener una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos.
• Estructura organizacional horizontal: Está caracterizada por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos.

Disposición piramidal vertical

Se visualiza la estructura formal como una pirámide con los cargos jerárquicos superiores ubicados en la parte superior.

Disposición piramidal horizontal

Se genera de izquierda a derecha, haciendo coincidir el vértice de la pirámide (donde se representa la posición de mayor jerarquía) con el extremo izquierdo del diagrama.

Disposición circular

El gráfico se muestra en forma de círculos. Los niveles de autoridad se ubican por capas, siendo los de mayor rango los que se encuentran en el centro.

Disposición semicircular

Similar a la disposición circular.