Organizar es crear una estructura que define cómo se diseña el trabajo y cómo se agrupan las personas. En la planificación fijamos metas; en la organización, articulamos los recursos disponibles para lograr esas metas.

Actividades de la Función de Organización:

• Identificar y clasificar las actividades requeridas.
• Agrupar las actividades necesarias para lograr los objetivos.
• Asignar responsables de cada agrupación.
• Coordinar los distintos grupos, tanto horizontales como verticales.

Funciones Principales de la Estructura Organizativa:

• Permitir a la empresa desarrollar su estrategia y, por tanto, alcanzar los objetivos marcados.
• Capacitar a la empresa para hacer frente a las eventualidades internas o externas.

La estructura organizativa describe gráficamente los puestos en una compañía y cómo están organizados, mostrando las diferentes actividades y la estructura de mando y coordinación.

Cuestiones Fundamentales Abordadas en la Función de Organización:

• Especialización y diseño del trabajo.
• Departamentalización.
• Jerarquía.
• Tramo de control.
• Delegación.
• Descentralización.
• Coordinación.
• Formalización.

Definiciones Clave:

• División del trabajo: Descomposición de una actividad completa en elementos o partes más pequeños, ejecutados por dos o más personas.
• La división del trabajo permite la especialización de los miembros o unidades de una estructura.
• Objetivo de la división del trabajo: Conseguir mayor eficiencia y, por tanto, mejores resultados para el conjunto.
• Diseño del trabajo: Combinar tareas y actividades para integrar puestos de trabajo completos.
• Rediseño del trabajo: Introducción de modificaciones en el trabajo con el objetivo de incrementar la cantidad y calidad de los resultados.
• Departamentalización: Proceso de asociar a los miembros de una organización en función de un criterio relevante para la misma.
• Dos tipos de departamentalización: Departamentos en línea (responsabilidad directa sobre las principales actividades de la firma) y departamentos de staff (proporcionan habilidades especializadas o profesionales que apoyan a los departamentos en línea).

Ventajas de la División del Trabajo:

• Mayor dominio del trabajo con incremento de la productividad.
• Eliminación de pérdidas de tiempo al no tener que cambiar de herramientas o actividad.
• Menor dependencia de las habilidades que poseen personas concretas.
• El trabajo se puede enseñar y aprender en menos tiempo, reduciendo costes de entrenamiento.
• Asignaciones de trabajo más simples que permiten contratar personas menos capacitadas.
• Al estar dividido en tareas sencillas y repetitivas, se facilita la introducción de maquinaria en el proceso.

• Asociados fundamentalmente a una menor satisfacción y motivación por un trabajo repetitivo.
• Una especialización excesiva es causa de problemas personales y, a la larga, de un rendimiento laboral menor.

Nivel Jerárquico:

• Gerentes estratégicos a cargo de toda la organización.
• Segundo nivel a cargo de departamentos o plantas.
• Tercer nivel: nivel operativo, administradores o gerentes de primera línea.

Tramo de Control:

Número de subordinados que dependen directamente de un ejecutivo supervisor.

• Los tramos cortos contribuyen a una organización más vertical que cuenta con muchos niveles.
• Los tramos amplios generan una organización plana con menos niveles.

El tramo de control óptimo maximiza la eficacia porque:

• Es lo suficientemente corto para permitir a los agentes mantener un control sobre sus subordinados.
• No es excesivamente limitado.

El tramo debe ser más amplio cuando:

• El trabajo se define claramente y no es ambiguo.
• Los subordinados están altamente capacitados y tienen acceso a la información.
• El gerente tiene una gran capacidad y brinda el mayor apoyo necesario.
• Los trabajos son similares y las medidas de desempeño son comparables.
• Los subordinados prefieren la autonomía a un control y supervisión estricto.

Delegación: Es la asignación de autoridad y responsabilidad a un subordinado.

Responsabilidad: Significa que a una persona se le asigna una tarea que se tiene que realizar.

Autoridad: Significa que la persona tiene el poder y el derecho de tomar decisiones, dar órdenes, hacer uso de recursos y hacer todo aquello que sea necesario para cumplir con su cometido.

La exigibilidad: Significa que el gerente que ha delegado tiene el derecho a esperar que el subordinado efectúe el trabajo asignado y a tomar acciones correctivas en caso de que el subordinado falle al hacerlo.

Coordinación: Hace referencia a los procedimientos que vinculan partes diferentes de la organización para lograr la misión general de esta.

Niveles de Coordinación:

• Coordinación de puestos de trabajo.
• Coordinación de unidades organizativas.
• Coordinación de organizaciones.

Mecanismos de Coordinación de Puestos de Trabajo:

• La adaptación mutua.
• La supervisión directa.
• La normalización.

La formalización: Hace referencia al conjunto de reglas, normas y directrices que se establecen en una unidad o en el ámbito de toda la organización. Dos modelos antagónicos:

• Las estructuras mecánicas.
• Las estructuras orgánicas.

Modelos Organizativos o Configuraciones Estructurales:

• Modelo funcional.
• Modelo divisional.
• Modelo matricial.
• Nuevas configuraciones estructurales: trébol, federal, red.

Organización Funcional: Ventajas

• Se centra en funciones que son esenciales para todo negocio.
• Es más fácil captar gente formada.
• Facilita el control porque permite un reparto adecuado de responsabilidades.
• Agrupa a profesionales de la misma rama, lo que hace posible alcanzar mayor nivel de conocimiento y, por consiguiente, mejores resultados en un campo concreto.

Organización Funcional: Desventajas

• Orientación a la función o campo de especialización más que a la globalidad.
• Mayores dificultades de coordinación entre las partes y posibilidades de conflictos entre funciones.
• Cuando el entorno es inestable, este tipo de agrupaciones funciona con mayores dificultades.

Organización Divisional: Características

• La empresa divisional está muy descentralizada y utiliza como unidad organizativa fundamental el concepto de división.
• La división es una unidad organizativa con gran autonomía, bien formando parte de la estructura de la empresa o actuando con personalidad jurídica propia.
• Las divisiones se establecen fundamentalmente por productos, clientes o por áreas geográficas.
• Este modelo pretende facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir cierta autonomía a las actividades distintas que llevan a cabo las empresas de gran tamaño.

Organización Divisional: Ventajas

• Las divisiones o líneas de producto pueden ser evaluadas como centros de beneficio.
• Fácil atribución de responsabilidades.
• Posibilidad de crecimiento indefinido.

Organización Divisional: Desventajas

• La autonomía que tienen las divisiones perturba su coordinación.
• Hay que mantener la descentralización sin que se perjudique a la compañía como conjunto.
• Multiplicación a un nivel de agrupación inferior de todas las actividades funcionales.

Organización Matricial: Características

• La organización matricial es una forma híbrida de organización en la que se combinan las fórmulas funcional y divisional.
• Se rompe el principio de unidad de mando al existir dos responsables.
• La organización matricial tiene una línea de mando e información dual.
• Conviven dos tipos de responsables, por lo que la capacidad de negociación y el compromiso han de prevalecer sobre la autoridad formal.

Organización Matricial: Ventajas

• Mayor grado de flexibilidad y adaptación al entorno.
• La mayor comunicación entre individuos que necesariamente se establece es positiva.
• La toma de decisiones está descentralizada a un nivel donde la información es procesada apropiadamente y se dispone de los conocimientos relevantes.
• Además, se libera a la alta dirección de las decisiones operativas.

Organización Matricial: Desventajas

• La rotura del principio de unidad de mando puede generar confusión entre los empleados.
• Pueden generarse tensiones entre los distintos responsables.
• Pérdida de tiempo y recursos por la necesidad de poner en común muchos aspectos entre los distintos responsables.

Organización Red: Características

• Dentro de las redes no existen posiciones de control de unas empresas sobre otras.
• Estos acuerdos son comunes en sectores como electrónica, juguetes o confección.

Organización Red: Ventajas

• Gran flexibilidad ante cualquier cambio de entorno.
• Cada empresa se concentra en sus capacidades clave.

Organización Red: Desventajas

• Pérdida de control e identidad sobre la organización.
• Mayor riesgo de fracaso.

Organización Trébol:

A esta estructura se le podría añadir 1/4 hoja: la realización de actividades por parte del cliente. Cada ojo requiere una gestión diferente y no es aplicable a todos los negocios (núcleo de trabajadores, trabajo flexible, contratas).