Conceptos Clave de Organización Empresarial

Una organización es la combinación de los medios técnicos, humanos y financieros que componen una empresa (edificios, máquinas, materiales, personas, etc.), en función de la consecución de un fin, según las distintas interrelaciones y dependencias de los elementos que la constituyen.

Principios de la Organización

• Unidad de objetivo: Todos los miembros deben contribuir, en la medida de sus responsabilidades, a la consecución del objetivo de la empresa.
• Alcance de control: Es fundamental determinar el número óptimo de personas que un jefe puede dirigir con efectividad.
• Unidad de mando: Las instrucciones de dos o más superiores no deben entrar en conflicto.
• Principio jerárquico: Debe existir una línea clara de autoridad, formando una cadena jerárquica.
• Delegación de autoridad y responsabilidad: Asignar tareas a subordinados con libertad y responsabilidad para desempeñarlas, y ejercer un control adecuado.
• División del trabajo y especialización: Al dividir el trabajo, cada persona realiza tareas más específicas, lo que conduce a la especialización.

División del Trabajo y Especialización

Cuando un proceso productivo se compone de varias tareas, estas pueden ser realizadas por un solo trabajador o por varios, de modo que cada uno se especialice en una tarea concreta. Este proceso se conoce como división del trabajo. La especialización, por tanto, permite aumentar la productividad, pero requiere un alto grado de coordinación y dependencia entre los individuos.

Delegación, Centralización y Descentralización

Delegar consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle libertad y responsabilidad para desempeñarla, y controlar su ejecución para verificar su correcta realización. Es un proceso necesario en cualquier empresa, ya que ninguna persona puede tomar todas las decisiones. La decisión clave radica en centralizar (concentrar la mayoría de las decisiones en un poder central en la cúspide de la pirámide) o descentralizar (transferir parte de la autoridad a niveles inferiores).

Ventajas de la Delegación

• Permite que los directivos más cercanos a los problemas tomen decisiones, facilitando su resolución.
• Desarrolla las capacidades de los directivos y es una fuente de motivación.

Inconvenientes de la Delegación

• Dificultad para encontrar directivos capacitados.
• Posible uso indebido de la autonomía, persiguiendo objetivos propios o personales.
• Requiere mayor control y coordinación.

Descentralizar implica delegar sistemáticamente la autoridad y la responsabilidad en toda la organización.

¿Cuándo Conviene Descentralizar? (Ventajas de la Descentralización)

• Alivia la carga del nivel directivo superior.
• Facilita la diversificación y la diversidad de actividades.
• Permite que las decisiones se tomen en el lugar y nivel más adecuado.

¿Cuándo Conviene Centralizar? (Ventajas de la Centralización)

• Facilita la dirección personal, crucial en pequeñas empresas en crecimiento.
• Permite tomar decisiones urgentes en situaciones de emergencia que afecten a toda la empresa.

Organización Formal e Informal

Organización Formal

• Estructura de la empresa perfectamente definida y estable.
• Constituida oficialmente por la empresa.
• Relaciones entre los miembros basadas en el puesto de trabajo (relaciones profesionales).
• El mando lo ostenta la dirección y los jefes jerárquicos.
• Comunicación descendente, ascendente y horizontal a través de canales formales.
• Persigue maximizar el beneficio empresarial y otros objetivos sociales.

Organización Informal

• Surge espontáneamente entre los miembros de la empresa.
• Relaciones basadas en intereses particulares (amistad, protección, etc.).
• Existencia de líderes con autoridad, a veces mayor que la de los jefes oficiales.
• Canales de comunicación informales.
• Busca objetivos particulares dentro y fuera de la empresa.

El Organigrama

El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa. Debe ser flexible y adaptable a los cambios. La estructura de la organización funciona como una red de comunicación a través de la cual se transmite información, ya sea de forma:

• Horizontal: Entre posiciones del mismo nivel jerárquico.
• Vertical: Entre rangos diferentes (ascendente para información o descendente para mando o control).

Departamentalización

La departamentalización es el proceso que divide y agrupa el trabajo en la estructura organizativa. Las divisiones resultantes se denominan departamentos, cada uno con un directivo asignado.

Principales Tipos de Departamentación

1. Funcional: Los departamentos se forman según las funciones (producción, marketing, finanzas, recursos humanos, I+D).
2. Geográfica: Los departamentos se forman para satisfacer las necesidades de los clientes por territorios (ej: departamento de marketing de la zona norte).
3. Por Productos o Servicios: Los departamentos se forman según los tipos de productos (ej: departamento de producción de rótulos).
4. Por Clientes y Canales de Distribución: Los departamentos se forman en función de los clientes y los intermediarios (ej: departamento de distribución, sección farmacias).
5. Por Procesos o Maquinaria: Los departamentos se forman teniendo en cuenta el proceso productivo y la maquinaria (ej: departamento de producción, sección de compras).

En la práctica, la mayoría de las empresas utilizan una departamentalización combinada.

Funciones de la Dirección de la Empresa

Dirigir consiste en conseguir los objetivos de la empresa mediante la aplicación de los recursos disponibles. Las funciones clave de la dirección son:

1. Planificación: Decidir anticipadamente qué se quiere conseguir, cómo se logrará y qué recursos se utilizarán. Implica fijar objetivos.
2. Organización: Definir actividades, dividir y distribuir el trabajo, y determinar las relaciones de autoridad.
3. Dirección (Gestión de Recursos Humanos): Selección, formación, asignación de personal y sistemas de incentivos. Requiere liderazgo (influencia y poder para que las personas se identifiquen con los objetivos).
4. Control: Verificar el cumplimiento de los objetivos, identificar desviaciones y establecer correcciones.

La Planificación

Planificar es realizar un plan o proyecto para alcanzar un estado deseado. Implica decidir los objetivos y determinar el camino a seguir (acciones).

Niveles de Planificación

1. Estratégica: Largo plazo. Objetivos generales, acciones y asignación de recursos.
2. Táctica: Medio plazo (6-18 meses). Objetivos más cercanos, derivados de los generales.
3. Operacional: Corto plazo. Pasos concretos para alcanzar los objetivos.