Función de Organización en la Empresa

Constituye la segunda fase del proceso de dirección. Se puede definir como la función que diseña la estructura en la que se definen las tareas que debe realizar cada persona en la empresa, su responsabilidad y autoridad, los canales de comunicación y los mecanismos de coordinación entre las distintas unidades y departamentos que la integran.

Aspectos Clave de la Función de Organización

• Identificar la jerarquía de mando, es decir, quién controla y quién ejecuta las tareas.
• Fijar los objetivos de cada nivel de mando.
• Establecer los canales de autoridad y responsabilidad para que cada trabajador sepa qué tareas debe realizar y a quién tiene que obedecer.
• Crear canales de comunicación internos y externos para saber quién informa, cómo y cuándo en la organización.

Principios Básicos de Organización

Desarrollo Vertical

• Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el derecho a dar órdenes y poder esperar obediencia. La responsabilidad es la capacidad de una persona para asumir y realizar las tareas que se le asignan.
• Jerarquía: Representa el reparto de la autoridad formal y la responsabilidad a lo largo de la organización.
• Unidad de Mando: Se refiere a la conveniencia de que cada subordinado reciba órdenes claras y sin interferencias de un solo jefe.
• Descentralización: Es la delegación de la autoridad y la responsabilidad a lo largo de los distintos niveles de la estructura organizativa para facilitar la toma de decisiones.
• Delegación: Asignación de la autoridad y responsabilidad a otra persona.

Desarrollo Horizontal

• División del Trabajo: Reparto de las tareas en que se puede descomponer una actividad.
• Especialización: Asignar a una persona o unidad la misma o mismas tareas, de tal forma que la persona se haga experta en ellas.
• Coordinación: Ordenación armónica de las actividades.
• Agrupación de Unidades: Formas de agrupar tareas y puestos en unidades organizativas.

Organización Formal e Informal

• Organización Formal: Aquella que ha sido diseñada expresamente por la dirección al establecer las normas, los puestos, la responsabilidad y las tareas a realizar por cada uno de sus integrantes.
• Organización Informal: Comprende el conjunto de relaciones personales y sociales que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí y que quedan fuera del control de la dirección.

Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura formal de la empresa. Se clasifican mediante los siguientes criterios:

Clasificación de los Organigramas

Por su Representación Gráfica

• Verticales: Las posiciones de más autoridad están en los niveles más altos y, por debajo de ellas, las subordinadas.
• Horizontales: Las unidades de mayor autoridad figuran a la izquierda y a su derecha las unidades subordinadas.
• Radiales: Las unidades de mayor jerarquía figuran en el centro del organigrama y las restantes, de menor jerarquía, rodeándolas en distintas órbitas.

Por su Finalidad

• Informativos: Dan una información global de la estructura de la empresa.
• Analíticos: Dan información detallada sobre todas las unidades de la empresa y sus vínculos mutuos.

Por su Extensión

• Generales: Muestran toda la estructura de la empresa.
• Parciales: Muestran solo una parte de la estructura de la empresa.

Por su Contenido

• Estructurales: Solamente indican el nombre del departamento.
• Funcionales: Indican las funciones de cada unidad.
• Personales: Explicitan el nombre y cargo de cada persona.

Departamentalización

Es el resultado de agrupar a las personas que realizan la misma labor en diversos departamentos, para así controlar y coordinar las distintas tareas que tienen que desarrollar.

Formas de Departamentalización

• Por Funciones: Atendiendo a las funciones que se realizan (producción, recursos humanos, etc.).
• Por Productos: Atendiendo a los productos finales que se venden.
• Por Procesos: Según las fases que componen la cadena de producción.
• Por Zonas Geográficas o Divisiones: Es típica de las multinacionales; se organizan por áreas territoriales.
• Por Clientes: La empresa agrupa las actividades atendiendo a las categorías de clientes a los que se dirige.

Estructuras Organizativas

Modelo Lineal o Jerárquico

Su característica fundamental es que intenta mantener como principio invariable la unidad de mando. Se configura una estructura en la que la línea de autoridad es muy clara y todos los puestos están localizados jerárquicamente en esta estructura. Hacia abajo se transmiten las órdenes y hacia arriba sólo circula información. Es una estructura muy simple.

Estructura: Director General → 1. Director de Producción (Jefe de Taller 1 → Operarios / Jefe de Taller 2 → Operarios) 2. Director Financiero (Jefe de Contabilidad → Operarios / Jefe de Tesorería → Operarios) 3. Director Comercial → Operarios

Ventajas

• Simplicidad y rapidez en la toma de decisiones.
• Aporta mucha seguridad a las personas.
• Estabilidad.
• Se mantiene muy bien la disciplina.

Inconvenientes

• Muy centralizado y con tendencia al autoritarismo. La mayoría de las decisiones se toman desde arriba.
• Falta de especialización de los directivos que tienen actividad sobre muchas actividades distintas.
• Si la organización crece, el modelo empieza a fallar.
• Si las organizaciones crecen mucho, hay la tendencia a que se incremente la burocracia y las distorsiones en la comunicación.