Función de Organización
La organización implica definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, todo ello con la intención de cumplir los objetivos previstos de la forma más eficaz.
La Comunicación en la Empresa
Esta puede ser vertical u horizontal.
- Comunicación vertical: Esta a su vez puede ser:
- Comunicación ascendente: de abajo a arriba. Se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad de este tipo de comunicación es que los mandos o directivos conozcan los problemas de los trabajadores de primera mano (sugerencias, ideas y quejas), y que estos se sientan parte de la empresa.
- Comunicación descendente: de arriba abajo. Tiene su origen en los directivos y su fin en los trabajadores. Su finalidad es informar a los trabajadores de los objetivos de la empresa, así como de las tareas que se deben realizar para conseguirlos.
- Comunicación horizontal: es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir entre personas de distintos departamentos.
La Organización Formal
La organización formal es la estructura creada de forma intencionada, definida y perfectamente identificada a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa.
Departamentalización
En cuanto a la división del trabajo, se puede hacer una estructuración según las tareas que se realizan, de forma que a cada trabajador se le asignen aquellas para las cuales está más capacitado.
- División en departamentos por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización.
- División en departamentos por productos: Se utiliza en empresas que fabrican más de un producto.
- División en departamentos por procesos: El trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.
- División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto para que los clientes estén mejor atendidos.
Modelos de Estructura Organizativa
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la organización formal. Los modelos organizacionales más usuales son:
- Modelo lineal o jerárquico: Se basa en el principio de mando, todos los miembros de la empresa dependen de un superior.
Ventajas:
- La autoridad y las áreas de responsabilidad están bien definidas.
- Rapidez en la toma de decisiones.
Inconvenientes:
- Falta de especialización por parte de los directivos, ya que abarcan muchos campos.
- Excesiva concentración de autoridad.
- Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
- Falta de motivación por parte de los empleados.
- Modelo funcional: Se caracteriza por la existencias de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta dentro de la empresa. Los niveles inferiores están conectados a diversos jefes, que son especialistas en una función.
Ventaja:
La empresa dispone de diversos especialistas a disposición de los trabajadores y la comunicación es directa.
Inconveniente:
Los empleados pueden recibir órdenes directas de más de un jefe y a veces, estas son contradictorias.
- Modelo en línea y asesoramiento (staff): Surge para superar los inconvenientes de las dos estructuras anteriores, tratando de combinar las relaciones de autoridad directa con relaciones de consulta y asesoramiento de los técnicos especialistas o staff. El personal staff solo realiza una labor de asesoramiento y apoyo técnico, y no puede dar ni órdenes ni tomar decisiones.
Ventajas:
Permite la intervención de especialistas que asesoran a diversos departamentos.
Inconvenientes:
- Las decisiones son lentas, porque hay que consultar a los departamentos de asesoramiento.
- El personal staff incrementa los costes.
- Pueden disminuir la autoridad del jefe de línea.
- Modelo matricial: Propio de empresas industriales que consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. En este modelo existe una doble autoridad, cada persona recibe, por una parte, instrucciones del director del proyecto y, por otra, del director de su departamento funcional.
Ventaja:
Organización flexible, es decir, puede variar según los proyectos que se presenten.
Inconveniente:
Es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en un proyecto, aunque sean de áreas distintas; además pueden surgir conflictos entre los distintos directores.