1. ¿Qué es la Organización?

Es la etapa del proceso administrativo que se basa en la obtención de eficiencia, la cual solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos.

2. Importancia de la Organización

Establece la arquitectura de la empresa, simplifica el trabajo y reduce los costos.

3. División del Trabajo

Abarca una secuencia de pasos en las siguientes etapas:

• Describir los procesos.
• Definir las funciones más importantes.
• Clasificar y agrupar funciones de acuerdo con los macroprocesos.
• Establecer líneas de comunicación.
• Definir los microprocesos, procediendo a organizar los procesos de los departamentos o áreas de la empresa.

4. Pasos para Organizar

• Tener claros los objetivos y recursos de la empresa.
• Hacer una lista con las actividades a realizar.
• Dividir estas actividades en unidades.
• Asignar cada actividad a la persona ideal.
• Elegir un líder.
• Mantener al día la organización de la empresa.

5. Tipos de Departamentalización

Es la división orgánica que permite a la empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

• Funcional: Consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.
• Por producto: Se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
• Geográfica o por territorio: Se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa.
• Por cliente: Consiste en crear unidades para identificar los distintos compradores o clientes.
• Por secuencia: Tiene varios turnos.
• Por proceso o equipo: El agrupamiento de equipos en distintos departamentos reporta eficiencia y ahorro en tiempo.

6. Modelos de Organización

• Lineal o Militar: Este tipo de organización se ha considerado como uno de los más antiguos de que se tiene conocimiento y que en la actualidad se denomina también escalar.
• Funcional: Este tipo de organización es el que permite al especialista en un área determinada reforzar a sus directivos en un campo limitado y claramente definido de autoridad. Este especialista tiene como función la planeación, preparación y ejecución de sus propios planes, siendo el responsable de los resultados.
• Staff: Es una organización en la que el director o ejecutivo cuenta con un equipo de consejeros sin autoridad directa sobre los empleados. Este tipo de consejeros investiga, busca los hechos, informa y aconseja al ejecutivo, pero la corriente de autoridad y responsabilidad es la misma que en la organización lineal.
• Comités: Podemos considerar su forma como una modificación del tipo de organización lineal, staff o plana mayor, y funcional. Estos comités no constituyen necesariamente al personal de línea y plana mayor. Sin embargo, ellos reúnen las ideas de varios grupos para su estudio posterior de jerarquía de autoridad.

7. Consejos de Administración

El consejo de administración de una empresa tiene las siguientes funciones básicas:

1. Seleccionar al director o gerente general de la empresa.
2. Repartir los dividendos.
3. Tomar decisiones estratégicas.
4. Confirmar las decisiones de otros ejecutivos.
5. Aconsejar a gerentes de la empresa.
6. Observar el panorama general para ver lo que se ha logrado.

8. Organigramas

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización, que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría.

9. Clasificación de los Organigramas

Por su Objeto

• Informativo: Se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.
• Analítico: Tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que, presentada en un organigrama, permite la ventaja de la visión macro o global de la misma.
• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
• Informal: Se considera como tal cuando, representando su modelo planificado, no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.

Por su Área

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

Por su Contenido

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

10. Tipos de Organigramas

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada.
• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontalmente.
• Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de diagramación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos. Cada uno de los círculos representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel.