Estructuras Organizativas y Teorías de la Administración de Empresas

Estructuras Organizativas

Estructura organizativa lineal: Se basa en el principio de mando, es decir, todos los miembros de la empresa dependen de un superior, que es quien da las órdenes y solo se pueden recibir de él. Por tanto, cada persona está subordinada a un inmediato superior. Es un modelo válido para empresas pequeñas y medianas, o empresas grandes con explotaciones simples o procesos de un solo producto, ya que es una estructura rígida.

Estructura organizativa de línea y staff: Se caracteriza por una estructura central jerárquica, con el soporte de los departamentos de asesoramiento, que sirven para ayudar y asesorar, pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Estructura matricial: Es un modelo propio de las empresas industriales que consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. En este modelo, existe una doble autoridad. Cada persona recibe, por una parte, instrucciones del director del proyecto (horizontalmente). Sin embargo, una de las dos autoridades suele ser superior a la otra; en este caso, el director del proyecto.

Organización formal: Se define como la estructura intencional definida e identificada en la que la empresa sitúa cada uno de sus elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir los objetivos predeterminados.

Organización informal: Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Departamento: Es uno de los elementos clave de cualquier tipo de organización formal. En ellos, se agrupa a los trabajadores que van a llevar a cabo actividades relacionadas entre sí.

Organigrama: Son la representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura.

Negociación colectiva: Es el proceso encaminado a conseguir un acuerdo entre trabajadores y empresarios sobre las condiciones en las que se va a desarrollar la actividad en un centro de trabajo, empresa o grupo de empresas.

Convenio colectivo: Es la norma que nace del acuerdo entre la empresa y los trabajadores de una empresa o grupo de empresas que regula las relaciones laborales. Los convenios colectivos son el resultado de un proceso denominado negociación colectiva.

Taylor y Mayo

La Escuela de la Dirección Científica del Trabajo se inició en Estados Unidos a finales del siglo XIX, con los estudios de Taylor sobre la aplicación de métodos científicos a la organización del trabajo. Estos métodos se basaban en una descomposición y racionalización de las tareas de cualquier tipo de trabajo, para buscar la manera de aumentar el rendimiento de los trabajadores, disminuyendo su esfuerzo y tiempo dedicado. Su objetivo declarado era «asegurar la máxima prosperidad de empresarios y trabajadores».

Los principios enunciados por Taylor:

Determinar los procedimientos y métodos de producción (herramientas, movimientos y tiempos) que en cada caso resulten más eficaces. No dejar nada al azar.
El hombre no debe hacer lo que la máquina pueda realizar. Ningún movimiento inútil o innecesario.
Seleccionar al personal más apto para cada tarea y adiestrarlo adecuadamente para el trabajo que realiza.
Remunerar adecuadamente al personal y en función de los resultados obtenidos.
Conseguir espíritu de equipo y reparto de responsabilidades.

Sus estudios fueron ampliados y mejorados por sus discípulos y directivos de empresas: Gilbreth, que estudia los movimientos y tiempos elementales; Henry Ford, que, al aplicar el taylorismo a la industria del automóvil, consigue el resultado práctico más importante, la cadena de montaje. La escuela de las relaciones humanas:

El taylorismo tuvo un éxito considerable, pero parcial, al no considerar a las personas como el factor más importante de la producción; y, en 1929, el estadounidense Elton Mayo, graduado en Sociología en Harvard, superó el taylorismo al realizar unos experimentos que consistían en introducir cambios en la organización del trabajo, previa consulta de los trabajadores implicados, disminuyéndoles la jornada laboral, concediendo descansos, cambiando la disposición de los talleres, etc. Cada cambio, aunque fuese repetido, originaba un aumento de la producción. Mayo llegó a la conclusión de que el espíritu de colaboración era el responsable del incremento de la producción y que las empresas no habían dado a las relaciones humanas toda la importancia que tienen.

Mayo, sus colaboradores y discípulos aplicaron la psicología y la sociología industrial a la organización empresarial, creando la Escuela de las Relaciones Humanas, cuyos principios se resumen en:

Las personas no son programables como las máquinas.
Las motivaciones humanas son muy complejas (ética del trabajo).
Además del beneficio, se deben buscar otros objetivos.
Organizar sobre la base de los grupos informales (amigos).

Mayo decía: «Podemos comprar el tiempo de una persona y su trabajo, pero no podemos comprar su lealtad, su entusiasmo y su iniciativa. Estas cosas hemos de ganárnoslas». Taylor, Mayo y sus discípulos, con sus ideas, llevaron a Estados Unidos a convertirse en la primera potencia económica mundial.

Funciones Básicas de la Dirección de la Empresa

La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados. El directivo, por tanto, ha de combinar los factores humanos y los factores materiales que conviven en la empresa de la mejor manera posible para conseguir los objetivos, sin perder de vista el entorno, siempre cambiante. Para llevar a cabo esta tarea, la dirección necesita:

La planificación: consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa. En este proceso, la empresa debe fijar sus metas y objetivos que, mediante el establecimiento de las políticas de empresa, procedimientos, reglas y presupuestos, permitan alcanzarlos. El proceso de planificación debe realizar un análisis de la situación de partida, fijar los recursos necesarios, fijando los objetivos, subobjetivos y metas a alcanzar, estableciendo y evaluando diferentes líneas de actuación para elegir la mejor posible y controlando y determinando las posibles desviaciones.

La organización: es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa. Se debe definir e identificar claramente la organización formal de la empresa a la vez que considerar la importancia de la organización informal para el mejor funcionamiento de la misma, fijando mediante el correspondiente organigrama las relaciones de autoridad y dependencia de las personas que la forman. Para que la organización de la empresa funcione con total garantía, uno de los puntos más importantes es la comunicación interna, que puede ser vertical (ascendente o descendente) y horizontal.

Gestionar: consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Esto implica fijar los diferentes niveles de dirección de la empresa que permitan optimizar la toma de decisiones de esta para alcanzar sus metas, utilizando las distintas técnicas existentes para las mismas, como, por ejemplo, la matriz de decisión.

Controlar: consiste en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales como en los niveles más altos de la organización (alta dirección), como en los subobjetivos más concretos (en los niveles más bajos, niveles de gestión). Para llevar a cabo un buen control se deben seguir varias fases o etapas:

Se han de marcar unos estándares, es decir, unas medidas que se consideren normales.
Se han de medir las actividades, es decir, una vez que se han fijado los estándares, se debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente.
Y, por último, se tienen que corregir las desviaciones obtenidas, es decir, una vez que se han detectado las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado.

Teorías X, Y, Z

El liderazgo es la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia. Existen varios tipos de liderazgo:

Liderazgo autoritario: se basa en un estilo dominante por parte del líder. Éste suele tomar decisiones sin necesidad de la participación de sus trabajadores y sin tener que justificarlas; suele exigir que le obedezcan y le gusta supervisar él mismo a los trabajadores. El líder autoritario se caracteriza por ser dominante, restrictivo, exigir obediencia y supervisar constantemente a sus trabajadores.

Liderazgo democrático: el líder busca ser un miembro más del grupo o equipo, las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores, pero bajo su supervisión, guía y consentimiento. Escucha a todos los miembros de la empresa, suele ser accesible y promueve la participación de todos los trabajadores.

Liderazgo liberal (laissez-faire): se caracteriza por una participación mínima del líder, da libertad a los trabajadores en las decisiones, ya sean individuales o colectivas. Participa poco en las decisiones, solo da ideas de lo que hay que hacer y no interviene si no se lo piden. Según se dirija de una manera u otra, se puede aumentar o disminuir el rendimiento de las personas que están bajo ese mando.

Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que éste dependía de la visión que tenía de los trabajadores. A partir de este estudio, identificó dos posturas, que llamó teoría X y teoría Y.

Según la teoría X, hay personas que:

Tienen aversión al trabajo, lo consideran un mal que se ha de soportar y, como consecuencia, trabajan lo mínimo posible.
No tienen ambición y, por lo tanto, no quieren responsabilidades.
Prefieren que les manden.
No quieren cambios y prefieren métodos conocidos.

Según la teoría Y, hay personas que:

Quieren trabajar, el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse.
Creen que la energía que se desprende con el trabajo es tan natural como la energía desprendida con el deporte o el juego.
Tienen ambición, imaginación y creatividad.

Por lo tanto, según se participe de la teoría X o la teoría Y, la forma de dirigir a las personas será totalmente diferente. El primer tipo de trabajador necesita una dirección autoritaria y el segundo, una mucho más flexible y democrática. Sin embargo, estos casos son comportamientos extremos y en cada situación se aplica el estilo más conveniente, existiendo también una postura intermedia para trabajadores con comportamiento intermedio.

La teoría Z: Esta teoría apareció cuando William Ouchi, tras estudiar la diferencia entre la gestión de las empresas norteamericanas y las japonesas, concluyó que las técnicas de dirección de las empresas japonesas también sirven fuera de Japón. Las empresas japonesas promueven una mayor relación entre la empresa y el trabajador, ya que se le considera como parte importante de la compañía. En estas empresas, se confía plenamente en el trabajador, haciéndole partícipe de todos los procesos y decisiones, ya que, si los empleados están bien informados de la situación de la empresa, se consideran importantes y darán el máximo de sí mismos. Además, la mayoría de las mejoras que se hacen en la empresa proceden de iniciativas de los trabajadores. La teoría Z, por tanto, busca el trabajo conjunto y considera que todos los empleados son importantes en la empresa, por lo que busca la conciliación entre los intereses de los trabajadores y los de la organización. El objetivo último es mejorar la productividad empresarial.

Motivación de los Recursos Humanos. Teorías de Maslow y Herzberg

Existen diversas teorías sobre la motivación, su influencia en el trabajo y la forma en la que los estímulos motivacionales determinan el rendimiento laboral. Las dos más conocidas son las siguientes:

Teoría de la pirámide de las necesidades humanas de Maslow

Maslow fue un psicólogo y un autor muy destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en cinco niveles, las cuales se han de satisfacer progresivamente:

Necesidades fisiológicas: Son las necesidades básicas, como, por ejemplo, comer, beber, dormir…
Necesidades de seguridad: Sirven para consolidar lo que se ha tenido hasta ahora, por ejemplo, un contrato indefinido, un seguro, la jubilación…
Necesidades sociales: En el caso de una empresa, consiste en sentirse considerado, respetado e integrado.
Necesidades de autoestima: Aplicado a la empresa, consiste en la valoración de la capacidad de trabajo.
Necesidades de autorrealización: Consiste en conseguir el objetivo que el trabajador se había propuesto.

Teoría de los dos factores de Herzberg

Herzberg desarrolló una teoría sobre la motivación laboral que se basa en la influencia que tienen dos tipos de factores sobre el grado de satisfacción de los trabajadores.

Factores de higiene: No generan directamente satisfacción, pero su ausencia produce insatisfacción en los trabajadores. Les llama así ya que, aunque no motivan la realización del trabajo, su existencia elimina las preocupaciones del personal. Entre estos factores se pueden destacar los siguientes:

El salario
Las condiciones de trabajo
La estabilidad
La seguridad

Factores de motivación: generan directamente satisfacción en los trabajadores. Se trata de factores motivacionales de forma estricta, ya que provienen directamente de la relación de la persona con su trabajo y satisfacen necesidades humanas de autorrealización y logros personales. Se pueden destacar los siguientes:

Autorrealización
Reconocimiento
Responsabilidad
Desarrollo profesional

Eficiencia, Productividad, Costes e I+D+i

Eficiencia técnica: Se dice que hay eficiencia técnica cuando una tecnología A produce la misma cantidad de un producto que otra tecnología B, pero utilizando menos unidades de factores productivos o bien produce más productos utilizando la misma cantidad de factores de producción.

Eficiencia económica: Consiste en seleccionar aquella tecnología que permite producir con el mínimo coste, es decir, de la forma más barata.

Productividad global de la empresa: Es la relación que hay entre la cantidad total producida y la cantidad total de factores empleados.

Productividad de un factor: Es la cantidad de producción de un bien que se le imputa a una unidad de factor de producción (trabajo, capital…).

I+D+i (investigación, desarrollo e innovación): Es el gasto de investigación + el gasto de desarrollo + el gasto de innovación tecnológica. La investigación está relacionada con la adquisición de conocimiento, el desarrollo está relacionado con la aplicación de los resultados de la investigación y la innovación está relacionada con la novedad, es decir, que el producto sea nuevo para la empresa.

Costes fijos y variables:

Costes fijos: son aquellos costes independientes del nivel de producción, es decir, que no varían si cambia la cantidad producida. Es el valor de aquellos factores que a corto plazo son fijos en la empresa (el alquiler del local, la amortización de maquinaria o los costes de las instalaciones productivas).
Costes variables: son aquellos costes que varían en relación directa al nivel de producción, es decir, los costes de los factores que cambian con la producción (materias primas, trabajo, consumo de energía, etc.).

Costes directos e indirectos:

Costes directos: son aquellos costes asociados directamente a la producción y que se pueden asignar concretamente a cada producto al ser fácilmente medible el número de unidades aplicadas (por ejemplo, la cantidad de materias primas que se utiliza o el número de horas de mano de obra que trabaja un empleado directamente en cada producto).
Costes indirectos: son aquellos costes que afectan al proceso productivo en general o que son comunes a diversos productos y, por lo tanto, no se pueden asignar directamente a un producto, sino que se han de utilizar criterios de asignación (por ejemplo, el alquiler del local o el salario del personal administrativo y directivo).

Coste medio y coste marginal:

Coste medio: es el coste por unidad de producto. Se halla dividiendo el coste total entre el nivel de producción. Los costes medios variables y fijos son el resultado de dividir el gasto variable entre el nivel de producción o el resultado de dividir el coste fijo entre el nivel de producción.
Coste marginal: es el incremento del coste total cuando aumenta la producción en una unidad.

Umbral de rentabilidad: o punto muerto de la empresa es la cantidad de producción vendida a partir de la cual la empresa comienza a obtener beneficios.

La Producción. Clasificación de los Procesos Productivos

Hay diversas maneras de definir el concepto de producción:

Desde el punto de vista económico: la actividad productiva se define como la elaboración de productos (bienes y servicios) a partir de unos recursos productivos básicos (recursos materiales, trabajo, capital) por parte de las empresas (unidades económicas de producción) con la finalidad de que sean adquiridos o consumidos por las familias y satisfagan así las necesidades de consumo que estas presentan.
Desde la perspectiva técnica: se define la producción como la combinación de una serie de elementos (mano de obra, materias primas, maquinaria, energía, dirección técnica, etc., es decir, factores de producción) que siguen una serie de procedimientos definidos previamente (tecnología), con la finalidad de obtener unos bienes o servicios (producto).
Desde la óptica funcional-utilitaria: la producción es un proceso mediante el cual se añade valor a las cosas, se crea utilidad a los bienes, es decir, se les aporta un valor añadido.

Hay diversas maneras de clasificar los procesos productivos en función de diferentes criterios:

Según el horizonte temporal

Es decir, teniendo en cuenta cómo influye el tiempo en el proceso productivo:

Producción continua: se produce un flujo continuo sin interrupciones en el proceso de producción (refinerías, altos hornos, etc.).
Producción intermitente: procesos productivos que no requieren continuidad (construcción, etc.).

Según el procedimiento productivo empleado

Es decir, en función de la relación entre mano de obra y la maquinaria:

Producción manual: realizada únicamente con el esfuerzo humano.
Producción mecanizada: establece un equilibrio entre la mano de obra y la maquinaria en el reparto de faenas.
Producción automatizada: la actividad humana es mínima, solo se realizan trabajos de supervisión y vigilancia.

Según la diferenciación del producto obtenido

Es decir, teniendo en cuenta si se producen productos iguales o con algún grado de diferenciación:

Producción en serie (proceso simple): se obtiene un único producto de características homogéneas.
Producción individual (proceso múltiple): se obtienen diversos productos diferenciados.