Capítulo III: La Organización de las Empresas

Organizar: Es crear algo, crear una empresa (ir con el notario a formar una sociedad; presentarse a SHCP a registrarse).

Organización: Algo que ya existe, que normalmente sirve para aglutinar algo. Debe crear su propia estrategia.

Estructura organizacional: El consejo de administración: un presidente, un secretario, un tesorero, tres vocales, un consejo de vigilancia o comisario.

La Organización: Partículas de las Empresas (4 Tipos de Organizaciones)

1) Lineal o militar

2) Funcional o de capataces funcionales

3) Asesoría o plana mayor

4) Por comités

Organización Lineal o Militar

Empresas pequeñas:

• Persona física: Director (dueño de la empresa), capataz, obreros.
• Persona moral o sociedad mercantil: La asamblea de socios, Consejo de administración, director general, directores de área o gerentes de área, supervisores o capataces, obreros.

Lineal o militar (características)

• Es lineal por su estructura en línea.
• Es muy sencilla y principalmente se reduce al dueño que se puede dar cualquier nombre: presidente, director, gerente, dueño.
• Toda la autoridad es el dueño y comienza contratando personal, materias primas, maquinaria, etc. Después contrata ayudantes y les asigna obligaciones específicas.
• Esta organización fue creada por Henry Fayol, francés, y diseñó las siguientes bases:
  • Tiene que existir el conocimiento exacto de todo el personal y las operaciones de la empresa – capacitaba al personal.
  • Hay que eliminar la incompetencia.
  • Tiene que existir el reconocimiento justo del trabajo y los convenios contratados con la dirección y el personal.
  • Los que ejercen la autoridad tienen que ser el ejemplo, capacitación y evaluación.
  • Que la organización debe realizarse y evaluarse periódicamente y a la luz de los resultados.

Funciones del Capataz

• Dirigir las funciones o labores técnicas de su área.
• Formular las especificaciones del trabajo.
• A veces realizar la compra de materias primas o materiales.
• Planear y regular el trabajo para sus obreros.
• Vigilar la manipulación de los materiales y la limpieza de sus máquinas.
• Llevar los registros de la producción y de costos.

Organización Funcional o de Capataces Funcionales

Características:

• Es para medianas empresas.
• Se separa de la parte burocrática de la producción.
• Se inicia la separación del trabajo.
• Se coloca a cada persona en una labor determinada dándole la mayor carga de trabajo posible.
• Se inician los estudios de tiempos y movimientos de personal.
• Se pretende usar a las personas a su máxima capacidad.

Funciones de un Buen Capataz

• Tiene que ser un buen mecánico.
• Poder interpretar fielmente los planos.
• Planear el trabajo de su departamento y cuidar que esté bien preparado.
• Cuidar que cada operario produzca trabajos de calidad adecuada.
• Cuidar que cada operario mantenga limpias sus máquinas y en buen estado.
• Cuidar que los operarios trabajen constantemente y con rapidez.
• Procurar que el trabajo en el centro de producción esté en orden y su sección adecuada.
• De manera general, vigilar el cómputo de tiempo y la fijación de las tareas de trabajo.
• Mantener la disciplina y ajustar los salarios.

Organización por Asesoría o Plana Mayor

Características:

• Se aplica a grandes empresas.
• La línea de mando o ejecutiva sirve para mantener la estabilidad de la empresa y la disciplina en la organización.
• La línea asesora sirve para proporcionar información experta y carece de mando y su función es rigurosamente asesora.
• También se dedica a elaborar estudios de todo tipo y desarrollar investigación y desarrollo de nuevos productos, mercados, técnicas de producción, etc. (no lo lleva a la práctica).

Funciones de la Plana Mayor o Línea Asesora

• Investigación de los problemas técnicos de trabajo o de la dirección.
• Determinación y recomendación de los diferentes estándares de ejecución.
• Llevar los registros y estadísticas sobre las actividades de la empresa, para que sirvan de patrón o método en la ejecución de las actividades de la empresa, en otras palabras, la toma de decisiones.
• El consejo y ayuda para la elaboración de planes y programas de producción de la empresa.

Organización por Comités

• Se utilizan para grupos de grandes empresas a nivel mundial.
• Esta organización igual tiene una línea ejecutiva, una línea asesora y pertenece a un comité.

Tipos de Comités

• Comité permanente: es el que siempre está funcionando y no resuelve un problema y desaparece, sino que sigue en funciones y puede ser de desarrollo tecnológico y de diseño y elaboración de proyectos nuevos, proyectos de nuevos procesos productivos o de nuevas plantas en el mundo. Estos comités también elaboran, conjuntan y distribuyen información importante para las empresas.
• Comité temporal: Para la solución de problemas específicos como pueden ser de calidad, mantenimiento, de procesos productivos, de compras, etc.

Funciones Reales de un Comité

• Conocerse e intercambiar ideas.
• Buscar coincidencias en los pensamientos y en el trabajo.
• Suministrar información de cada empresa de cada miembro.
• Recibir los informes de los miembros del comité, de sus departamentos o empresas.
• Reunir información y datos de distintas procedencias y elaborar planes y programas de acción.
• Analizar los resultados de las empresas llegando a conclusiones y elaborar sugerencias.
• Hacer estudios inteligentes y expertos.
• Desarrollar y recomendar procedimientos para el trabajo.
• Coordinar y establecer relaciones de tiempo, entre empresas del grupo.
• Asociar o coordinar las actividades de cada empresa.
• Formular y establecer estándares de producción en las empresas.
• Actuar como centro de compensación, entre las empresas y definir conductos de comunicación.

Las empresas de este grupo:

• Tienen su propia organización.
• Sus asesores o plana mayor.
• Los comités.

Principios de Organización

• Sus objetivos.
• La organización.
• La autoridad.
• La responsabilidad.
• La delegación de autoridad.

Línea de Mando

• Asamblea de socios.
• Consejo de administración.
• Director de área o gerente de área.
• Jefes de departamento, capataces y supervisores.
• Obreros.

(De arriba hacia abajo = autoridad) (De abajo hacia arriba = responsabilidad)

Capítulo IV: La Dirección y Ejecución de las Empresas

• El Personal

Contratación

Fuentes de personal:

• Universidades, escuelas de capacitación.
• Piratería de personal, ya capacitados.
• Utilización de relaciones, radios, de periódicos.

Capacitación o Adiestramiento

Asignación de Personal a Cada Puesto de Trabajo

• A través de perfiles de conocimiento.
• A experiencia.
• A sueldos.
• A necesidades de la empresa.

La Comunicación

Diferentes tipos:

• Formal: escritos, conferencias, algo de lo que exista una fuente de información.
• Informal: chisme, rumor, algo de lo que no existe una fuente de información.
• Vertical ascendente: se da de un nivel jerárquico inferior a uno superior (capataz a director) a manera de informes, reportes, etc.
• Vertical descendente: se da de un nivel jerárquico superior a uno inferior (directivos a obreros) a manera de órdenes o de instrucciones de evaluaciones.
• Horizontal: se da entre personal del mismo orden jerárquico para tener coordinación. Se da en forma de encuestas, etc.
• Directa: Se da de persona a persona en forma de órdenes, reuniones, conferencias.
• Indirecta: existe un intermediario, por lo que es posible que la información se distorsione.

Formas de Comunicación

1. Órdenes: mandato de realizar algo. Debe ser clara y precisa. Debe existir quien la supervise.
2. Los manuales: son formas de cómo realizar actividades en la empresa. Sirven para capacitar.
3. Instrucciones: son formas de realizar actividades.
4. Reglas: indicaciones de lo que se puede y no realizar en la empresa.
5. Reuniones: para capacitar o comunicar.
6. Informes: información que se debe respetar por turno, semanal, anual, etc.
7. Los reportes: Documentos que debe realizar todo el personal de sus actividades.
8. Las consultas: Son para recabar más información sobre algún tema.
9. Las encuestas: También para obtener más información y pueden dentro de la empresa para mejorar algo o fuera para obtener información.
10. Las sugerencias: Son para mejorar o quitar algo.

Cómo controlar la comunicación: que exista alguien para darle seguimiento, creando los controles necesarios. Que exista respuesta a todos los controles.

Cambiar los controles, mejorando, quitándoles, ampliándolos.

Barreras en la Comunicación

• La identidad del emisor con la interpretación de los hechos.
• Siempre debe haber buena voluntad en la comunicación del emisor hacia los demás.
• Porque las actitudes del emisor y del receptor pueden hacer que la comunicación falle.
• Debe aceptarse al emisor para que la comunicación sea buena y se entienda.
• Deben utilizarse los medios de comunicación más indicados para cada uno.

Medios Internos de la Empresa

• Tableros para comunicación.
• Bocinas instaladas.
• Gaceta de la empresa.
• Reuniones, entrevistas.
• Asambleas.
• Conferencias.

Medios Externos de la Empresa

• TV.
• Periódicos.
• Revistas.
• Espectaculares.