Área de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases…) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.

• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo.

• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico

• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios,que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos.

Podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.

El ciclo de una empresa productora es el siguiente: COMPRAS ( EXISTENCIAS ( PRODUCCIÓN ( EXISTENCIAS ( VENTAS

Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales necesarios para la producción, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacén(existencias). En el almacén se generan movimientos por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la producción, entrada del producto fabricado y salida del producto para la venta.

En el caso de una empresa comercial el ciclo de aprovisionamiento implica una actividad de compraventa sin ninguna transformación. El ciclo se reduce a dos movimientos, entradas por compras y salidas por ventas.

COMPRAS ( EXISTENCIAS ( VENTAS

Las existencias:

concepto y tipos

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o inventarios.

Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:

Materias primas. Son aquellas que mediante la transformación o la elaboración se destinan a formar parte de los productos fabricados.

Productos semielaborados. Son los productos elaborados por la empresa y normalmente no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elaboración

acabados. Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final

Mercaderías o existencias comerciales. Son los materialescomprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.

Otros aprovisionamientos. Son los elementos incorporables, por ejemplo, combustible, recambios, embalajes, envases y material de oficina.

Subproductos (de carácter secundario o accesorio respecto de la fabricación principal), residuos (obtenidos al mismo tiempo que los productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles) y materiales recuperables (se reutilizan después de la producción).

La gestión de inventarios (existencias: recursos almacenados para satisfacer nec econ. E inventarios que aportan flexibilidad)

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

• Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
• Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda dependa de la época del año.
• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

2.1

Clasificación de los costes de las existencias

Los costes de gestión de las existencias se pueden clasificar en tres grupos:

• Costes de pedido. Son los costes generados por la realización de pedidos: los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores.
• Costes de mantenimiento de inventario. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes. Estos costes pueden ser:

Administrativos. Operativos. Costes del personal del almacén, de los equipos de manipulación y seguros de las existencias contra riesgos diversos.

De espacio físico. Costes de alquiler de locales, amortizaciones, impuestos, seguros del edificio, calefacción, ventilación, equipos frigoríficos…

Económicos. Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias.

Financieros. Coste de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias. En el caso de que la financiación del stock sea propia, la empresa incurre en un coste de oportunidad.

• Costes de ruptura de stocks. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es decir, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto, o cuando no puede producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias para la producción.

2.2.Administración de inventarios

Para conseguir una gestión de aprovisionamiento óptima es muy importante fijar qué quiere determinar este sistema de gestión, qué pedidos se han de realizar para mantener un nivel de stocksóptimo, en qué momento y con qué sistema de gestión y planificación.

Para estudiar los elementos que caracterizan la administración de los inventarios hay que considerar los siguientes indicadores:

• Stock máximo. La cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén, en relación con los abundantes costes de almacén que se debe soportar.
• Stockmínimo o de seguridad . La cantidad menor de existencias de un material que se puede mantener en el almacén bajo la cual el riesgo de ruptura de stocks es muy alto.
• Punto de pedido . Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén. Cuando se realiza el pedido se ha de tener en cuenta el tiempo que el proveedor tarda en servirlo (plazo de aprovisionamiento), para no quedar por debajo del stock de seguridad.

La gestión de inventarios debe determinar cuál es el stock máximo, el stock de seguridad y el punto de pedido para establecer el momento y la cantidad de pedido que va a realizar la empresa. Lo que se pretende es aproximarse lo máximo posible al nivel de stock óptimo, que es aquel en que los costes de gestión son mínimos. Uno de los sistemas más utilizados en la gestión de inventarios es el modelo de Wilson.

2.3

Modelo de pedido óptimo o modelo de Wilson

El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de inventarios.

Hipótesis en las que se asienta el modelo:

• a) Todas las variables que intervienen en la gestión son conocidas.
• b) La demanda o necesidades de salida del almacén son conocidas y constantes a lo largo del periodo de tiempo estudiado.
• c) Los precios de adquisición o costes de fabricación son constantes (no existen descuentos).

El plazo de aprovisionamiento es el tiempo que tarda el proveedor en entregar el material.

2.4

Modelo ABC de gestión de inventarios

Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos, ya que tienen una influencia diferente sobre la gestión de esos inventarios.

El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías:

• Existencias

  A.Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisionamiento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias.
• Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las anteriores. 30%
• Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. 50%

La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere de un nivel de control diferente; cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados, más estrecho deberá ser ese control. 2.5. El sistema JIT (just-ín-time) de gestión de inventarios

El sistema JIT (just-in-time) Japón luego EEUU y mundialmente

El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en almacén. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.

La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando ágilmente ante cambios de la demanda y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas operativos.

Valoración de las existencias

Precio de adquisición = Importe de facturas de los productos + + gastos de la operación

Coste de producción = Materias primas + otros consumos + + otros costes directos de fabricación + coste indirecto de la empresa

3.1. Criterios de valoración de las salidas del almacén

• Criterio PMP(Precio Medio Ponderado). Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.
• Criterio FIFO (acrónimo de su denominación en inglés First In, First Out: primera entrada, primera salida).  Las existencias se registran a su valor de entrada respetando el orden cronológico.
• Criterio LIFO (corresponde al acrónimo en inglés de Last In, First Out: última entrada, primera salida).Las existencias se registran a su valor de entrada, respetando también el orden cronológico.