Externalización de Servicios

La externalización (outsourcing) consiste en la decisión de una organización de delegar una parte de sus procesos, generalmente en el ámbito logístico, productivo o de negocio, a una empresa especializada. Se asume que esta empresa, por su especialización, puede desempeñarlo con mayor eficiencia.

Objetivo

El objetivo principal de una empresa que contrata un servicio de outsourcing es poder dedicar sus mejores esfuerzos y energía al foco central de su negocio.

Servicio

Un servicio de outsourcing tiene un marco jurídico definido, que las empresas involucradas deben conocer y cumplir. Estos servicios están soportados por contratos interempresariales que definen los términos de la prestación, los compromisos asumidos tanto por el prestador como por el receptor, y las sanciones en caso de incumplimiento.

Riesgos en Decisiones Estratégicas

Las ventajas del outsourcing son muchas, sin embargo, existen riesgos latentes:

• Pérdida de control frente a emergencias.
• Uso indiscriminado de información confidencial contenida en el producto.
• Pérdida de innovación en el producto terminado.

La principal decisión estratégica en el almacenaje se basa en decidir si realizar una gestión propia o encargarla a una empresa externa. La externalización del almacenaje ha demostrado que la especialización en estas funciones es muy valorada por empresas con un alto volumen de stock y rotación de producto.

¿Por Qué Utilizar Outsourcing?

Anteriormente, esta práctica se consideraba un medio para reducir costos. Sin embargo, en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas por razones como:

• Es más económico: Reducción y/o control del gasto de operación.
• Concentración de los negocios y disposición más apropiada de los fondos de capital debido a la reducción o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con la razón de ser de la compañía.
• Acceso al dinero efectivo: Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
• Manejo más fácil de las funciones difíciles o que están fuera de control.
• Disposición de personal altamente capacitado.
• Mayor eficiencia.

Todo esto permite a la empresa enfocarse en asuntos empresariales, tener acceso a capacidades y materiales de clase mundial, acelerar los beneficios de la reingeniería, compartir riesgos y destinar recursos para otros propósitos.

Desventajas del Outsourcing

Como en todo proceso, existen aspectos negativos. El outsourcing no está exento de esta realidad.

Desventajas del Outsourcing:

• Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del proveedor externo.
• La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar productos y procesos.
• Al proveedor externo, al aprender y tener conocimiento del producto, podría usarlo para iniciar una industria propia y convertirse de proveedor en competidor.
• El costo ahorrado con el uso de outsourcing puede no ser el esperado.
• Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa.
• Alto costo en el cambio de proveedor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.
• Reducción de beneficios.
• Pérdida de control sobre la producción.

Ventajas del Outsourcing

La compañía contratante se beneficiará de una relación de outsourcing, ya que logrará, en términos generales, una «Funcionalidad mayor» a la que tenía internamente con «Costos inferiores» en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías contratadas.

En estos casos, la empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológico, manejo de proyecto, implementación, administración y operación de la infraestructura.

Beneficios o Ventajas del Outsourcing:

• Los costos de manufactura declinan y la inversión en planta y equipo se reduce.
• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
• Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
• Ayuda a construir un valor compartido.
• Ayuda a redefinir la empresa.
• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.
• Incrementa el compromiso hacia un tipo específico de tecnología que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.
• Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnología sin la necesidad de entrenar personal para manejarla.
• Permite disponer de servicios de información de forma rápida considerando las presiones competitivas.
• Aplicación de talento y recursos de la organización a las áreas claves.
• Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.
• Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

Áreas de la Empresa que Pueden Pasar a Outsourcing

Muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en maximizar el rendimiento minimizando los costos.

El outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, sino que abarca la mayoría de las áreas de la empresa. A continuación, se muestran los tipos más comunes:

• Outsourcing de los sistemas financieros.
• Outsourcing de los sistemas contables.
• Outsourcing de las actividades de mercadotecnia.
• Outsourcing en el área de recursos humanos.
• Outsourcing de los sistemas administrativos.
• Outsourcing de actividades secundarias. (vigilancia física, limpieza, abastecimiento de papelería y documentación, manejo de eventos y conferencias, administración de comedores, entre otras.)
• Outsourcing de la producción.
• Outsourcing del sistema de transporte.
• Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribución.
• Outsourcing del proceso de abastecimiento.

El outsourcing puede ser total o parcial:

Outsourcing Total:

Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Outsourcing Parcial:

Solamente se transfieren algunos de los elementos anteriores.

Áreas de la Empresa que No Deben Pasar a Outsourcing

• Administración de la planeación estratégica.
• Tesorería.
• Control de proveedores.
• Administración de calidad.
• Servicio al cliente.
• Distribución y ventas.

Estrategias de Outsourcing: Claves para Desarrollarla de Manera Efectiva

Cuando una compañía decide llevar a cabo un proceso de outsourcing, debe definir una estrategia que guíe todo el proceso.

Hay dos tipos genéricos de estrategia de outsourcing: la periférica y la central.

• Periférica: La empresa adquiere actividades de poca relevancia estratégica de proveedores externos.
• Central: Las empresas contratan actividades consideradas de gran importancia y larga duración para obtener el éxito.

Puntos Básicos para Lograr un Outsourcing Exitoso

Para lograr un buen resultado en el proceso de outsourcing hay que considerar tres aspectos principales: la revisión de la estructura de la empresa, la determinación de las actividades a externalizar y la selección de los proveedores.

1. Revisar la Estructura de la Empresa

Cuatro puntos básicos para que una empresa cuente con la estructura adecuada:

• Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento. El proceso de outsourcing debe tener una misión definida: aumentar el valor del producto percibido por los consumidores. Un diseño exitoso consiste en aprovechar al máximo las habilidades principales de la organización y subcontratar todo lo demás.
• Determinar habilidades principales e identificar cuellos de botella. Identificar las actividades centrales o principales para el negocio, generalmente aquellas en las que se tiene alguna ventaja sobre los competidores (mejor tecnología, mejor calidad, menores costos, etc.).
• Cambiar la cultura organizacional. Lograr que los integrantes de la organización entiendan los fundamentos de esta separación de actividades, los motivos y los beneficios.
• Contar con la tecnología de información adecuada. Una vez establecidos los puntos básicos para el outsourcing, es importante contar con la tecnología necesaria para mantener este tipo de relación.

2. Determinar a Cuáles Actividades Aplicar Outsourcing

Dentro de una organización existen diversos tipos de actividades que, dependiendo de su naturaleza, pueden o no someterse a un proceso de outsourcing. Se tienen las actividades estratégicas, las altamente rentables y las rutinarias y/o de apoyo. Las dos primeras deben conservarse internamente, mientras que la última es recomendable subcontratar.

Criterios para determinar las actividades a subcontratar:

• Actividades que hacen uso intensivo de recursos: Permite a las compañías entrar en un nuevo mercado sin incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo. Algunas utilizan esta técnica buscando aumentar su eficiencia y reducir costos.
• Actividades que usan servicios especializados: Ofrece a las empresas gran flexibilidad en sus sistemas, ya que pueden contar con el apoyo de un tercero especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado.
• Actividades relativamente independientes.

3. Seleccionar al Proveedor

Pasos a llevar a cabo en la selección de un proveedor:

• Analizar la relación costo / beneficio.

La empresa intenta desintegrar una actividad que forma parte de sus habilidades centrales y/o la selección del proveedor es deficiente y éste no tiene las capacidades suficientes para ofrecer el servicio a la empresa o la actividad no forma parte de sus habilidades principales.