Factores que Afectan el Desarrollo del Proyecto
Existen numerosos factores que determinan la transformación de ideas en proyectos y, a partir de ahí, la realización exitosa de los mismos. Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes. Por lo tanto, los cambios en las necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior del proyecto.
La Cultura Organizacional como Factor Determinante
Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones. En ellos participan personas con comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto están constantemente afectados por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas pueden ser vistas de diversas formas por los miembros de la organización y, dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales.
La Resistencia al Cambio y su Impacto
Quienes utilizarán el producto o servicio resultante del proyecto también afectan su realización. La resistencia al cambio, generada por la sensación de salir de la zona de confort, se convierte en uno de los aspectos cruciales en la administración de proyectos.
Fases del Proyecto y Factores Asociados
Los aspectos que afectan el proyecto se presentan típicamente en determinadas fases. Por ejemplo, el desgaste de las relaciones entre los involucrados, generado por diferencias o percepciones distintas sobre un mismo tema, es común y determinante para el resultado esperado. En muchos casos, se enfoca la energía en las personas que influencian el problema más que en el problema en sí mismo.
Cambios de Rumbo Drásticos
Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y ocasionados por la reacción ante un cambio del mercado o del entorno, afectan negativamente al no permitir la culminación de tareas o la finalización de entregables esperados. Esto lleva a frustraciones en los involucrados, al no suplir sus necesidades de realización.
El Impacto de las Emociones en el Proyecto
Los proyectos son desarrollados por personas, lo que implica la influencia de aspectos subjetivos. Factores como el compromiso, la afinidad con las actividades, la empatía y, en general, la emoción que se genera alrededor del proyecto, se convierten en el combustible que impulsa el logro de los resultados.
La Situación de las Empresas Participantes
Cuando un proyecto involucra a más de una organización, la situación o “momentum” corporativo de cada una puede afectar positiva o negativamente. Por ejemplo, si un proveedor atraviesa dificultades financieras, esto puede traducirse en una reducción de recursos asignados al proyecto, con un efecto dominó en las personas y otros aspectos.
La Curva de Aprendizaje y su Influencia
Algunos proyectos involucran nuevas tecnologías, donde la incertidumbre sobre su capacidad y la curva de aprendizaje necesaria para dominarlas consumen recursos como tiempo y costo. Una vez cubierta la curva de aprendizaje, se ajustan las expectativas al conocer si se soportan todas las previsiones o si se deben buscar caminos adicionales.
El Impacto de los Afectados por los Resultados
En ocasiones, los resultados del proyecto afectarán a personas, ya sea porque su forma de trabajo se modificará o porque sus actividades serán automatizadas. Algunos proyectos incluyen a estas personas como proveedores de información o miembros del equipo. Es de esperarse que se presente oposición, traducida en obstáculos para la finalización. Los proyectos de outsourcing son un buen ejemplo de esto, donde se entrega un proceso a un tercero, lo cual genera despidos.
Áreas de Conocimiento en Administración de Proyectos
Capital Humano, Tiempo, Alcance y Costo
Desde el punto de vista sistémico, un proyecto utiliza recursos que son procesados para producir salidas. La optimización de estos recursos es la meta para facilitar los resultados. Los recursos involucrados incluyen a las personas, el tiempo disponible, el presupuesto y el conocimiento necesario. Estas áreas requieren un conocimiento específico y una forma adecuada de administrarse.
Calidad
La combinación de estos recursos dará como resultado entregables (productos o servicios) con niveles de calidad esperados por el cliente o usuarios finales. La calidad es otra área a administrar en el desarrollo del proyecto.
Comunicaciones
Se genera información de interés para todos los involucrados. Cada uno requiere información sobre el avance o para tomar decisiones. Se necesita involucrar ciertos niveles de la organización para facilitar el desarrollo. Por esta razón, se requiere una administración adecuada de la información y de la forma de comunicarla. El manejo inadecuado de las comunicaciones puede causar el fracaso del proyecto. Las personas que no reciben información no perciben cómo se van obteniendo las expectativas, generando desinterés.
Abastecimiento
El proyecto requiere insumos al inicio y durante su ejecución. Garantizar que estos recursos se vinculen en el momento adecuado y con las características requeridas es crucial. La gerencia del proyecto debe administrar esto correctamente para evitar sobrecostos o pérdidas de tiempo.
Integración
La iniciación e integración de los proyectos es otro tema que requiere administración. La definición de lo que se necesita para iniciar, las personas que deben participar y la forma de organizar el trabajo son aspectos que determinan el éxito o fracaso.
Riesgos
Existe la posibilidad de que las cosas no salgan bien. Durante la realización del proyecto aparecen sucesos que amenazan su finalización. Esto sugiere una administración del riesgo asociado a los factores que afectan al proyecto, permitiendo anticipar medidas para minimizar el impacto negativo.
Fases y Ciclo de Vida del Proyecto
Las actividades para administrar un proyecto se circunscriben normalmente en fases. El desarrollo del proyecto involucra la generación de entregables claves que determinan un avance. La culminación de estos entregables determina la finalización de una fase y la iniciación de otra. Generalmente, al inicio de una nueva fase precede una evaluación de la calidad de los entregables, los tiempos y la corrección de errores.
En proyectos de tecnología, por ejemplo, las fases están determinadas por los entregables que contienen la definición de los requerimientos, el diseño de la solución, la implementación, las pruebas y la puesta en marcha.
En el ciclo de vida tradicional, la finalización de las fases y de los entregables asociados garantiza el avance del proyecto.
En el ciclo de vida en espiral incremental, la definición de requerimientos, diseño, implementación, pruebas y puesta en marcha se desarrolla varias veces. La realización de estas cuatro fases se conoce como una iteración, por lo que se itera varias veces hasta la finalización.
Habilidades Necesarias para la Gestión de Proyectos
- Definición del proyecto
- Planeación del trabajo
- Administración del contrato
- Administración de proveedores
- Administración del plan de trabajo
- Administración de situaciones
- Administración del alcance
- Administración de riesgo
- Administración de la comunicación
- Administración de la documentación
- Administración de la calidad
- Administración de métricas
Administración del Plan de Trabajo
Hasta aquí, ya se tienen definidos el proyecto y planeado el trabajo. De la misma manera, en caso de necesitarse, están en pie los documentos que rigen la relación con los proveedores. Los entregables del proyecto hasta ahora son: la definición del proyecto, el plan de trabajo, el contrato y el manual de administración del proyecto. Aunque algunos gerentes de proyecto consideran que al superar estos pasos ya se tiene superada la parte difícil, están equivocados.
El plan de trabajo es solo un entregable. Describe lo que hay que hacer, el orden del trabajo, el esfuerzo requerido y quién está asignado a qué tarea, pero solo representa el mejor estimado de cómo completar el trabajo en un momento dado.
Administración de Situaciones
Por lo general, un proyecto se administra en dos instancias: a nivel de equipo de proyecto y gerente, y a nivel de gerencia de la compañía. Cuando se involucran proveedores, habrá también un gerente del proyecto por parte del proveedor y estará asignado el gerente de la empresa para el comité gerencial. En algunos casos, el comité implica largas e improductivas reuniones. Para efectos de este escrito, el comité es un grupo de personas con autoridad para tomar decisiones, que requieren o no de reuniones. Hoy, con el uso del correo electrónico y sistemas automatizados, son escasas las reuniones requeridas.
Una «situación» se presenta cuando un problema puede impedir o impide el progreso del proyecto y no puede ser resuelto por el gerente y el equipo sin ayuda externa. Cuando esto ocurre, no queda más alternativa que resolver el problema.
Se recomienda la aplicación de técnicas de manejo de situaciones, con dos componentes. El primero es tener un proceso que permita encontrar estas situaciones, determinar su impacto, evaluar alternativas y conseguir las personas que permitan tomar la mejor decisión. Este proceso debe ser parte del proceso general de administración del proyecto y debe estar definido antes de empezarlo.
Administración
Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos utilizando recursos económicos, humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas sistematizadas.