Organización:
implica una estructura formalizada intencional de roles o posiciones
. Organización formal:
Se refiere a la estructura intencional de roles en una empresa formalmente organizada.
Organización informal:
Red de relaciones interpersonales que surgen cuando las personas se asocian entre sí.
departamento designa un área, división o sucursal específica de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad por el desempeño de actividades establecidas.
los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, aun cuando este límite varía, dependiendo de las circunstancias.
Tramos estrechos:
ventajas(supervisión estrecha, control estricto, comunicación rápida entre gerentes y superiores)
desventajas(superiores se involucran mucho con trabajo, muchos niveles admin, altos costos, excesiva distancia
) Tramos amplios: ventajas(superiores deben delegar, políticas claras, subordinados selec con cuidado
) desventajas(superior sobrecargados, pérdida de control superior, nec administ de gran calidad
Crecimiento vertical:
Se produce a partir de la práctica del principio de delegación. Un superior delega funciones y autoridad a un subordinado y la organización aumenta un nivel adicional.
Crecimiento horizontal:
Se produce a partir de la práctica del principio de división del trabajo. La organización decide especializar designando tareas de la misma temática a una persona. Como consecuencia la organización crece en un área adicional.
Funciones técnicas:
ligadas con la producción de bienes.
Funciones Comerciales:
asociados con las actividades de compra, venta e intercambio de la empresa.
Funciones Financieras:
implican la búsqueda y manejo de capital.
Funciones de Seguridad:
bienestar de las personas que laboran en la organización y los muebles y enseres con que cuenta la misma.
Funciones Contables:
controlan la parte que tiene que ver con los inventarios, costos, registros, balances y las estadísticas empresariales.
Funciones Administrativas:
regulan y controlan las cinco funciones anteriores.
La estructura y el proceso de organizar:
Organizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos fundamentales: la estructura debe reflejar objetivos y planes porque las actividades se derivan de ellos/ reflejar la autoridad disponible para la gerencia de la empresa/la estructura de una organización, como cualquier plan, debe reflejar el ambiente que la rodea/dado que la organización está dotada de personal, el agrupamiento de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura de organización deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de las personas.
Departamentalización:
Consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos Homogéneos
. Por función:
Agrupa las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa. las funciones empresariales básicas son: producir, vender y financiar. La departamentalización basada en el territorio es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias.
Clientes:
Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo de clientes es administrado por un jefe de departamento.
Productos:
permite a la alta gerencia delegar a un ejecutivo de división autoridad extensa sobre las funciones de manufactura, ventas, servicio e ingeniería que se relacionan con un producto.
El poder es la capacidad de individuos o grupos de influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos.
Autoridad en la organización es el derecho propio de una posición (y, a través de ella, el derecho de la persona que la ocupa) de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros.
La autoridad de línea es la relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado. La función de personal de staff es la de investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea.
Autoridad funcional es el derecho delegado a un individuo o a un departamento para controlar procesos, prácticas y políticas específicas, u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.
La descentralización es la tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada.
No puede haber una centralización absoluta de la autoridad en una persona porque eso implica que no hay gerentes subordinados y, por tanto, tampoco hay una organización estructurada.
No puede haber una descentralización absoluta, pues si los gerentes delegan toda su autoridad, su estatus como gerentes dejaría de existir, sus posiciones serían eliminadas y, de nuevo, no habría organización.
La autoridad se delega cuando un superior otorga discreción a un subordinado para tomar decisiones. incluye: 1) determinar los resultados esperados de una posición, 2) asignar tareas a la posición,3) delegar autoridad para cumplir esas tareas,4) hacer responsable a la persona que ocupa esa posición del cumplimiento de las tareas. Este proceso debe centrarse en el principio de confianza mutua, lo cual es indispensable para completar la delegación.
Organigrama:
sirve para representar a la organización formal: Los puestos que la componen, La relación entre los mismos, Las jerarquías existentes.
Descripción del puesto:
informa a todos las responsabilidades del ocupante, aclara la autoridad de la posición y establece la serie de objetivos verificables para las áreas de resultados finales.
Establece:
La función básica de la posición/Las áreas de resultados finales mas importantes de las que el gerente es responsable/ Las relaciones de reporte involucradas.
Dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
NIVELES DE LA DIRECCIÓN:
HABILIDADES DEL DIRECTOR,GERENCIA GENERAL, GERENCIA MEDIA, SUPERVISIÓN.
Capacidades Directivas: Capacidad Estratégica
Enfrentar situaciones complejas. Elegir los medios más adecuados.
Capacidad Interpersonal:
Dirigir personas. Motivar. Coordinar. Relaciones con personas de la organización y su entorno.
Capacidad emocional:
Tomar decisiones adecuadas. Asumir riesgos.
Capacidad Técnica:
Conocimiento del sector económico. Técnicas de gestión empresarial.
Tareas de la dirección en todos los niveles:
Pensar, preveer y hacer proyectos/Planificar las tareas a ejecutarse/Pronosticar los resultados/Proveer los recursos necesarios/Tomar decisiones/Motivar/Seleccionar, capacitar y evaluar al personal/Coordinar/Supervisar/Influir/ Controlar.
Se definen por diferentes factores:
La personalidad/ La habilidad/La experiencia/La conciencia de sí mismo/La características de los grupos que conforman la organización/Las relaciones interpersonales/La cultura y el clima de la organización/La característica del medio.
Dirección autócrata:
Tienden a concentrarse únicamente en el trabajo. Las relaciones son solamente laborales. Realizan una estrecha supervisión. Utiliza la organización formal, para que a través de la sanción ejerza la tarea directiva. Es restrictiva, se preocupa por las tareas y no por las personas.
Direccion relajada:
Clima de libertad absoluta. Sus miembros fijan los objetivos y el nivel de actividad. Los directivos tienen poca participación. Predominan la organización informal. Aparecen los líderes informales. Interdependencia de los subordinados. El papel del directivo es auxiliar en el logro de los objetivos.
La dirección participativa:
Esfuerzos mancomunados de sus miembros y los directivos en pos de los objetivos. Función básica del directivo – Asumir un liderazgo adecuado coincidente con la autoridad y el poder que posee. Centrado en las personas: democrático, orientado a seguidores permisivos, participativos y considerados.
La comunicación es la transferencia de información de un emisor a un receptor, siendo la información comprendida por el receptor.
PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN:
es tener información disponible para actuar o facilitar procesos de cambio, influir la acción hacia el bienestar de la empresa. Es necesaria: 1) para establecer y diseminar las metas de una empresa;2) desarrollar planes para su logro;3) organizar los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y efectiva;4) seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización;5) liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir,6) controlar el desempeño.
BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIÓN:
Falta de planeación, Suposiciones no aclaradas, Distorsión semántica, Mensajes mal expresados, Barreras a la comunicación en el ambiente internacional, Pérdidas por transmisión y mala retención, Escucha deficiente y evaluación prematura, Comunicación impersonal, Desconfianza, amenaza y temor, Periodo insuficiente para ajustarse al cambio, Sobrecarga de información.
Guías para mejorar la comunicación:
Aclarar el propósito del mensaje, Utilizar codificación inteligible, Consultar los puntos de vista de otros, Considere las necesidades de los receptores, Utilice el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad, Obtenga realimentación, Considere las emociones y motivaciones de los receptores, Escuche.
La toma de decisiones se define como la selección de un proyecto de acción de entre varias alternativas; se encuentra en el centro de la planeación
. Importancia y limitaciones de la toma de decisiones:
El proceso que lleva a tomar una decisión podría ser considerado como: 1) hacer premisas, 2) identificar alternativas, 3) evaluar alternativas en términos de la meta que se busca y 4) elegir una alternativa, es decir, tomar una decisión
. Racionalidad en la toma de decisiones:
Las personas que actúan o deciden con racionalidad intentan alcanzar una meta que no se puede lograr sin acción.
Deben tener:
una clara comprensión de los cursos de acción mediante los cuales se pretende llegar a una meta bajo las circunstancias y limitaciones existentes, así como reunir la información y la habilidad para analizar y evaluar alternativas a la luz de la meta buscada y, por último, tener el deseo de llegar a la mejor solución al seleccionar la alternativa que satisfaga el logro de la meta.
La capacidad de desarrollar alternativas a menudo es tan importante como ser aptos para seleccionar correctamente entre ellas. Debido a que si no seleccionamos las alternativas suficientes, podemos estar descartando opciones de antemano. Por otro lado, si seleccionamos un numero muy grande de alternativas, ninguna de ellas será evaluada de manera adecuada.
Un factor limitante obstruye la manera de lograr un objetivo deseado.
Al seleccionar entre alternativas los gerentes pueden utilizar tres enfoques básicos:
1) Experiencia 2) Experimentación 3) Investigación y análisis.
Decisiones programadas:
Este tipo de decisión se utiliza para un trabajo rutinario y repetitivo; se relaciona primordialmente con criterios establecidos con anterioridad.
Decisiones no programadas:
son utilizadas en situaciones no estructuradas, nuevas o mal definidas de naturaleza no recurrente.
Condiciones de toma de decisiones:
Condiciones de certidumbre, >Condiciones de incertidumbre, >Condiciones de riesgo.
Componentes del liderazgo:
1) la capacidad de utilizar el poder con efectividad y de manera responsable, 2) la capacidad de comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas motivadoras en distintos momentos y en diferentes situaciones, 3) la capacidad de inspirar y 4) la capacidad de actuar de una manera que desarrolle un clima que conduzca a responder y despertar motivaciones.
Los líderes aplican tres estilos básicos: El líder autocrático ordena y espera cumplimiento, es dogmático y positivo y dirige por la habilidad de retener u otorgar recompensas y castigos.
El líder democrático, o participativo consulta con los subordinados sobre acciones y decisiones propuestas y alienta su participación
. El líder de rienda suelta usa su poder muy poco, si lo hace, da a los subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.