Etapas Clave en la Negociación

La negociación es un proceso estratégico que se divide en etapas fundamentales para lograr acuerdos exitosos. A continuación, se detallan las fases esenciales:

1. Preparación

La preparación es la base del éxito en cualquier negociación. Implica una investigación exhaustiva y la definición de objetivos claros. Los aspectos clave a considerar son:

• Recopilación de información:
  • Recopilar información sobre nuestra oferta: características técnicas, gama de productos, plazos de entrega, garantías, servicio postventa, condiciones de pago, etc.
• Definición de objetivos:
  • Establecer un resultado óptimo (el mejor posible), aceptable y mínimo (por debajo del cual no interesa cerrar un acuerdo).
  • Preparar alternativas para los objetivos inalcanzables.
• Coordinación interna:
  • Contactar con los departamentos de la empresa que puedan verse afectados por la negociación para informar, unificar criterios y definir una postura común.
• Análisis de márgenes y límites:
  • Conocer nuestro margen de maniobra: hasta dónde podemos ceder, qué acuerdos podemos firmar y cuáles requieren autorización de un órgano superior.
• Investigación de la otra parte:
  • Buscar información sobre la empresa y el negociador de la otra parte: quiénes son, cuáles son sus objetivos, qué cargo desempeñan, dónde residen sus fortalezas y debilidades, y cómo negocian.
• Análisis de la competencia:
  • Recopilar datos sobre los competidores: productos, valoración de los nuestros, puntos fuertes y débiles, precios, etc.
  • Identificar qué aspectos de nuestra oferta son superiores y cuáles no.
• Estudio de referencias:
  • Realizar averiguaciones sobre procesos similares que puedan servir de referencia: precios o condiciones pactadas.

Una vez recopilada toda la información, es crucial preparar los argumentos, las estrategias y las tácticas para persuadir a la otra parte. Dos aspectos clave son:

• Convicción: Llevar la lección aprendida para evitar improvisaciones.
• Selectividad: Utilizar los argumentos de mayor peso, anticiparse a las posibles objeciones y preparar respuestas oportunas.

2. Desarrollo

El desarrollo comienza con la reunión de las partes y finaliza con la conclusión de las deliberaciones, con o sin acuerdo. Durante esta fase, se intercambia información, se definen posiciones, se detectan discrepancias y se busca acercar posturas. Requiere paciencia y flexibilidad.

Después de la introducción, la parte que realiza la oferta suele comenzar con una presentación. Ambas partes intercambian información, evalúan posiciones y diferencias, defienden sus planteamientos, argumentan y hacen concesiones. El objetivo es acercar posturas, a pesar de las diferencias, si existe interés en llegar a un acuerdo.

3. Cierre

El cierre se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminada la negociación, con o sin acuerdo. Antes de finalizar, es crucial asegurarse de que no queden cabos sueltos y de que ambas partes interpretan los aspectos pactados de la misma manera.

En caso de acuerdo, evitar nuevas exigencias que puedan ponerlo en riesgo. El acuerdo final es un momento clave y no hay marcha atrás. Es fundamental recoger por escrito los acuerdos, evitando compromisos verbales. Se recomienda revisar detenidamente el documento, contrastarlo con los apuntes y asegurarse de tener la autorización necesaria para firmarlo.

Documentación de Proveedores y Productos

Todas las empresas deben mantener un registro de sus proveedores para facilitar la solicitud de presupuestos, información y el envío de pedidos. Un buen registro debe cumplir las siguientes condiciones:

• Contener todos los datos necesarios y actualizados.
• Conservar las fichas ordenadas y clasificadas para una fácil localización.
• Realizar un duplicado y guardarlo en un lugar seguro.

Ficha del Proveedor

La ficha del proveedor es un documento esencial para el personal de compras. El contenido estándar incluye:

• Datos de identificación: nombre o razón social, CIF, dirección completa, teléfono y correo electrónico.
• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidad de venta, lotes.
• Condiciones comerciales: precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, servicios, gastos (envases, transporte, seguro, etc.).
• Observaciones: resultados de pruebas, informes recibidos, etc.

Ficha del Producto

Se utilizan para registrar datos y conclusiones de la selección de ofertas. El contenido incluye:

• Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.
• Nombre y código de los proveedores preseleccionados por orden de prioridad.
• Observaciones sobre las características destacadas al estudiar las ofertas.

La ficha del producto permite tener información sobre la oferta más apropiada para cada ocasión y recurrir a otros proveedores en caso de necesidad.

Características del Buen Negociador

Un buen negociador posee una serie de características clave:

• Le gusta negociar: Ve la negociación como un desafío y se siente cómodo en ella.
• Entusiasta: Aborda la negociación con ganas e ilusión.
• Gran comunicador: Presenta su oferta con claridad y capta el interés de la otra parte.
• Persuasivo: Utiliza argumentos convincentes.
• Observador: Capta el estado de ánimo y las necesidades de la otra parte.
• Social: Facilita las relaciones personales y crea un ambiente de confianza.
• Respetuoso: Muestra deferencia hacia su interlocutor.
• Honesto: Negocia de buena fe y cumple lo acordado.
• Firme: Tiene ideas claras y sabe hasta dónde puede ceder.
• Autoconfiado: Se siente seguro de su posición y mantiene la calma.
• Ágil: Capta rápidamente los puntos de acuerdo y discordia.
• Resolutivo: Busca resultados rápidos, pero sin precipitarse.
• Arriesgado: Sabe tomar decisiones complicadas.
• Paciente: Sabe esperar cuando es necesario.
• Creativo: Encuentra soluciones innovadoras.