Etapas Clave en la Negociación

La negociación es un proceso fundamental en el ámbito empresarial y personal. Comprender sus etapas y dominar las habilidades necesarias puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. A continuación, se detallan las etapas esenciales de la negociación:

1. Preparación

La preparación es la fase más crucial de la negociación. Una buena preparación aumenta significativamente las posibilidades de alcanzar un acuerdo favorable. Los aspectos clave a considerar son:

• Recopilación de información: Recopilar información sobre la oferta propia (características técnicas, gama de productos, plazos de entrega, garantías, servicio postventa, condiciones de pago, etc.).
• Definición de objetivos: Establecer objetivos claros, distinguiendo entre un resultado óptimo (el mejor posible), aceptable y mínimo (por debajo del cual no interesa cerrar un acuerdo). Preparar alternativas para los objetivos inalcanzables.
• Contacto con departamentos internos: Informar y unificar criterios con los departamentos de la empresa que puedan verse afectados por la negociación, definiendo una postura común.
• Análisis del margen de maniobra: Determinar hasta dónde se puede ceder, qué acuerdos se pueden firmar y cuáles requieren autorización superior.
• Investigación sobre la otra parte: Recopilar información sobre la empresa y el negociador de la otra parte: quiénes son, cuáles son sus objetivos, qué cargo desempeñan, dónde residen sus fortalezas y debilidades, y cómo negocian.
• Análisis de la competencia: Recopilar datos sobre los competidores: sus productos, cómo valoran los nuestros, sus puntos fuertes y débiles, los precios, etc. Identificar qué aspectos de nuestra oferta son superiores y cuáles no.
• Investigación de referencias: Realizar averiguaciones sobre procesos similares que puedan servir de referencia, precios o condiciones pactadas.

Una vez recopilada toda la información, es necesario preparar los argumentos, las estrategias y las tácticas que se utilizarán para persuadir a la otra parte. Dos aspectos clave son:

• Convicción: Llevar la lección aprendida para evitar improvisaciones.
• Selectividad: Utilizar los argumentos de mayor peso, anticiparse a las posibles objeciones y preparar las respuestas oportunas.

2. Desarrollo

El desarrollo comienza cuando las partes se reúnen y finaliza cuando terminan las deliberaciones, con o sin acuerdo. Durante esta fase, las partes intercambian información, definen sus posiciones, detectan las discrepancias y tratan de acercar posturas. Requiere mucha paciencia.

Después de la introducción, la parte que realiza la oferta suele comenzar con una presentación. A continuación, ambas partes intercambian información, tanteando la posición y comprobando las diferencias. Defenderán sus planteamientos, argumentarán en contra de la otra parte y harán pequeñas concesiones. El objetivo es acercar posiciones a pesar de las diferencias, si existe interés en llegar a un acuerdo.

3. Cierre

El cierre se produce cuando se han tratado todos los temas y se da por terminada la negociación, con o sin acuerdo. Antes de finalizar, es crucial asegurarse de que no queda ningún cabo suelto y de que ambas partes interpretan de igual manera los aspectos pactados.

En caso de obtenerse un acuerdo, es importante no plantear nuevas exigencias, ya que se corre el riesgo de que la otra parte se retracte. El acuerdo final es un momento clave y no hay marcha atrás. Recoger por escrito los acuerdos, ya que no puede quedar nada en un compromiso verbal. Es común que las partes se relajen en este momento, pero se debe mantener la atención. Leer detenidamente el documento, contrastarlo con los apuntes y asegurarse de tener la autorización suficiente para firmarlo.

Documentación de Proveedores y Productos

Para una gestión eficiente, es fundamental contar con una base de datos de proveedores y productos. A continuación, se detallan los elementos clave:

Fichero de Proveedores

Todas las empresas deben disponer de un fichero de los proveedores con quienes trabajan habitualmente. La finalidad es obtener rápidamente los datos de los suministradores para solicitar presupuestos, información o enviar pedidos. Las condiciones que debe reunir un buen fichero son:

• Contener todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.
• Conservar las fichas ordenadas y clasificadas bajo un sistema de fácil localización.
• Realizar un duplicado y guardarlo en un lugar seguro.

Ficha del Proveedor

La ficha de proveedor es un documento esencial para el personal de compras. El contenido de una ficha estándar es el siguiente:

• Datos de identificación del proveedor: nombre o razón social, CIF, dirección completa, teléfono y correo electrónico.
• Artículos que fabrica o comercializa: modelos, tallas, colores, unidad de venta, lotes.
• Condiciones comerciales: precios, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, servicios que proporciona, gastos (envases, transporte, seguro, etc.).
• Observaciones: resultado de las pruebas realizadas a las muestras o los informes recibidos.

Ficha del Producto

Se utilizan para conservar los datos y las conclusiones de un proceso de selección de ofertas. El contenido de esta ficha es el siguiente:

• Nombre y código del artículo para el cual se han solicitado ofertas y presupuestos.
• Nombre y código de los proveedores preseleccionados por orden de prioridad.
• Observaciones sobre las características que más han destacado al estudiar las ofertas recibidas.

En la ficha del producto aparecen todos los posibles proveedores, lo que permite tener información sobre la oferta más apropiada para cada ocasión. Además, si un proveedor no puede atender un pedido, se puede recurrir a otro y garantizar el stock.

Características del Buen Negociador

Un buen negociador posee una serie de características que le permiten alcanzar acuerdos exitosos. Estas son algunas de las más importantes:

• Le gusta negociar: La negociación no le asusta, la contempla como un desafío y se siente cómodo.
• Entusiasta: Aborda la negociación con ganas e ilusión y aplica toda su energía para alcanzar un buen acuerdo.
• Gran comunicador: Presenta con claridad su oferta y consigue captar el interés de la otra parte.
• Persuasivo: Sabe convencer y utiliza los argumentos más efectivos.
• Observador: Capta el estado de ánimo de la otra parte y sus necesidades.
• Social: Facilidad para entablar relaciones personales y crear un ambiente de confianza.
• Respetuoso: Muestra deferencia hacia su interlocutor y comprende su posición.
• Honesto: Negocia de buena fe y cumple lo acordado.
• Firme: Tiene ideas claras y sabe hasta dónde puede ceder.
• Autoconfiado: Se siente seguro de su posición y mantiene la calma en situaciones de tensión.
• Ágil: Capta inmediatamente los puntos de acuerdo y de discordia y reacciona con rapidez.
• Resolutivo: Busca resultados rápidos, pero sin precipitarse.
• Arriesgado: Sabe tomar decisiones complicadas.
• Paciente: Sabe esperar cuando es preciso.
• Creativo: Encuentra soluciones sorprendentes y detecta nuevas áreas de colaboración.