Función de Aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o comercialización) y almacenarlos hasta que se inicie el proceso productivo o de comercialización. El objetivo principal es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, repuestos, envases, etc.) y al departamento de ventas los productos a comercializar. Esta función la realiza el departamento de compras o departamento de aprovisionamiento.

Aspectos Fundamentales de la Función de Aprovisionamiento

• Compras: Seleccionar proveedores considerando precio, calidad, plazo de entrega, condiciones de pago y servicio postventa para optimizar la rentabilidad.
• Almacenamiento: Disponer de un espacio físico para guardar y organizar los productos, junto con un sistema de gestión de existencias.
• Gestión de inventarios: Determinar la cantidad de existencias a mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa, minimizando los costes.

El mantenimiento de las existencias genera costes que deben minimizarse, maximizando al mismo tiempo el servicio que ofrecen.

Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el período entre la compra y la entrega de los productos vendidos. Varía según el tipo de empresa.

Ciclo de Aprovisionamiento de una Empresa Productora

Comienza con la compra de materiales, que se almacenan como existencias. Tras la fabricación, los productos también se almacenan hasta su venta. Los movimientos de almacén se deben a: entrada de compras, salida para producción, entrada de producto fabricado y salida para venta. Ejemplo: una industria automotriz.

Ciclo de Aprovisionamiento de una Empresa Comercial

Genera movimientos de almacén por compras y ventas. Ejemplo: un supermercado.

Las Existencias: Concepto y Tipos

Las existencias, también llamadas stocks o inventarios, son los materiales almacenados para facilitar la producción y satisfacer la demanda. Se clasifican según su utilidad y posición en el ciclo de aprovisionamiento:

• Materias primas: Se transforman para formar parte de los productos fabricados.
• Productos semiterminados: Elaborados por la empresa, requieren transformación adicional antes de la venta.
• Productos en curso: En proceso de fabricación al cierre del ejercicio económico.
• Productos terminados: Destinados al consumo final o a otras empresas.
• Mercaderías o existencias comerciales: Compradas para la venta sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Combustible, repuestos, embalajes, etc.
• Subproductos, residuos y materiales recuperables: Resultados accesorios de la producción.

Gestión de Inventarios

Motivos para Mantener Inventarios

• Evitar la ruptura de stocks: Satisfacer la demanda ante aumentos inesperados.
• Ajustar ritmos de producción y distribución: Cubrir la demanda estacional.
• Aprovechar descuentos por volumen: Reducir costes.

Clasificación de los Costes de los Inventarios

• Costes de pedido: Generados por la realización de pedidos (administración, transporte, etc.). Disminuyen al aumentar el volumen de inventario.
• Costes de mantenimiento: Generados por almacenar existencias (financiación, alquiler, control, etc.). Aumentan con el nivel de inventario.
• Costes de ruptura de stocks: Causados por la falta de existencias (pérdida de ventas, imagen, etc.). Disminuyen al aumentar el inventario.

Se recomienda mantener altos inventarios cuando los costes de pedido son elevados, los de almacenamiento son bajos, hay descuentos por volumen, se espera un aumento de la demanda o subidas de precios. Se recomienda mantener bajos inventarios cuando los costes de almacenamiento son altos, los de pedido son bajos, la demanda es estable, los proveedores son fiables, hay dificultades de financiación o se esperan bajadas de precios.

Administración de Inventarios: Indicadores Clave

• Stock máximo: Cantidad máxima de existencias según los costes de almacén.
• Stock mínimo o de seguridad: Cantidad mínima para evitar la ruptura de stocks.
• Punto de pedido: Nivel de existencias que activa un nuevo pedido, considerando el plazo de aprovisionamiento.

Modelo del Lote Económico o Modelo de Wilson

El Modelo de Wilson determina la cantidad óptima de pedido para minimizar los costes de gestión de inventarios.

Supuestos del Modelo de Wilson

• Demanda constante, uniforme y conocida.
• Plazo de aprovisionamiento constante.
• Precio unitario constante.
• Coste de mantenimiento dependiente del nivel medio de inventario.
• Entradas al almacén en lotes constantes.
• No se permiten rupturas de stock.
• Producto individual.

La evolución del inventario sigue un patrón de «dientes de sierra».

Elementos del Coste de Gestión de Inventarios

• Coste de pedido (CP): s * (D / Q), donde s es el coste unitario por pedido, D la demanda total y Q el volumen de pedido.
• Coste de almacenamiento (CAL): g * (Q/2) + SS, donde g es el coste anual por unidad almacenada y SS el stock de seguridad.

El coste total (CTG) es: CTG = CP + CAL.

El volumen de pedido óptimo (Q*) minimiza el CTG:

Q* = √(2 * D * s / g)

Otros parámetros calculables son: número de pedidos al año, cadencia entre pedidos y punto de pedido.