La Función de Control

La función de control permite regular o ajustar la actividad empresarial. Para ello, se observa y comprueba, en primer término, cómo responde la empresa a los objetivos planificados. Después, se detectan posibles desviaciones respecto de lo planificado y se analizan sus causas para, finalmente, corregir las desviaciones y suprimir los factores que obstaculizan el funcionamiento óptimo de la empresa.

El control es inseparable de la planificación. Comienza con la planificación y es fundamental que los planes se comuniquen a todas las personas involucradas en el esfuerzo. Controlar supone rendir cuentas ante otras personas.

Fases de la Función de Control

1. Establecimiento de estándares: Estos estándares deben fijar metas evaluables en términos cuantitativos y deben recoger todos los aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales: Para obtener estos datos, existe una gran variedad de procedimientos, dependiendo del tipo de información de que se trate.
3. Comparación de resultados con estándares: Entre lo que es y lo que debería ser. Han de realizarse con cierta periodicidad para detectar cualquier posible desviación.
4. Análisis de las diferencias: Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos. Es frecuente que se detecte la falta de personal o de medios para cumplir las previsiones. En algunos casos, las diferencias se deben a hechos fortuitos y poco frecuentes, en cuyo caso no es preciso tomar ninguna medida.
5. Corrección de las desviaciones: No basta con identificarlas si después no se hace nada para corregirlas. No todas las desviaciones son negativas.

Resumen de las fases del control:

1. Fijar unos estándares de resultados.
2. Medir los resultados reales del periodo.
3. Comparar los resultados reales con los estándares fijados.
4. Determinar las razones de las diferencias, si existen.
5. Tomar las medidas oportunas.

Función de Organización

La función de organización requiere:

1. Identificación y clasificación de las actividades y tareas precisas para conseguir los objetivos.
2. Proceso de división del trabajo.
3. Diseño de la estructura de la organización:
   • Quién realiza cada tarea y cuáles son sus responsabilidades.
   • Quiénes son los directivos responsables de los diferentes grupos.
   • Cuáles son las relaciones de coordinación y comunicación.

La organización consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre ellas y fijar sus responsabilidades, con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz. Un puesto de trabajo se define por el conjunto de tareas que debe realizar una persona en una empresa. Mientras más especializado es un puesto de trabajo, menor es el número de tareas que debe realizar el empleado. Lo opuesto de la especialización es el trabajo ampliado.

Criterios de Departamentalización

El proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas se denomina departamentalización.

1. Departamentalización funcional: Agrupar las actividades según las funciones básicas de la empresa. Cada unidad, a su vez, puede subdividirse en otras unidades funcionales más pequeñas.
2. Departamentalización geográfica: La división geográfica es conveniente en grandes empresas cuyas actividades estén muy dispersas físicamente.
3. Departamentalización por productos o servicios: Es una forma de agrupación interesante para las empresas que elaboran líneas de productos con características muy diferentes.
4. Departamentalización por clientes y/o canales de distribución: Este supuesto se da en empresas que tienen clientes muy diferentes entre sí, como minoristas, mayoristas y consumidores directos.
5. Departamentalización por procesos: Las actividades se agrupan en torno a las etapas del proceso productivo, como en la industria del automóvil o del sector textil.

La Organización Formal e Informal

La organización formal está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella, están definidas las actividades de las personas, las unidades o departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización. Por tanto, es oficial y conocida por todos sus miembros, los cuales están obligados a aceptarlas.

Junto a la organización formal, los miembros de cualquier grupo humano, con el paso del tiempo, van desarrollando sus propias relaciones informales. La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia que no depende de la dirección y que no es oficial. La organización informal puede entenderse como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal. Por estos canales de distribución informales circula información de todo tipo. Cuando las redes informales surgen como consecuencia de cualquier conflicto de la empresa, la organización informal puede generar problemas. La organización informal no puede ser planificada ni estructurada. Por tanto, lo único que se puede hacer es conocerla y tratar de que funcione a favor de los objetivos de la empresa.