Función Planificación

Consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión para conseguir los fines de la empresa.

A) Clasificación de los planes

Por su naturaleza y características

• Metas: Fines fundamentales perseguidos por la empresa.
• Objetivos: Debemos distinguir diversos grados de objetivos. Objetivos que tienen un carácter general y subobjetivos que son más específicos. Para establecerlos hay que tener en cuenta: Ser realistas, establecer prioridades y se deben alcanzar con los costes mínimos.
• Políticas: Principios básicos que sirven de guía para la toma de decisiones.
• Procedimientos: Pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
• Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no.
• Presupuestos: Planes cuantificados, expresión numérica de lo escrito.

Según su dimensión temporal

• A largo plazo (Periodo superior a 5 años)
• Medio plazo (Superior a 1 año e inferior a 5)
• Corto Plazo (Tienen como límite el ejercicio económico)

Por funciones o departamentos

Planes de producción, ventas, finanzas… están relacionados con cada departamento.

B) Etapas del proceso de planificación

1. Análisis de la situación de partida.
2. Fijación de los recursos.
3. Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación.
4. Evaluación de las alternativas.
5. Elección de una de las alternativas.
6. Control y determinación de desviaciones.

Función de Organización

Es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma la empresa.

Etapas

1. Determinar los niveles de organización y jerarquía de mandos.
2. Funciones de cada nivel de mando han de ser claros y concretos.
3. Cada persona tiene que saber a quién obedecer.
4. Debe haber vías de comunicación en los dos sentidos.

Comunicación de la empresa

• Vertical (ascendente): Se origina en los empleados y finaliza en los directivos. La finalidad es que conozcan los problemas de los trabajadores.
• Descendente: Directivos -> Trabajadores: informar de los objetivos de la empresa.
• Horizontal: (entre personas del mismo nivel jerárquico)

A) La organización del trabajo. Evolución histórica

Desde el inicio las personas se organizan para poder hacer mejor sus tareas. El humano ha tenido la necesidad de trabajar junto con los demás. Prehistoria: el individuo se organizaba para conseguir alimento. Edad antigua y época de grandes construcciones para realizarlas y las empresas aparecen en el siglo XIX. Los precursores fueron Taylor (EE.UU) y Fayol (Francia)

Escuela de organización científica del trabajo

Taylor, su gran representante. Sus ideas constituyen el taylorismo y se refiere a la producción industrial. Pretendía racionalizar el trabajo, eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos justos de cada trabajador. Defendía la existencia de una oficina técnica dedicada a organizar tareas de trabajadores.

Sus principios para disminuir costes eran:

• Análisis y diseño de cargos y tareas.
• Especialización de funciones.
• Descentralización de responsabilidad.
• Racionalización del trabajo, eliminando tiempos muertos.
• Incentivos salariales.

Fue bien acogido, pero cuando pasó el tiempo empezó a resentirse por el descontento de los trabajadores. Mientras, Fayol crea un sistema que interrelaciona más el factor humano y la empresa en su totalidad. Los principios de Fayol eran:

• División del trabajo.
• Jerarquía bien definida.
• Unidad de mando y dirección.
• Remuneración equitativa y satisfactoria.
• Equilibrio entre autoridad-responsabilidad.

Escuela de relaciones humanas

A partir de críticas al taylorismo, se buscan métodos para solucionar los puntos débiles. Mayo realiza experiencias que le sirvieron para formular teorías. En sus experimentos, comprobó que aumenta el rendimiento de trabajadores introduciéndose música, descansos… Volvió a la situación inicial y observó que la producción seguía aumentando. Había sido consecuencia de la relación entre personal de planta y amistad entre ellos y también entre jefes. Llegaron a las siguientes conclusiones:

• Existían incentivos distintos a los materiales.
• Es esencial la atención hacia el trabajador.
• El hombre no se programa como una máquina.

La motivación del trabajo

Para explicarla, debemos referirnos a las necesidades, que producen insatisfacción si la persona no las cumple. El empuje que les hace falta es la motivación. Cada empresa ha de aplicar diversos incentivos:

• El dinero (sirve para satisfacer necesidades de consumo, de compra)
• Las expectativas de futuro (Cuando hay posibilidades de mejorar y ascender, el trabajador está más motivado).
• Reconocimiento del trabajo (El esfuerzo hay que recompensarlo).
• Colaboración en el Trabajo (se han de otorgar tareas de responsabilidad y delegar funciones de manera que los trabajadores se sientan parte de la empresa).

Teoría de Maslow

Clasificó las necesidades en 5 niveles:

1. Necesidades fisiológicas.
2. Cuando uno está satisfecho, necesidades de seguridad (seguro, jubilación).
3. Necesidades sociales (necesidad de amor y afecto).
4. Necesidades de la propia estima (fama, prestigio…).
5. Necesidad de autorrealización (deseo de ser más y llegar hasta donde seas capaz).

B) La organización formal

Se entiende como la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa a cada uno de los elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir sus objetivos predeterminados. Una de las principales condiciones es que cada uno use sus elementos, sepa el papel que ha de realizar y la autoridad y responsabilidad que tiene.

Estructura organizativa

Para que la organización formal resulte bien definida y sea comprensible para todas las personas que trabajan en ella ha de estar bien estructurada. Para eso es necesario conocer la división del trabajo, analizar cómo se coordina y cómo es la comunicación. En cuanto a la división se puede hacer asignándole a cada trabajador la función que mejor se le dé: o por departamentos. Se clasifica en:

• División en departamentos por funciones (se organizan según su especialización y su capacidad).
• Por zonas geográficas (Se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto).
• Por producto (Agrupación de trabajadores según el producto final).

Departamentación: Consiste en la agrupación en departamentos de las personas que se encargan de la misma labor con el fin de controlar y coordinar las tareas. Los tipos son: (procesos productivos, por proyectos, por funciones, geográficos, por turnos de trabajo, por tipos de producto, matricial.)

En cuanto a la comunicación:

• Relaciones lineales (Una persona manda y otra obedece).
• De staff o equipo asesor (Tiene como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas).
• Funcionales (Conjunto de especialistas que tienen autoridad y responsabilidad sobre todo acerca de su especialidad).

Modelos de estructura organizativa

• a) Lineal o jerárquico: Todos los miembros de una empresa dependen de un superior. Ventajas: Simplicidad, autoridad y responsabilidad bien definidas y rapidez. Inconvenientes: Falta de especialización, excesiva concentración de autoridad, falta de flexibilidad y de motivación.
• b) Funcional: Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta. Ventajas: La empresa puede disponer de especialistas dentro de la misma y los empleados se dedican a su especialidad. Inconvenientes: Los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe y a veces son contradictorias, creándose conflictos de convivencia.
• c) Modelo lineal o de asesoramiento (staff): Caracteriza estructura central jerárquica, con el soporte por parte de los otros departamentos de asesoramiento, sirven para ayudar y asesorar pero que no tienen ninguna autoridad. V> intervención específica de asesores en diferentes departamentos INcon> decisiones lentas y +coste.
• d) Modelo en comité: Cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad, Decisión toman normalmente los jefes con los distintos departamentos, obtener visión general de aspectos afectan a la decisión V> decisión tomada varios puntos vista INcon> +tardanza y a veces hace por compromiso.
• e) Modelo matricial: Empresas industriales, combina como mínimo 2 variables organizativas, enlazadas por medio de unas relaciones de autoridad. V>orga flexible, puede variar proyectos INcon> necesario coordinar todas personas intervienen.

Organigramas

Son representación gráfica de la estructura de la organización empresarial y dan a conocer las características principales de dicha estructura.

• Según su forma: (vertical, horizontal (+autoridad izq) radial)
• Según finalidad: (organizativos (informa global) de análisis (aparece toda estructura organizativa empresas))
• Según extensión: (generales (representa todos departamentos) detallados (informan 1 departamento))
• Según contenido: (estructurales (solo representa las unidades que forman empresa) de personal (solo personal) funcionales (cómo está formada cada unidad))

Organización informal

Está integrada por las relaciones que se establecen entre los miembros de una empresa. Es espontánea, fuera del control de la dirección.

Diferencias entre formal e informal

1. Formal establecida por directivos, informal espontánea.
2. Formal posición jerárquica, informal amistad, enemistad..
3. Formal actividad desempeña interés por la empresa. Informal voluntaria y no sigue fines de la empresa.
4. Formal comunicación sigue cauces dichos por la empresa. Informal se basa en rumores, conversaciones.
5. Formal grupos fijados determinados. Informal personas que tienen relación de amistad.
6. Formal autoridad de directivos. Informal puede ser otra persona.

FUNCIÓN GESTIÓN

Consiste en intentar que las personas de la empresa hagan sus tareas que son necesarias para conseguir los objetivos marcados.

Pirámide:

• Arriba: altos cargos (supervisan función de la empresa)
• Nivel intermedio (ejecución y control de la planificación general)
• Nivel gestión: directivos con responsabilidad de ejecución de planes. Asignan tareas a trabajadores.

Función del directivo

1. Elige tareas a realizar.
2. Transmitir las tareas a los trabajadores.
3. Dar instrucciones a los trabajadores.
4. Crear situaciones favorables y motivadoras.

McGregor: Teoría X, Y

TEORÍA X

1. Aversión al trabajo, lo consideran malo.
2. No tienen ambición.
3. Prefieren que les manden.
4. Prefieren métodos conocidos.

TEORÍA Y

1. Quieren trabajar.
2. Energía que desprenden es natural = a la que desprende el deporte.
3. Imaginación, ambición y creatividad.
4. Quieren responsabilidad y se sienten responsables.

Forma de dirigir tipo X, dirección más autoritaria; tipo Y más flexible.

FUNCIÓN CONTROL

Consiste en verificar que todo salga como estaba previsto, tanto objetivos como subjetivos.

Etapas

1. Marcar unos estándares, medidas consideradas normales.
2. Medir las actividades, después analizar qué se ha obtenido. Después comparar con estándares para ver desviaciones.
3. Corregir las desviaciones.

Diferentes técnicas de control

• La auditoría: Verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa.
• Control del presupuesto: Controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
• La estadística: Permite comparar datos históricos, sacar conclusiones y hacer pronósticos.