Funciones de Organización

La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Además, la organización tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

Etapas de la función de organización:

1. Determinar los niveles de organización. Definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
2. Las funciones y los objetivos destinados a cada persona han de ser claros y concretos.
3. Cada persona debe saber qué tiene que hacer y a quién tiene que obedecer.
4. Debe haber vías de comunicación interna y externa a la empresa. La comunicación interna puede ser:

1° Vertical:

• Ascendente: De abajo a arriba. Su finalidad es que los mandos conozcan los problemas de los trabajadores.
• Descendente: De arriba abajo. Su finalidad es informar a los trabajadores de los objetivos de la empresa.

2° Comunicación interna horizontal:

Se origina entre personas que están dentro del mismo nivel jerárquico. La comunicación puede ser oral o escrita.

A) Organización del trabajo

Es el conjunto de normas que tienen como finalidad coordinar todas las medidas a disposición de la empresa para que con los mínimos costes y esfuerzos se obtengan los objetivos.

Teoría de Maslow:

Clasificó las relaciones humanas en cinco niveles que han de satisfacer de manera progresiva. Estas necesidades constituyen una fuente de motivación que desaparece a medida que se van satisfaciendo.

Maslow representa estas necesidades en forma de pirámide:

1. Se encuentran las necesidades fisiológicas: comer, beber, protegerse del frío, etc. El individuo llega a creer que si tiene la comida garantizada para toda la vida, será feliz y no deseará nada más.
2. Cuando las necesidades primarias están satisfechas, aparecen las necesidades de seguridad como un contrato definido, un seguro, la jubilación, etc.
3. Las necesidades sociales o las de estatus. Agrupan las necesidades de amor y afecto, sentirse aceptado por la comunidad, sentirse respetado en la empresa, etc.
4. Necesidades de autoestima. Confianza en uno mismo, fama, prestigio, que se valore la capacidad de trabajo en una persona, etc.
5. Por último, las necesidades de autorrealización. Es el deseo de ser más y llegar hasta donde la persona sea capaz. En este caso, de la empresa: ser jefe o director.

Esta estructura no es rígida, hay personas que sitúan la estima por delante del estatus. Además, no es necesario tener una necesidad completamente satisfecha para que surja otra.

B) La organización formal

Es la estructura intencional definida e identificada en que las empresas sitúan a cada uno de los elementos en el lugar más conveniente.

Una de las principales condiciones para que la organización funcione es que cada uno de sus elementos sepa el papel que ha de realizar y de la autoridad y responsabilidad que tiene.

Para que la organización formal de la empresa resulte bien definida, ha de estar bien estructurada, para ello es necesario conocer:

1º La división del trabajo

Se puede hacer una estructura según las tareas que se realizan, así se forman los departamentos. Esta división en Departamentos se clasifica en:

• Departamento por funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización.
• Departamento por zonas geográficas: Los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.
• Departamento por productos: Se utilizan en empresas que fabrican más de un producto.
• Departamento por procesos: El trabajo se organiza según las fases de la cadena de producción.

2º Comunicación entre los elementos de la empresa

Distinguimos:

• Relaciones lineales: Se produce cuando hay un enlace entre órdenes, es decir, una persona manda y otra obedece.
• Relaciones de Staff o equipo asesor: Tiene como finalidad el asesoramiento por parte de especialistas.
• Relaciones funcionales: Son un conjunto de especialistas que tienen la autoridad y responsabilidad.

Teniendo en cuenta la división del trabajo y la existencia de una relación de autoridad y jerarquía entre las personas que forman parte de la empresa, los directivos deben decidir la estructura organizativa que resulte más ventajosa.

Clasificación de los modelos organizativos:

1. Modelo lineal o jerárquico: Se basa en el principio de mando, es decir, todos los miembros de la empresa dependen de un superior. Este modelo es válido para empresas pequeñas y medianas.
   Ventajas:
   • La simplicidad o facilidad para entenderse.
   • La autoridad está bien definida.
   • La rapidez en la toma de decisiones.
   Inconvenientes:
   • Falta de especialización por parte de los directivos.
   • Excesiva concentración de la autoridad.
   • Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
   • Falta de motivación de los subordinados.
2. Modelo funcional: Se caracteriza por la existencia de especialistas. Por encima de ellos puede haber varios jefes.
   Ventajas:
   • La empresa puede disponer de especialistas.
   Inconvenientes:
   • Los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe.
3. Modelo en línea y de asesoramiento (STAFF): Tiene una estructura central de forma jerárquica, con el soporte de los departamentos de asesoramiento.
   Ventajas:
   • Permite la intervención de especialistas.
   Inconvenientes:
   • Las decisiones son lentas y los departamentos de asesoramiento representan un coste adicional para la empresa.
4. Modelo en comité: Se caracteriza por la cooperación de varias personas para asumir la autoridad y responsabilidad.
   Ventajas:
   • Las decisiones se toman desde varios puntos de vista.
   Inconvenientes:
   • Se tarda mucho tiempo en tomar las decisiones.
5. Modelo matricial: Es el propio de las empresas industriales. En este modelo existe una doble autoridad. Cada persona recibe órdenes del director del proyecto y del director de su departamento. Sin embargo, una de las dos autoridades suele ser superior a la otra, en este caso el director del proyecto.
   Ventajas:
   • Es una organización flexible.
   Inconvenientes:
   • Es necesario coordinar a todas las personas que intervienen en el proyecto.

Organigramas:

Son las representaciones gráficas de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dichas estructuras.

Clasificación:

1° Según su forma:

Pueden ser:

• Verticales: Pretenden destacar la jerarquía de mando. Las posiciones que tienen más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo de ellas, los subordinados.
• Horizontales: Las unidades de mando se sitúan a la izquierda y a la derecha los subordinados.
• Radiales: Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

2° Según su finalidad:

• Organigramas informativos: Dan una información global de la empresa.
• Organigramas de análisis: aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada.

3° Según su extensión:

• Organigramas generales: Reflejan la estructura general de la empresa.
• Organigramas detallados: Informan sobre la organización de un departamento concreto.

4° Según su contenido:

• Organigramas estructurales: Solo representan las unidades que forman la empresa y sus relaciones.
• Organigramas de personal: Solo representan los nombres y cargos de las personas que ocupan las diferentes unidades.
• Organigramas funcionales: Reflejan cómo está formada cada una de las unidades.

C) Organización informal:

El conjunto de relaciones personales y sociales que no está preestablecida por la dirección y organización de la empresa, pero que surge espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.