Funciones del Gerente Integral y la Importancia de la Administración de Empresas

Funciones del Gerente Integral

Todos los gerentes deben ser capaces de pensar como gerentes integrales, como si fueran gerentes generales, para tomar decisiones óptimas para la empresa y no solo defender sus áreas dentro de la organización. Estas funciones se sitúan en tres esferas:

Interpersonal

Figura ceremonial: Asegurar la representación de la empresa en el exterior.
Líder motivador: Dirigir a los subordinados.
Enlace: Asegurar la comunicación entre los públicos.

Informacional

Vocero: Actuar como portavoz de la empresa.
Diseminador: Comunicar los objetivos de la organización.
Monitor: Controlar la implementación de la estrategia.

Decisiones

Emprendedor: Iniciar el cambio en la organización.
Manejador de perturbaciones: Resolver los problemas cuando se presentan.
Distribuidor de recursos: Asignar los recursos de la empresa.
Negociador: Negociar con los públicos.

Importancia de la Administración

La administración se puede definir como:»la función de lograr que las cosas se realicen por medio de otro» u»obtener resultados a través de otro». Es un»proceso integral para planear, organizar e integrar una actividad o relación de trabajo, que se fundamenta en la utilización de recursos para alcanzar un fin determinad».

Principios generales de la administración:

Coordinación
División del trabajo
Autoridad y responsabilidad
Disciplina
Unidad de mando
Unidad de dirección
Separar el interés personal del general
Remuneración del personal
Centralización
Jerarquía
Orden
Equidad
Estabilidad del personal
Unión del personal

Importancia de la Administración:

La administración se aplica a todo tipo de empresa.
El éxito de una organización depende directa e inmediatamente de su buena administración.
Una adecuada administración eleva la productividad.
La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.
En los organismos grandes, la administración es indiscutible y esencial.
En la pequeña y mediana empresa, la única posibilidad de competir es aplicando la administración.

Características de la Administración:

Universalidad
Especificidad
Unidad temporal
Unidad jerárquica
La administración sigue un propósito
Es un medio para ejercer impacto en la vida humana
Asociada generalmente con los esfuerzos de un grupo
Se logra por, con y mediante los esfuerzos
Es una actividad, no una persona o grupo de ellas
La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos
La administración es intangible
Los que la practican no son necesariamente los propietarios

Organización

Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas: establecer la estructura organizacional, delinear las relaciones o líneas de enlace que faciliten la coordinación, crear las descripciones de cada puesto (indicando atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad) y fijar requerimientos o cualidades requeridas del personal para cada puesto.

Se deben identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignarlas y jerarquizar tanto los puestos como las funciones correspondientes.

¿Qué se debe observar en un organigrama?

Relaciones de Autoridad
Líneas de responsabilidad
Grado de departamentalización
Grado de funcionalidad
Relaciones de colaboración
Relaciones de Staff y Asesoría
Niveles jerárquicos

Clases de Organigramas:

Según su finalidad:

Informativos: Presentan solo las grandes unidades de la empresa. Pretenden dar una visión general.
Análisis: Presentan todas las unidades, incluso las más pequeñas, y las relaciones entre ellas. Son muy detallados.

Según extensión:

Generales: Muestran toda la estructura de la empresa.
En detalle: Presentan una parte en concreto.

Según Contenido:

Estructurales: Presentan solo las diversas unidades que componen la empresa.
Funcionales: Muestran cuál es el contenido de cada unidad.
Personales: Explican el nombre y cargo de cada persona.

Según la forma:

Horizontales: Las unidades con más autoridad se sitúan a la izquierda.
Verticales: Las unidades con más autoridad se sitúan en la posición superior.
Radiales: Son menos habituales que los anteriores. Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección.

Departamentalización

Departamentalización por funciones: En las empresas se definen funciones que se diferencian por el tipo de actividad que se efectúa, por ejemplo, producción, finanzas, comercialización o recursos humanos.
Departamentalización por territorios: La agrupación se lleva a cabo a partir de las áreas territoriales, ya que en muchas ocasiones presentan características específicas.
Departamentalización por tipo de producto: En algunas ocasiones, los productos presentan bastantes diferencias, tanto en la producción como en la comercialización, por lo que es aconsejable crear departamentos específicos para grupos de productos.
Departamentalización por sectores de mercado: La elaboración de un producto presupone muchas veces que debe pasar por diversas fases, las cuales puede resultar aconsejable agrupar en departamentos.

Staff en el organigrama:

Uno de los inconvenientes de la organización en línea es que cada directivo tiene, bajo su responsabilidad, una variedad de actividades de las cuales puede no ser experto. Para solucionar este inconveniente se crean los departamentos Staff, que apoyan técnicamente a la dirección.

Relaciones Funcionales en el organigrama:

Se ubican dentro del organigrama en los extremos laterales del cargo que directamente asesoran, van separados por una línea punteada ya que no tienen ningún nivel de mando o subordinación sobre los miembros de la entidad.

Momentos Históricos en la Teoría Administrativa

Paradigma clásico o tradicional (1870-1930)

Escuela Clásica Administración:
Autores representativos: Smith, Taylor, Fayol, Babbage, Weber, Maslow, Herzberg, Mayo.
Premisas: Buscan la productividad de la mano de obra desde la especialización de las tareas hasta los mecanismos de motivación.

Paradigma neoclásico o reformista (1940-1970)

Escuela Neoclásica de la Administración:
Autores representativos: Bertalanffy, Chandler.
Premisas: Incluyen por primera vez dentro de los análisis el concepto de sistema que es afectado por el entorno, se desarrolla la planificación estratégica y la organización como un sistema.

Paradigma capitalismo industrial (1980-)

Escuela basada en la Sociología de la empresa:
Se imponen conceptos como la Calidad Total, la cultura de las organizaciones, el outsourcing, el mantenimiento total de producto.
Principales expositores: Deming, Ishikawa, Juran, Autoukf, Zapata, Conclaves.
Premisas: La organización como ente social, competitividad y estrategia.
Mintzberg es su autor más representativo, quien hace una recopilación sustancial del uso de la estrategia en las organizaciones, gerencia participativa, inclinación por la producción de artículos y servicios de calidad.

Paradigma capitalismo financiero (1980-)

Escuela basada en la competitividad y la estrategia:
Mintzberg es su autor más representativo, quien hace una recopilación sustancial del uso de la estrategia en las organizaciones.

Tendencias Modernas en la Administración de Negocios

Globalización
Ética en las Decisiones Administrativas
Diversidad de la fuerza de trabajo
Espíritu emprendedor
Importancia del conocimiento

Globalización

Libertad de comercio entre los países del mundo. Chile firmó el primer tratado de libre comercio en 1932 con México.
Hoy cuenta con más de 106 acuerdos de carácter comercial, siendo sus principales socios Norteamérica, todos los países de Latinoamérica y algunos países de Europa.

Diferencia entre Multinacional y Transnacional

(Nota: Se requiere información adicional para desarrollar este punto.)

Tipos de Alianzas entre Empresas:

Licencia
Franquicia
Alianzas estratégicas
Joint Venture
Subsidiaria Foránea

Proceso Administrativo

El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de las empresas, en la cual se ejecutan la dirección y el control para dar seguimiento a lo planeado.

Planear – Organizar – Dirigir – Controlar

Planear:

Primer paso del proceso administrativo. Acto de definir metas de la organización, determinar las estrategias para alcanzarlas y trazar planes para la coordinación del trabajo de la organización.

¿Para qué se planea?

Para combatir los embates del entorno
Para dar una dirección
Para tratar de reducir la incertidumbre
Para mejorar el nivel de coordinación entre las partes de una organización

Tipos de Planeación:

Estratégicos: Se aplican a toda la empresa, buscan posicionamiento dependiendo de las características del entorno y del sector.
Operativos: Se enfocan en áreas o departamentos específicos.
Largo plazo: Horizonte temporal de 3 años o más.
Corto plazo: Horizonte temporal de 1 año o menos.

Objetivo:

Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.

Indicadores:

Son observaciones empíricas que sintetizan aspectos de un fenómeno que resultan importantes para uno o más propósitos analíticos y prácticos. Si bien, el término indicador puede aludir a cualquier característica observable de un fenómeno, suele aplicarse a aquellas que son susceptibles de expresión numérica (Cepal).

Estrategia:

El arte de proyectar y dirigir operaciones, especialmente de guerra, una serie de acciones muy meditadas encaminadas hacia un fin determinado.

Jerarquía de los planes y tipos de planificación:

Planeación estratégica (Misión, Visión, objetivos, planes, metas): Esto es desde lo más genérico hasta lo más específico. Alta Gerencia.
Planeación táctica (programas, proyectos, presupuestos): Gerencia Media.
Planeación operativa (procedimientos y métodos de trabajo): Supervisores.