Funciones del Servicio de Secretariado

1. Tipos de Servicios de Secretariado

Con los diferentes tipos que vamos a describir, se pretende parcelar y especializar a los profesionales del secretariado. Es necesario que el secretario tenga un buen conocimiento del área en la que desarrollará sus funciones. Es conveniente que solicite a la empresa empleadora la formación adicional que permita ampliar los conocimientos adquiridos con sus estudios. Existe una serie de elementos comunes a todo tipo de secretariado, tanto en la empresa pública como en la privada. Estos elementos pueden ser:

• Cultura de la empresa: conocimiento de la cultura y entorno de la empresa para desempeñar mejor las funciones.
• Gestión de información:
  • Recepción y seguimiento del correo
  • Ofimática
  • Tratamiento y proceso de la información escrita de todo documento
• Comunicación oral y atención interna y externa:
  • Comunicación oral: atender y efectuar comunicaciones telefónicas.
  • Atención interna y externa: atención a las visitas, orientándoles en relación con los contactos que van a mantener.
• Organización, mantenimiento y control del archivo: organización de un sistema de archivo eficaz y adaptado a la actividad desarrollada por la empresa.
• Organización de la agenda de trabajo, reuniones y viajes: control y seguimiento del calendario de actividades y organización de dichas actividades.

2. Diferentes Áreas Operativas

Las áreas operativas en las cuales el profesional del secretariado realiza sus funciones son:

• Área económica: el profesional que realice sus tareas en esta área deberá estar puesto en aquellas aplicaciones informáticas que sean una ayuda más eficaz para conseguir los objetivos fijados por esta área económica. También serán necesarios conocimientos específicos en lenguaje financiero y economía de la empresa para la elaboración de balances. Debe tener también un amplio conocimiento de la gestión financiera de la empresa, así como gestiones bancarias.
• Área jurídica: dentro de esta área se puede contemplar una gama de actividades, así como la asesoría jurídica de la empresa que actúa en varios campos del derecho. El secretario de esta área ha de ser una persona con grandes dotes de organización y se responsabilizará de la custodia de los documentos oficiales de la empresa y de su canalización al resto de las áreas de la empresa.
• Área de Alta Dirección: en esta área se encuentra el profesional del secretariado con mayor capacidad de gestión y toma de decisiones. Por el alto nivel en el cual desarrolla sus funciones, debe tener un gran conocimiento de la psicología de la empresa y de sus objetivos. Cabe destacar la capacidad para desarrollar habilidades sociales que le permitan establecer relaciones y potenciar la imagen externa de la empresa. Entre sus funciones está el dominio de idiomas, la utilización de las normas de cortesía y protocolo. También es una de las áreas en las que el grado de confidencialidad exigido es mayor, dado el carácter delicado de la información que maneja; lo que le obliga a tener una mayor integración empresarial y un alto grado de responsabilidad.
• Área de la administración pública: la administración, ya sea central, autonómica o local, tiene una problemática diferente. En la administración existen dos tipos de secretario:
  • Uno de altos cargos de la administración (Secretario de Alta Dirección).
  • El que atiende a determinadas áreas de la administración.

  Dentro de la Administración Pública podemos encontrar a la secretaria de dirección, que debe reunir las mismas condiciones que la secretaria privada. Las funciones que realizan son idénticas que en la empresa privada; la diferencia es el dominio de los temas de derecho administrativo y relacionados con el organismo donde trabaje.

3. La Nueva Figura de la Secretaria Global

Los estudios de secretariado tienen la posibilidad de adaptabilidad, movilidad, modificación y polivalencia a los cambios empresariales. Dentro de esta línea se debe mover la secretaria, e integrarse en las nuevas estructuras organizativas y desarrollar sus funciones dentro de ellas (reciclarse).

La Federación Nacional de Asociaciones de Secretarias (FNAS) ha realizado un perfil de la secretaria que se ajusta fielmente a las necesidades del mercado laboral.

1. Perfil:
   • Dominio de técnicas secretariales
   • Manejo de paquetes informáticos
   • Sentido común
   • Facilidad de trato
   • Discreción y espíritu de mejora
   • Trabajo en equipo
2. Funciones a realizar:
   • Recibe y distribuye el correo de su departamento
   • Redacta y transcribe la correspondencia siguiendo instrucciones
   • Recopila información pertinente de la empresa
   • Realiza las tareas administrativas: facturas, albaranes, recibos, etc.
   • Mantiene al día el archivo del departamento y levanta acta
   • Atiende al teléfono y a las visitas
   • Se encarga de los preparativos para la celebración de reuniones