Funciones de la Dirección Empresarial

1. Función de Planificación

La planificación consiste en fijar objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión, siempre con la intención de alcanzar los fines de la empresa. Los planes se pueden clasificar atendiendo a diferentes criterios:

• Clasificación de los planes por su naturaleza y características:
  • Metas: Son los fines fundamentales perseguidos por la empresa.
  • Objetivos: Tienen un carácter general, involucran a toda la empresa y todos han de contribuir a que se consigan.
  • Políticas: Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación.
  • Procedimientos: Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.
  • Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.
  • Presupuestos: Son planes cuantificados, es decir, son la expresión numérica del plan escrito.
• Clasificación de los planes por su dimensión temporal:
  • Planes a largo plazo: Se contemplan en un periodo superior a cinco años.
  • Planes a medio plazo: Se han de conseguir en un periodo superior a un año e inferior a cinco años.
  • Planes a corto plazo: Tienen como límite un año.
• Según la amplitud del enfoque o nivel:
  • Planes estratégicos: Consideran la empresa como un todo y establecen los grandes objetivos globales.
  • Planes tácticos y operativos: Desarrollan los planes estratégicos y los concretan para las unidades de negocio, divisiones o departamentos, con los objetivos fijados al detalle.

2. Función de Organización

La organización estudia los principios y leyes que permiten distribuir los recursos empresariales, de forma eficiente, para conseguir los objetivos de la empresa. La eficiencia se refiere al cumplimiento de los objetivos con el menor consumo posible de recursos y la máxima calidad percibida.

Principios Organizativos

Son pautas de funcionamiento que permiten aumentar la eficacia de las organizaciones. Entre ellos destacan:

• Principio de autoridad: Derecho a mandar sobre otros.
• Principio de jerarquía: Creación ordenada de distintos niveles en los que se desarrolla el principio de autoridad.
• Principio de unidad de mando: Un subordinado sólo depende de un jefe.
• Principio de unidad de dirección: En la empresa existe una dirección única.
• Alcance de autoridad: Se refiere al número de personas que pueden ser controladas y depender de un jefe de forma óptima.
• División del trabajo: Es el reparto de las tareas en que se puede descomponer una actividad o función entre los miembros que la integran con el fin de reducir esfuerzos y mejorar la cantidad y calidad de los resultados.
• Especialización: Asignación permanente a cada persona o unidad de una tarea específica, de manera que se haga experta en una sola función.
• Motivación: Se refiere al impulso y esfuerzo para conseguir una meta.
• Participación: Grado de contribución y compromiso en las tareas y decisiones.
• Delegación de autoridad: Consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle libertad y responsabilidad para desempeñarla, y controlarle para comprobar si la realiza adecuadamente. Con la delegación de autoridad se delega, necesariamente, la responsabilidad correspondiente.

3. Función de Dirección y Control

La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno. El directivo ha de combinar los factores humanos y materiales que conviven en la empresa de la mejor manera posible para conseguir los objetivos. Para llevar a cabo esta tarea de dirección necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles.

La función de control es la última de las funciones de la dirección de la empresa. Controlar consiste básicamente en verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación. La finalidad del control es detectar las desviaciones con respecto a las previsiones, con la intención de corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas.

Existen diferentes técnicas de control, una de ellas es la auditoría, que consiste en verificar la planificación, tanto con respecto a la contabilidad, como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo recomendaciones para mejorarla. La auditoría puede ser interna (se lleva a cabo dentro de la empresa como mecanismo propio de control) o externa (la realizan personas ajenas a la empresa, profesionales independientes).

Estructuras Organizativas

1. Estructuras Formales e Informales

• La estructura u organización formal está constituida por los departamentos y grupos de trabajo preestablecidos de forma oficial. Se recoge en el organigrama de la empresa.
• La estructura u organización informal la forman los grupos, líderes, canales de comunicación, etc., que surgen por confluencia de una serie de circunstancias naturales como, por ejemplo, las relaciones de amistad. La organización informal suele ser utilizada de forma consciente para obtener datos, observar reacciones y adoptar estrategias.

2. Tipos de Estructuras Formales

Según cómo se ordenen los elementos y las relaciones de autoridad preestablecidas, existen diversas formas de estructura organizativa, o estructuras burocráticas, frente a las carentes de estructura o adhocráticas.

• Estructura lineal o jerárquica: Se fundamenta en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados. Las órdenes nacen en la alta dirección y luego van descendiendo hasta llegar a los niveles inferiores. Quizá el ejemplo más clásico sea la estructura militar. El inconveniente que presenta es que las comunicaciones son muy lentas; cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y no puede ser experto en todas ellas.
• Estructura funcional: Se fundamenta en el principio de diferenciación de actividades o especialización.
• Estructura divisional: Es adecuada para aquellas empresas que se dedican a más de un producto, mercado o tipos de clientes, siendo fundamental para su funcionamiento la autonomía de sus unidades organizativas.
• Estructura en línea y staff: Se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs. Los directivos de los departamentos staff no tienen autoridad sobre los directivos que se encuentran en línea; su autoridad se limita a los subordinados de su staff.
• Estructura en comité: La autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas, en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisión, el grupo se reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección final. Sus inconvenientes son que tienden a ser lentos y conservadores y, en muchas ocasiones, en ellos las decisiones se toman más por compromisos basados en conflictos de intereses que buscando la mejor alternativa.
• Estructura matricial: Combina la departamentalización por funciones y por proyectos, adoptando una estructura en forma de matriz, en la que los especialistas de diferentes departamentos funcionales se unen para trabajar en proyectos específicos.