Organizaciones, Empresas y Sistemas: Definiciones Clave

Organizaciones: Están compuestas por un conjunto de personas donde cada una cumple una función para lograr un objetivo en común, generalmente sin fines de lucro.

Empresas: Son unidades sociales donde se producen bienes y servicios, con la intención de obtener ganancias.

Sistema: Es un conjunto de partes relacionadas entre sí que interactúan con el propósito de alcanzar un fin determinado. Se compone por subsistemas y suprasistemas. Cada sistema puede tener subsistemas y también un sistema puede ser el subsistema de un suprasistema.

Ejemplo:

Empresa —— Ventas —— Por mayor o por menor

(suprasistema) (sistema) (subsistema)

Elementos del Sistema

Insumos: Son los recursos que tiene un sistema para realizar las tareas y alcanzar sus objetivos.

• Humanos: Es el personal necesario para el buen desempeño de las funciones de la empresa.
• Materiales: Son los muebles, útiles, herramientas, etc.
• Tecnológicos: Son los métodos y técnicas de producción.
• Financieros: Son los medios que permiten contar con los otros insumos.

Unidad de Procesamiento: Constituye el elemento intermedio del sistema que recibe los insumos en su estado original y los procesa para luego obtener un producto.

• Estructura administrativa
• Funciones
• Actividades
• Tareas
• Normas
• Procedimientos

Producto: Representa el resultado final del proceso y conversión que los insumos reciben en la Unidad de Procesamiento.

• Inmediatos: Bienes, servicios
• Mediatos: Ganancias, satisfacción de necesidades, inversión

Control: Es el elemento del sistema que permite comparar lo realizado o por realizar con lo que inicialmente ha sido previsto.

Retroalimentación: Este elemento está representado por los canales de comunicación que proporcionan información sobre los resultados del proceso, luego de comparar los logros con lo inicialmente previsto.

La Comunicación en la Administración

Es un proceso mediante el cual un individuo denominado emisor transmite un mensaje a otros individuos denominados receptores.

Elementos de la Comunicación

• Emisor: Es el transmisor de la comunicación, realiza el acto de comunicar.
• Receptor: Es el destinatario del mensaje, realiza la decodificación de los signos.
• Mensaje: El mensaje es el contenido de la información que el emisor envía al receptor.
• Retroalimentación: Por medio de la retroalimentación nos aseguramos de que el mensaje haya sido codificado, transmitido, decodificado y comprendido.

Barreras de la Comunicación

• Barrera Semántica: Si al hablar o escribir empleamos una palabra con un significado que no le corresponde, se produce una barrera semántica ya que se producen distintas interpretaciones.
• Barrera Física: Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que este llegue correctamente al receptor. Ejemplo: Carta, teléfono, radio, TV, etc.
• Barrera Fisiológica: Surgen cuando una de las personas que interviene en una comunicación presenta defectos en la vista, en la audición o en la zona de articulación, lo que ocasiona interferencias en el acto comunicativo.
• Barrera Psicológica: Es cuando el emisor y el receptor tienen una mala relación o una total indiferencia que afecta la comunicación. Ejemplo: No tomar en cuenta el punto de vista de los demás, mostrar excesiva timidez, uso de sarcasmo, etc.
• Barrera Administrativa: Es cuando la estructura administrativa está mal organizada.

Administración: Conceptos y Escuelas

Administración: Es la disciplina que se encarga de gestionar los recursos, ya sean humanos o materiales, para lograr un objetivo.

Administración Científica: Frederick Taylor (1856-1915)

Su objetivo era la prosperidad para el obrero y el patrón. Para el obrero, mejorar su salario para así obtener más eficiencia y la realización del trabajo en un menor tiempo. Para el patrón, obtener mayores ganancias, reducir costos y así incorporarse a los mercados consumidores que antes no alcanzaban el producto debido a su alto precio.

Principios de la Administración Científica

• Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos para producir más y mejor.
• Crear una ciencia para cada instrumento y elemento de trabajo.
• Cooperación entre los dirigentes y los obreros.
• Colaborar en todo momento con un orden material y apoyo para que el operario desarrolle la tarea de la forma en que se le indicó.

Aporte de Henry Ford

Henry Ford fue un pionero en el desarrollo automovilístico, pero también contribuyó como teórico en la administración, ya que desarrolló ideas sobre el funcionamiento de las organizaciones. Lo que él buscaba era hacer al trabajador más eficiente a través de:

• Disminución de los tiempos de producción mediante el uso eficiente de la maquinaria y las materias primas y la distribución acelerada de sus productos.
• Reducción de inventarios en proceso.
• Salario mínimo por día y hora y jornada máxima laboral de 8 horas.
• Desarrollo vertical (desde la materia prima hasta el producto terminado) y horizontal (desde la manufactura hasta la distribución).

Administración Clásica: Henri Fayol (1841-1925)

Su objetivo era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones.

Principios de la Administración Clásica

• División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio.
• Autoridad, Responsabilidad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan autoridad personal (Liderazgo).
• Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
• Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
• Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.
• Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados como para los patrones. Los modos utilizados son el jornal, por tarea y por pieza.
• Centralización: Las sensaciones convergen hacia el cerebro de la empresa, que dirige y establece las órdenes para todas las partes del organismo.
• Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
• Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él.
• Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.
• Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
• Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.
• Espíritu de Equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad.

Aportes de Henri Fayol

Aportó que si la Administración quiere lograr sus objetivos debe haber planificación, organización, cooperación, dirección y control.

• Planificación: Función de la administración en la que se fijan las estrategias para alcanzar los objetivos.
• Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen y dónde se toman las decisiones.
• Cooperación: Consiste en unir todos los esfuerzos colectivos realizados por los subordinados.
• Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse del comportamiento de los empleados.
• Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo y realizar las acciones correctivas que hicieran falta.

Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo (1880-1949)

Realizó el experimento Hawthorne, el cual tuvo tres fases.

• Primera fase: Iluminación: Tuvo como objetivo conocer el efecto de la iluminación sobre el rendimiento.
• Segunda fase: Sala de prueba de armado: Tuvo como objetivo evaluar el rendimiento de los obreros cambiando las condiciones de trabajo.
• Tercera fase: Entrevistas: Tuvo como objetivo conocer más a los empleados, escuchar sus opiniones y sugerencias.

Conclusiones

• El trabajo es una actividad de grupo. El ser humano no siempre es racional, la interacción grupal explica su conducta. La organización es un grupo de grupos.
• La necesidad de reconocimiento, seguridad y conciencia de pertenecer a un grupo es más importante para determinar el estado y la productividad de los obreros que las condiciones físicas del trabajo.
• El trabajador es una persona cuya efectividad y actitudes están condicionadas por las demandas sociales del interior y exterior a la organización.
• Los grupos informales dentro de una organización tienen gran influencia social sobre los hábitos de trabajo y actitudes del operario individual.
• La existencia de líderes que surgen en todos los grupos de trabajadores, de manera natural, que tienen gran influencia en el grupo.

Funciones de la Administración: El Proceso Administrativo

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales.

Funciones Administrativas

• Planificación: Función de la administración en la que se fijan las estrategias para alcanzar los objetivos.
• Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen y dónde se toman las decisiones.
• Cooperación: Consiste en unir todos los esfuerzos colectivos realizados por los subordinados.
• Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse del comportamiento de los empleados.
• Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo y realizar las acciones correctivas que hicieran falta.

Planificación

Es un proceso racional y continuo que proyecta hacia el futuro, en el cual se determina qué medios son necesarios y de qué manera deberían ser utilizados para alcanzar los objetivos propuestos.

La planificación es importante ya que cada administrador primero planea y después todas las otras funciones van a depender de lo que él planeó, sin ella no habrá nada que organizar ni a quién dirigir y controlar.

Principios de la Planificación

• Contribución a los Objetivos: Todo plan debe contribuir al cumplimiento de los objetivos del grupo.
• Primacía de la Planificación: La planificación es la función principal de la Administración.
• Extensión de la Planificación: La planificación es función de todo dirigente en cualquier nivel de la Organización.
• Eficiencia de los Planes: Un plan es eficiente cuando, una vez efectuado, alcanza sus objetivos, con el mínimo gasto de recursos.
• Principio del Compromiso: La planificación debe realizarse en forma participativa para lograr mayor compromiso de los involucrados.
• Principio de la Flexibilidad: La planificación debe adaptarse a los cambios.
• Cambio de Rumbo: Algunas veces los cambios sucedidos requieren una reformulación de la planificación en forma radical, incluso puede ser que sea necesario modificar el objetivo.
• Coordinación de los Planes a Corto y Largo Plazo: Los planes a corto plazo deben contribuir a realizar los objetivos a largo plazo.

Tipos de Planes

• Misión
• Objetivos o metas
• Estrategias
• Políticas
• Procedimientos
• Reglas
• Programas
• Presupuestos

Pasos de la Planificación

• Establecimiento de Objetivos: El primer paso consiste en establecer objetivos. Los objetivos son los resultados que me propongo alcanzar en la empresa en un plazo determinado.
  • Claros: deben estar definidos y ser precisos.
  • Concretos: deben estar determinados, ser reducidos a lo más esencial.
• Determinación de las Premisas de la Planificación: Son suposiciones, previsiones, para la planificación y constituyen su marco futuro, así como políticas básicas que se espera sean aplicadas.
• Búsqueda y Examen de las Líneas de Acción Alternativas: Con frecuencia una alternativa que no era la más obvia, resulta ser la mejor para emprender determinado plan. En esta instancia es muy importante la creatividad, jugar con la creatividad permite crear muchas alternativas (lluvia de ideas).
• Valoración de las Líneas de Acción Alternativas: Una vez buscadas las alternativas que se ofrecen y examinados sus puntos débiles y fuertes, el planificador debe valorar las mismas (evaluación).
• Selección de una Línea de Acción: En esta etapa se adopta el plan y se toma la decisión.
• Planes Derivados: Todo gran plan requiere de planes a corto plazo para lograr su cumplimiento.
  • Planes a corto plazo: entre 3 meses y el año
  • Planes a mediano plazo: entre 1 y 3 años
  • Planes a largo plazo: entre 3 y 5 años

Análisis FODA

Una de las técnicas más habituales de análisis del entorno es el análisis FODA. Las letras que forman la palabra son las iniciales de los cuatro elementos a contrastar: (D) Debilidades, (A) Amenazas, (F) Fortalezas y (O) Oportunidades. Esta técnica se desarrolla en las siguientes cuatro etapas:

• Concretar las oportunidades y amenazas. Se trata de obtener conclusiones del análisis del entorno, o análisis externo.
• Concretar los puntos débiles y puntos fuertes que la empresa presenta.
• Confrontar los resultados de los análisis externo e interno y sacar conclusiones.
• Obtener conclusiones y detectar situaciones positivas y negativas en las relaciones de la empresa.

Unidades Administrativas

• Órganos: Se especializan en una función. Cada órgano está compuesto por una o más personas, que se dividen en cargos.
• Cargos: Implican un conjunto de tareas, que agrupadas, pueden ser asignadas a un individuo. Dentro de un órgano pueden existir uno o más cargos.
• Puestos: Son la personificación de los cargos.

Departamentalización

Es una forma práctica de dividir el trabajo.

• Ejemplo: Departamentalización por turno: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos. Producción —> turno matutino, turno vespertino, turno nocturno.

Organigrama

Los organigramas son cuadros esquemáticos que nos muestran la disposición de la organización, es decir, la estructura administrativa, mostrándonos los departamentos, unidades o secciones que la componen. Representan la estructura de la organización.

Sus objetivos son:

• Determinar las unidades que conforman la organización.
• Determinar el nivel jerárquico de las unidades.
• Determinar las dependencias de cada unidad.
• Determinar los canales de comunicación.
• Determinar el tipo de departamentalización.

Dirección

Es la función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse del comportamiento de los empleados.

Estilos de Dirección

• Estilo Autocrático: Este estilo se caracteriza por una fuerte autoridad y toma de decisiones del jefe. Generalmente las órdenes son precisas. Se caracteriza por un jefe que da las órdenes sin consultar a sus subordinados.
• Estilo Democrático: En este estilo el jefe busca que el trabajador participe en las decisiones y tenga independencia. De esta manera los subordinados pueden asumir responsabilidades. En este estilo generalmente las decisiones se tratan en grupo y el jefe está dispuesto siempre a escuchar y aceptar la mejor idea que surge del grupo.
• Estilo de Libertad de Acción: Utiliza poco el poder. Se les da a los subordinados un alto nivel de independencia en el trabajo. El jefe da un margen de libertad muy amplio a los subordinados. Este estilo es conveniente solo en grupos de personas maduras y en general en tareas que requieran mayor uso de la creatividad.

Motivación

La motivación es dar a los empleados o miembros de alguna organización una razón para impulsarlos y así realicen mejor su trabajo.

Necesidades según Maslow

Su teoría dice que desde que nace el ser humano satisface necesidades de supervivencia, sociales y de metas que va alcanzando. En general quien no satisface aún las necesidades básicas, no podrá satisfacer necesidades de orden superior.

Según este autor existen diferentes niveles de necesidades:

• Autorrealización: Estas necesidades se satisfacen cuando la persona alcanza determinadas metas en su vida.
• Autoestima: Son aquellas que cuando son satisfechas generan autoestima. Es decir, el hecho de ser reconocidos por los demás.
• Sociales: Son las necesidades afectivas de pertenecer a una familia, a un grupo.
• De Seguridad: Tienen que ver con proteger la integridad física y tienden a asegurar la satisfacción de las necesidades fisiológicas. Salud, trabajo, etc.
• Fisiológicas: Son las necesidades básicas. Alimentarse, dormir, etc.

Control

Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo y realizar las acciones correctivas que hicieran falta.

Etapas del Control

• Establecer Estándares: Consiste en definir criterios de control de cada objetivo propuesto en la planificación. Son los objetivos que me planteo alcanzar.
• Medir el Desempeño Real: Consiste en tomar datos sobre lo que se hizo, presentación de informes, realización de pruebas, etc. Se controla: -Tiempo – Cantidad – Calidad – Costos.
• Comparación del Desempeño Actual con el Estándar: Consiste en comparar lo hecho hasta el momento con el estándar al que se desea llegar.
• Tomar Acciones Correctivas: De la comparación anterior puede surgir que no existan diferencias, pero si las hay la empresa deberá corregirlas.

Funciones de la Empresa

La empresa cuenta con cinco funciones:

• Función producción
• Función comercialización
• Función finanzas
• Función contable
• Función personal

Función Comercialización

Es el conjunto de actividades que se realizan con el fin de canalizar el flujo de bienes y servicios desde el productor hasta llegar al consumidor o usuario.

Las actividades básicas serían: compra, venta, almacenaje y transporte.

Elementos de la Comercialización

Los elementos que forman parte del programa de comercialización de la empresa pueden agruparse en cinco categorías:

• Precio
• Producto
• Promoción
• Plaza

Función Personal

Está constituida por el conjunto de actividades que tienen por finalidad planificar, organizar, y controlar los recursos humanos disponibles. Tiene aplicaciones al cargo y aplicaciones al personal.

Aplicaciones al Cargo

• Análisis de tareas
• Descripción de cargos
• Clasificación de cargos y evaluación de tareas

Aplicaciones al Personal

• Reclutamiento: Proceso para localizar los candidatos para cubrir las necesidades de personal. Se tendrán en cuenta los propios empleados de la organización.
  • Los métodos para realizar el reclutamiento: anuncios en la prensa, escrita y oral, registros de la propia organización, avisos colocados en la empresa o en lugares públicos, agencias, etc.
• Selección: Es un proceso a través del cual, del grupo previamente reclutado se acepta sólo a aquellos que satisfacen las demandas de la empresa. Las técnicas más generalizadas para la selección son las entrevistas personales, los tests o pruebas psicotécnicas.
• Capacitación: Constituye un medio a través del cual se puede orientar al nuevo y enseñar conocimientos específicos, proporcionar conocimientos adicionales y especiales.
• Remuneraciones: El objetivo básico de la administración de sueldos es adecuar las retribuciones personales de acuerdo al grado de participación para el logro de los objetivos.
• Calificaciones: Es un procedimiento a través del cual se evalúa la actuación y se extraen conclusiones sobre el rendimiento.
• Ascensos: Constituyen movimientos hacia puestos de mayor jerarquía dentro de la estructura organizacional y tendrán en cuenta entre otros elementos las habilidades y la antigüedad.
• Bienestar y Seguridad Social: Aguinaldo, salario vacacional, asignaciones familiares, asistencia médica, actividades recreativas, etc.

Función Contable

Las funciones de la Contabilidad han sido, la registración, la clasificación, el análisis y el informe sistemático de las operaciones y de los hechos que reflejan los resultados de carácter financiero de una organización.

Logística

La logística es el conjunto de los medios y métodos que permiten llevar a cabo la organización de una empresa o de un servicio. Esta tiene cierto orden en los procesos que involucran a la producción y la comercialización de los productos.