Fundamentos de Administración y Gestión Empresarial: Conceptos Clave

Administración y Gestión Empresarial: Conceptos Fundamentales

Administración: Estudio de las empresas y organizaciones.

Como disciplina: Conjunto de conocimientos (teorías, principios, conceptos).
Como proceso: Comprender funciones y actividades para lograr objetivos.
Conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de la organización, esencial para la supervivencia y el crecimiento.
Puede concebirse como una ciencia que estudia a las empresas y organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución, crecimiento y conducta.
Ciencia: Investiga, analiza la realidad y la explica.
Técnica: Búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de la organización.

Cada organización requiere control y toma de decisiones, lo que ha impulsado la creación de estrategias y métodos. Es indispensable para el adecuado funcionamiento de organismos sociales, generando bienestar en la comunidad.

Características de la Administración

Universal: Aplicable a todo tipo de organización y nivel social.
Valor Instrumental: Medio para alcanzar un fin, buscando obtener un resultado.
Unidad Temporal: Varias actividades pueden realizarse simultáneamente.
Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.
Especificidad: Posee características propias, aunque se apoye en otras ciencias y técnicas.
Interdisciplinariedad: Aporta a todas las disciplinas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.
Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades de cada grupo social.

Funciones de la Administración

Planeación: Definir metas, recursos y diseñar estrategias.
Organización: Asignar tiempo, recursos y tareas, creando circuitos de producción.
Integración del Personal: Asegurar que todos estén capacitados.
Dirección: Guiar a todos hacia un objetivo común.
Control: Verificar el progreso de la planificación y corregir desviaciones.

Delegación, Centralización y Descentralización

Delegación: Transferencia de una tarea a un subordinado.
Centralización: Concentración de tareas en pocas personas (ej: empresa familiar).
Descentralización: Delegación de decisiones.
Departamentalización: Determina la estructura horizontal de la organización.

Las Organizaciones

Las organizaciones nacen de la evolución hacia sociedades organizadas. El estado es la organización más grande, encargada de registrar nacimientos y muertes.

Definición de Organización: Unidad social constituida con fines específicos, con o sin fines de lucro (ej: organizaciones con fines sociales).

Características de la Organización

División de trabajo/tareas, responsabilidad y poder.
Uno o más centros de poder para el control.
Toma de decisiones para la sostenibilidad.
Sustitución del personal (ascensos, despidos, cambios de área, incorporaciones).

Las Empresas

Definición de Empresa: Organismo o institución cuyo objetivo esencial es producir bienes y/o servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

Clasificación de la Empresa

Según Actividad Económica

Sector Primario: Obtención de recursos naturales sin procesamiento (ej: agrícola, pesquera, ganadera).
Sector Secundario: Transformación de recursos naturales o materia prima (ej: producción de pan a partir de harina).
Sector Terciario: Ofrecen servicios o comercializan bienes (compra y venta, sin transformación).

Según Constitución Jurídica

Individuales: De una sola persona, no son sociedades (ej: profesionales independientes).
Societarias: Dos o más personas (S.A, S.R.L, Cooperativas).

Según Aporte de Capital

Privadas: Capital aportado por particulares.
Públicas: Capital aportado por el estado.
Mixtas: Capital aportado por el estado y particulares.
Autogestión: Capital aportado por los trabajadores (ej: Cooperativas).

Según Tamaño de la Empresa

Emprendimientos: Hasta 6 personas en la etapa inicial.
Pequeñas: Facturación inferior a 100 mil pesos/año, entre 4 y 10 personas.
Medianas: Facturación entre 100 y 500 mil pesos/año, entre 10 y 50 personas.
Grandes: Facturación superior a 500 mil pesos/año, más de 50 personas.

La empresa se considera un sistema abierto porque actúa dentro de otros sistemas, tiene objetivos propios y se relaciona con otros sistemas de la sociedad. El entorno puede presentar cambios sociales, demográficos, socioeconómicos, tecnológicos e informáticos.

Componentes de la Empresa

Capital Físico: Máquinas, terrenos, inmuebles, herramientas.
Capital Humano: Dueños, directivos y trabajadores.
Elementos Intangibles: Capital intelectual (formación, experiencia) y activos intangibles (marca, tecnología, programas).
Capital Financiero: Dinero para capital físico, materia prima, sueldos, etc.

Funciones y Objetivos de la Empresa

Los objetivos tienen un periodo concreto y buscan maximizar los beneficios y la motivación de los trabajadores, además de crear puestos de trabajo, abastecer a la población y generar riqueza.

Funciones por Área

Área Comercial: Analizar necesidades del consumidor y estrategias de venta.
Área de Producción: Control de materias primas y gestión de la producción.
Área de Inversión y Financiación: Captar fondos y gestionar inversiones.
Área de Recursos Humanos: Selección, contratación, formación y organización del personal.

Aspectos Comunes de Toda Empresa

Puede ser estudiada como un sistema.
Posee un conjunto de recursos.
Es una unidad de producción de bienes o prestación de servicios.
Satisface necesidades humanas.

Sistema Empresarial

Sistema: Conjunto ordenado de partes interrelacionadas y ligadas a un medio ambiente para lograr objetivos.

Características de un Sistema

Contiene subsistemas.
Tiene un suprasistema.
La alteración de una parte afecta a las demás.
Todos actúan en función de un objetivo común.

Componentes de un Sistema

Entrada: Materia prima, maquinaria.
Proceso: Actividades de producción, capacitación.
Salida: Bienes y servicios ofrecidos.
Retroalimentación: Mecanismo de control para verificar el cumplimiento de metas.

Sistemas de Metas y Valores

Valores: Creencias que sirven como normas para la conducta.
Metas: A dónde quiere llegar la empresa.

Componentes del Sistema Organizacional

Estructural: Relaciones jerárquicas y de dependencia.
Técnico: Requerimientos para la ejecución de trabajos.
Psicosocial: Aspectos psicológicos y sociales del personal.
Administrativo: Recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos.

Unidades de Producción de Bienes y/o Servicios

Bienes: Artículos que satisfacen necesidades mediante transformaciones.
Servicios: No se aprecian a simple vista.

Tipos de Bienes

De Consumo: No requieren proceso posterior.
Intermedios: Se usan para la fabricación de otros (ej: cuero).
De Capital: Elaboran otros bienes, mantienen su forma original (ej: máquinas).

Satisfacción de Necesidades (Pirámide de Maslow)

Fisiológicas: Necesidades básicas para vivir (vivienda, comida, vestimenta).
Seguridad: Protección contra peligro y amenazas.
Sociales: Sentirse aceptado en la sociedad.
Estima: Percepción y sentimiento en la sociedad.
Auto-realización: Desarrollo total del potencial individual.

Relaciones y Funciones de la Empresa

Relaciones Externas: Entorno (clientes, competidores, proveedores).
Relaciones Internas: Funciones de cada área.

Funciones Operativas

Comercialización: Destacar, captar, asegurar, mantener e incrementar ventas.
Compras: Elegir proveedor y comprar lo necesario.
Producción: De bienes y servicios.
Finanzas: Gestión de liquidez y rentabilidad.

Funciones Asesoras

Contabilidad: Elaboración de balances.
Personal: Mejores condiciones para empresa y trabajadores.
Costos: Cálculo de costos de producción.
Asesoría Jurídica: Cumplimiento de normas legales.

Funciones Económicas, Sociales y Administrativas

Económicas: Maximizar beneficios.
Sociales: Satisfacer al cliente interno y externo.
Administrativas: Apuntar al resultado global de la organización.

Diseño y Rediseño de la Organización

Mecanismos de Coordinación

Comunicación: Ajuste mutuo.
Supervisión Directa: Mandos medios controlando áreas.
Estandarización: Por producto, proceso o habilidades técnicas.

Variables Dependientes

Entretenimiento: Capacitación teórica y práctica.
Planeamiento: Mensual, anual, semanal y por hora.
Recursos de Enlace: Comunicación vertical, horizontal y cruzada.

Variables Independientes

Edad y tamaño.
Tecnología.
Contexto y entorno.
Elementos de poder (gremios, sindicatos).

Objetivos de la Empresa

Obtener ganancias fabricando bienes o prestando servicios y satisfacer las necesidades del cliente. Los trabajadores buscan salario justo, trato digno, posibilidades de progreso y condiciones de higiene y seguridad.

Fijación de Objetivos

Es crucial para dirigir actividades, procesos y acciones. Una incorrecta fijación lleva al fracaso de las estrategias.

Definición de Objetivos

Propósitos o logros particulares, específicos, medibles, entendibles, compartidos y alcanzables en un tiempo determinado, motivando a las personas y utilizando los recursos disponibles.

MARTEE (Características de los Objetivos)

M (Medible): Cantidad clara.
A (Alcanzable): Real y con recursos disponibles.
R (Retador): Reto para el trabajador = motivación.
T (Temporal): Inicio y fin especificados.
E (Específico): Detallar todo sobre el producto.
E (Entendible): Lenguaje claro para el trabajador.

Tipos de Objetivos

Direccionales: Marcan la dirección a seguir.
De Rendimiento: Relacionados con el rendimiento de recursos.
Internos: Relacionados con la organización interna.
Externos: Relacionados con clientes, competidores y mercados.

Diseño Organizacional Tradicional (Origama)

Cabeza Estratégica: Toma de decisiones a largo plazo, fija políticas internas y externas, estructura financiera.
Tecno-estructura: Desarrollo y cumplimiento de conocimientos de la organización.
Staff de Apoyo: Servicios de limpieza, correo interno, asesores.
Gerencia Intermedia: Informa y controla.
Zona de Supervisión: No tienen poder de decisión.

Estilos de Dirección en la Organización

Teoría X: Personas que necesitan instrucciones, no quieren responsabilidades.
Teoría Y: Personas que disfrutan trabajar, buscan mejorar y agradecen responsabilidades.

Estilos de Estructura

Empresas Estructuras Simples: Poco control, pocos niveles jerárquicos, poca división de tareas (ej: empresas familiares).
Máquina Burocrática: Todo está escrito, coordinación al 100%, decisiones centradas en la tecno-estructura (ej: industrias automotrices).
Burocracia Profesional: Comportamiento basado en la razón, influido por sentimientos individuales y grupales.

Etapa de Desarrollo de RRHH

Necesidad de equilibrio entre las necesidades del empleado y las necesidades económicas de la organización.
El factor humano es determinante para el desarrollo de la organización.
Motivar al empleado para lograr la eficiencia de la organización.

La gestión de RRHH ha evolucionado hacia una concepción estratégica, buscando el máximo beneficio para la empresa y sus empleados. Es un proceso de aprendizaje continuo.

Comportamientos Clave en la Gestión de RRHH

Capacitar a los empleados rápidamente.
Atraer empleados capaces de aprender rápidamente.
Tomar en cuenta éxitos y fracasos pasados.
Focalizarse en la atención al cliente.
Disminuir los tiempos de trabajo y simplificar procesos.

Grupo vs. Equipo

Grupo: Personas relacionadas psicológicamente, con un objetivo en común pero trabajando independientemente.
Equipo: Objetivo en conjunto, roles determinados, todos apuntando al mismo resultado.

Características que Convierten un Grupo en Equipo

Incremento positivo en los resultados.
Trabajo más creativo.
Concentración en la solución del problema.
Interacción y vínculo entre los miembros.
Organización y coordinación de tareas.

El trabajo en equipo genera mayor eficiencia en la obtención de resultados.