La Importancia del Factor Humano en la Gestión de Proyectos

En la gestión de proyectos, son las personas las que hacen que un proyecto sea exitoso. El objetivo es orientar y motivar al personal, fomentar su perspicacia creativa y asegurarse de que se trabaje a gusto.

Identificación de Problemas y Necesidades

Los proyectos surgen debido a necesidades insatisfechas (problemas) u oportunidades que se pueden aprovechar. Antes de proponer una idea de proyecto, debe tenerse claro cuál es el problema a resolver.

Definición de Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal asumido por un equipo para crear un bien o servicio. Es temporal porque cada proyecto tiene un comienzo y un fin definidos. Es único porque es diferente de alguna forma identificable.

PMBOK: El Estándar para la Gestión de Proyectos

PMBOK significa Project Management Body of Knowledge (Cuerpo de Conocimiento de la Gestión de Proyectos). Es un libro de estándares para la gestión de proyectos.

Usos del PMBOK:

• Programas de administración (generales)
• Proyectos departamentales (funcionales)
• Proyectos de ingeniería (técnicos)

Los Cinco Grupos de Procesos del PMBOK

PMBOK reconoce cinco procesos:

1. Inicio: Autorización, fijar la dirección general, aprobaciones y recursos necesarios.
2. Planificación: Definir el alcance, los entregables requeridos y crear el cronograma del proyecto.
3. Ejecución: Coordinar los recursos y el desarrollo del equipo, aseguramiento de calidad, selección de subcontratistas y distribución de información.
4. Supervisión: Medir el progreso del proyecto, supervisar el desempeño, gestionar riesgos e informar el desempeño.
5. Cierre: Concluir las actividades, cierre administrativo y del contrato.

Supuestos y Restricciones en un Proyecto

Un supuesto es un dato asumido como cierto a efectos de la planificación del proyecto. Por ejemplo, se asume que los usuarios conocen Windows, por lo que no se incluye capacitación en Windows.

Es importante documentar los supuestos y compartirlos con el cliente y el equipo del proyecto.

Restricciones de un proyecto:

• Tiempo: Fecha esperada de entrega.
• Recursos: Presupuesto máximo asignado.
• Alcance: Requerimientos mínimos necesarios y esperados.

Las Nueve Áreas de Conocimiento en la Gestión de Proyectos

1. Gestión de la Integración: Desarrollo de un plan de proyecto, ejecución y control integrado de cambios.
2. Gestión del Alcance: Procesos requeridos para que el proyecto incluya el trabajo requerido.
3. Gestión del Tiempo: Procesos requeridos para asegurar el término a tiempo del proyecto.
4. Gestión de Costos: Procesos requeridos para asegurar la ejecución total dentro del presupuesto aprobado.
5. Gestión de la Calidad: Describe los procesos requeridos para asegurarse de que el proyecto satisfará las necesidades para las que fue ejecutado.
6. Gestión de Recursos Humanos: Procesos requeridos para realizar un uso más eficiente y eficaz de los trabajadores.
7. Gestión de Comunicaciones: Procesos requeridos para asegurar la recopilación y almacenamiento de la información del proyecto.
8. Gestión de Riesgos: Procesos que tienen que ver con la identificación, análisis y respuesta al riesgo del proyecto.
9. Gestión de la Contratación: Identificación de contratos, solicitudes de cotización y documentos de compra.

Contexto de la Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos existe en un contexto amplio que incluye:

• Dirección de programas: Conjunto de proyectos relacionados para obtener beneficios y control.
• Gestión de portafolio: Conjunto de programas y proyectos que son agrupados para facilitar la gestión efectiva.
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): Una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos.

Interesados en el Proyecto

Los interesados son personas y organizaciones que participan y pueden influir sobre los objetivos y resultados del proyecto.

Cualidades de un Líder de Proyecto

• Organizado y metódico
• Liderazgo
• Buena comunicación
• Conocimiento técnico
• Facilidad para relacionarse

Pasos para Administrar un Proyecto

1. Tener en claro qué se busca con este proyecto.
2. Planear las actividades, tiempos y recursos.
3. Ejecutar y monitorear el proyecto, manteniendo la visibilidad al exterior.
4. Aprender de los errores.

Tendencias Relacionadas con el PMBOK

• BSC (Balanced Scorecard): Indicadores balanceados de desempeño. Deriva de la gestión estratégica y presupone una elección de indicadores que no debe ser restringida al área financiera.
• COBIT: Brinda a los managers un set de medidas, indicadores y procesos de consenso general para asistirlos en maximizar los beneficios del uso de tecnologías de la información y obtener control de la información tecnológica.
• IT Governance: Conjunto de mecanismos utilizados por la administración de una organización para dirigir y controlar su desarrollo tecnológico.
• CMMI: Modelo de mejora de procesos de construcción de software que toma como referencia a PMBOK para administrar los proyectos.
• ITIL: Marco de referencia para la gestión de servicios de TI más aceptado y utilizado.
• ISO 9000 e ISO 20000: Estándares para establecer sistemas de gestión de la calidad.
• RUP: Proceso de ingeniería de software que cuenta con variedad de descripciones, documentos y plantillas.