Concepto de Organización Empresarial

Consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades, con la intención de alcanzar los objetivos previstos de la forma más eficaz.

Principales Escuelas de Pensamiento Organizativo

En el siglo XIX surgió la necesidad de organizar el trabajo de manera más sistemática. Los precursores de las primeras teorías de organización fueron Frederick W. Taylor y Henri Fayol.

• Escuela de la Organización Científica del Trabajo (Taylor)

  La idea fundamental de Taylor fue la aplicación de métodos científicos a la organización del trabajo. Esta escuela defendía la existencia de una oficina técnica que planificaba el trabajo, y los trabajadores sólo debían cumplir lo que estaba previamente determinado. Para incentivar a los trabajadores, se proponían salarios basados en el rendimiento. Entre sus principios se encuentran el análisis y diseño de tareas o la especialización de funciones, entre otras.

• Teoría Clásica de la Administración (Fayol)

  Por otra parte, Henri Fayol, considerado el padre de la estructura funcional de la empresa, remarcaba la necesidad de una estructura jerarquizada en la que cada persona dependiera de un único superior (unidad de mando). Consideraba que la función más importante era la administrativa (prever, organizar, mandar, coordinar y controlar). Entre sus principios más destacados se encuentran la división del trabajo, la autoridad y responsabilidad, la disciplina, la unidad de dirección o la remuneración equitativa y satisfactoria, entre otras.

• Escuela de las Relaciones Humanas (Elton Mayo)

  La primera persona que demostró empíricamente la importancia de las relaciones humanas en el trabajo fue Elton Mayo. Él, acompañado de sus discípulos, llegó a conclusiones como: existen incentivos distintos a los materiales (sociales, psicológicos), el ser humano no se puede programar como una máquina y los grupos informales tienen una gran influencia en el comportamiento laboral.

• Teoría de la Burocracia (Max Weber)

  Max Weber es el padre del modelo de organización llamado burocrático, el cual se caracteriza por estar altamente formalizado, con normas y procedimientos escritos, y niveles de autoridad claramente delimitados. También existe una marcada división del trabajo, y los roles directivos están ordenados jerárquicamente y estrictamente definidos. Es una organización racional pero a menudo **poco flexible**. Este modelo se ideó para grandes organizaciones, como, por ejemplo, la administración pública.

Principios Fundamentales de la Organización

1. Unidad de objetivos: Todos los componentes de la organización deben contribuir a la consecución de los objetivos generales.
2. Alcance de control: Determinar el número de personas que un jefe puede dirigir eficazmente.
3. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior directo.
4. Principio jerárquico: Establecimiento claro de una línea de autoridad (cadena de mando) desde el nivel más alto al más bajo.
5. Principio de delegación: Asignar autoridad y responsabilidad a los niveles inferiores para la toma de decisiones y ejecución de tareas.
6. Principio de responsabilidad: La obligación de una persona de ejecutar satisfactoriamente las tareas que le han sido asignadas, correlativa a la autoridad delegada.

Organización Formal e Informal: Definiciones y Diferencias

La organización formal es la estructura oficial y planificada por la dirección, donde se definen explícitamente los roles, las responsabilidades, la jerarquía y las relaciones de autoridad para alcanzar los objetivos empresariales.

La organización informal es la red de relaciones personales y sociales no establecidas por la dirección, que surgen espontáneamente de la interacción entre los miembros de la empresa, basadas en afinidades, intereses comunes o amistad.

Organigramas: Concepto, Tipos y Utilidad

Es la representación gráfica de la estructura formal de una empresa. Su finalidad es clarificar y dar a conocer la división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, y los canales formales de comunicación entre los distintos departamentos y puestos.

Clasificación de los Organigramas

• Según su Forma

  • Verticales: Representan la jerarquía de arriba abajo. La máxima autoridad se sitúa en la cima y las líneas de autoridad descienden. También llamados piramidales. Son los más comunes.
  • Horizontales: Despliegan la estructura de izquierda a derecha. La máxima autoridad está a la izquierda y los niveles jerárquicos se suceden hacia la derecha.
  • Concéntricos (o Radiales): Sitúan el puesto de mayor autoridad en el centro, y los niveles jerárquicos se disponen en círculos concéntricos alrededor de este.
  • Mixtos: Combinan elementos verticales y horizontales para optimizar el espacio o destacar ciertas relaciones.

• Según su Finalidad

  • Informativos: Ofrecen una visión general y simplificada de la estructura, destinada al público general o a una visión rápida.
  • Analíticos: Muestran la estructura completa y detallada, incluyendo todas las unidades y relaciones. Son útiles para el análisis organizacional interno.

• Según su Extensión

  • Generales: Representan toda la organización hasta un cierto nivel jerárquico.
  • Detallados (o Parciales): Se centran en un área, departamento o sección específica, mostrando su estructura interna con mayor detalle.

• Según su Contenido

  • Estructurales: Muestran únicamente las unidades administrativas (órganos o departamentos) y sus relaciones jerárquicas.
  • De Personal (o Nominales): Incluyen el nombre y/o cargo de la persona que ocupa cada puesto representado.
  • Funcionales: Especifican las funciones principales asignadas a cada unidad o puesto representado.

Estructuras Organizativas: Tipos, Ventajas y Desventajas

Estructura Lineal (o Jerárquica)

Se basa en el principio de unidad de mando y la jerarquía. Las órdenes y la autoridad fluyen directamente desde la alta dirección hacia los niveles inferiores a través de una única línea.

• Ventajas: Simplicidad, clara delimitación de autoridad y responsabilidad, rapidez en la toma de decisiones (en teoría).
• Inconvenientes: Rigidez, falta de especialización de los directivos (que deben saber de todo), comunicaciones lentas entre niveles, posible sobrecarga de los directivos, posible falta de motivación en niveles inferiores. Adecuada para empresas pequeñas.

Estructura Línea-Staff (o de Asesoramiento)

Combina las relaciones de autoridad directa de la estructura lineal (línea) con unidades de consulta y asesoramiento especializadas (staff) que apoyan a la línea pero no tienen autoridad directa sobre ella.

• Ventajas: Permite la intervención de especialistas sin romper la unidad de mando; la línea toma las decisiones asesorada por expertos.
• Inconvenientes: Posible lentitud en decisiones (por consultas al staff); potenciales conflictos entre el personal de línea y el de staff; el staff representa un coste adicional.

Estructura en Comité

La autoridad y la responsabilidad son compartidas por un grupo de personas (comité) que toman decisiones conjuntamente, buscando el consenso y una visión global. Puede aplicarse a distintos niveles o para funciones específicas.

• Ventajas: Consideración de diferentes perspectivas y conocimientos; las decisiones participativas pueden mejorar la aceptación y la motivación.
• Inconvenientes: Lentitud en la toma de decisiones; riesgo de decisiones por compromiso o indefinidas; posible dilución de la responsabilidad.

Estructura Matricial

Combina dos criterios de departamentalización simultáneamente (generalmente funcional y por proyecto/producto). Los empleados reportan a dos jefes: el director funcional y el director de proyecto/producto (doble autoridad). Es común en empresas que trabajan por proyectos complejos.

• Ventajas: Flexibilidad; enfoque en proyectos o productos específicos; uso eficiente de especialistas en diferentes proyectos; mejora la comunicación interdepartamental.
• Inconvenientes: Posibles conflictos de autoridad (doble mando); necesidad de altas habilidades de negociación y coordinación; puede generar estrés en los empleados.

Estructura Funcional

Se basa en la especialización por funciones principales de la empresa (ej. producción, marketing, finanzas, recursos humanos). Cada función es dirigida por un especialista. Inspirada en los principios de Henri Fayol.

• Ventajas: Alta especialización y eficiencia dentro de cada función; facilita la supervisión técnica.
• Inconvenientes: Posible falta de comunicación y coordinación entre departamentos; visión limitada de los objetivos globales de la empresa por parte de cada función; posible lentitud en la adaptación a cambios del entorno que requieran cooperación interfuncional.

Estructura Divisional

Utilizada por grandes empresas diversificadas (por productos, mercados o áreas geográficas). La organización se divide en unidades semiautónomas llamadas divisiones. Cada división suele operar como un centro de beneficios y tener su propia estructura (a menudo funcional). Implica una importante descentralización de la autoridad.

• Ventajas: Enfoque en resultados por división; mayor flexibilidad y adaptabilidad de cada división a su entorno específico; desarrollo de directivos generales.
• Inconvenientes: Posible duplicación de recursos y funciones entre divisiones; dificultad para mantener la coherencia global; posible competencia interna entre divisiones.

Departamentalización: Proceso y Tipos

Es el proceso que consiste en agrupar actividades y tareas homogéneas o relacionadas en unidades organizativas llamadas departamentos, con el fin de facilitar la coordinación y especialización.

Tipos principales de departamentalización:

• Funcional: Agrupación por funciones principales (ej. producción, ventas, finanzas, RRHH). Es la más común.
• Por Zonas Geográficas: Agrupación según el área geográfica de operación (ej. División Norte, División Sur, División Internacional).
• Por Productos: Agrupación en torno a los diferentes productos o líneas de productos que maneja la empresa.
• Por Procesos: Agrupación basada en las distintas fases del proceso productivo o flujo de trabajo (ej. corte, ensamblaje, acabado).
• Por Clientes: Agrupación según los tipos de clientes a los que sirve la empresa (ej. grandes cuentas, minoristas, sector público).
• Matricial: Combinación de dos criterios (ej. funcional y por producto/proyecto).

Comunicación Organizacional: Tipos

• Interna: Ocurre dentro de los límites de la empresa. Puede ser:
  • Descendente: Fluye desde los niveles jerárquicos superiores hacia los inferiores (ej. órdenes, políticas, instrucciones, feedback).
  • Ascendente: Fluye desde los niveles inferiores hacia los superiores (ej. informes, sugerencias, quejas, resultados).
  • Horizontal (o Lateral): Se produce entre personas o departamentos del mismo nivel jerárquico (ej. coordinación entre departamentos, reuniones de equipos).
  • Diagonal (o Transversal): Cruza diferentes niveles y funciones (ej. comunicación entre un jefe de departamento y un empleado de otro).
• Externa: Se produce entre la empresa y su entorno (ej. comunicación con clientes, proveedores, competidores, medios de comunicación, administración pública).
• Verbal (Oral y Gestual): Comunicación cara a cara, telefónica, videoconferencias, presentaciones. Es rápida, permite retroalimentación inmediata e incluye el lenguaje no verbal (gestos, tono de voz).
• Escrita: Mediante documentos físicos o digitales (ej. correos electrónicos, informes, manuales, cartas, memorandos, intranet). Permite dejar constancia, ser más reflexiva y llegar a muchas personas, pero carece de retroalimentación inmediata y de señales no verbales.

Canales de Comunicación en la Empresa

• Según la Estructura Formal

  • Canales Descendentes: Reuniones informativas, manuales de políticas y procedimientos, tablón de anuncios (físico o virtual), intranet, correo electrónico corporativo, circulares, órdenes directas.
  • Canales Ascendentes: Buzón de sugerencias, encuestas de clima laboral, reuniones de feedback, entrevistas de evaluación, informes de actividad, política de puertas abiertas.
  • Canales Horizontales/Laterales: Reuniones interdepartamentales, grupos de trabajo, correo electrónico, mensajería instantánea corporativa, informes compartidos, llamadas telefónicas.

• Según el Medio Utilizado

  • Medios Escritos/Visuales: Correo electrónico, informes, manuales, carteles, intranet, revistas internas, gráficos.
  • Medios Orales/Audiovisuales: Conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas, reuniones, presentaciones, videoconferencias, radio interna, podcasts corporativos.

• Nuevas Tecnologías (TICs)

  • Correo electrónico
  • Videoconferencia
  • Mensajería instantánea corporativa (ej. Slack, Teams)
  • Intranet y portales del empleado
  • Redes sociales corporativas
  • Plataformas colaborativas

Barreras Comunes en la Comunicación Empresarial

Son obstáculos que dificultan o distorsionan el proceso de comunicación, impidiendo que el mensaje llegue correctamente del emisor al receptor.

• Barreras Personales/Psicológicas:
  • Escucha Defectuosa: No prestar atención real, interrumpir, juzgar prematuramente, oír en lugar de escuchar activamente.
  • Percepciones y Prejuicios: Filtrar la información según nuestras propias creencias, estereotipos o experiencias previas.
  • Actitud Predeterminada / Resistencia al Cambio: Rechazar información que contradice nuestras ideas o que implica cambios no deseados.
  • Emociones: El estado emocional (miedo, enfado, desconfianza) puede distorsionar cómo enviamos o recibimos mensajes.
  • Falta de Confianza / Clima Laboral Negativo: El miedo a represalias o la desconfianza impiden una comunicación abierta y honesta.
• Barreras Semánticas:
  • Diferencias en la interpretación del lenguaje, uso de tecnicismos no comprendidos por todos, ambigüedad en las palabras o frases.
• Barreras Físicas:
  • Ruido ambiental, distancia física, interrupciones, medios de comunicación defectuosos (mala conexión, etc.).
• Barreras Organizacionales:
  • Sobrecarga de Información: Exceso de mensajes que dificulta la asimilación y priorización de lo importante.
  • Estructura Jerárquica Compleja: Demasiados niveles pueden retrasar y distorsionar la información.
  • Falta de Canales Adecuados: No disponer de los medios apropiados para cada tipo de comunicación.
  • Elección Inadecuada del Momento o Canal: Comunicar información importante en un mal momento (ej. bajo presión) o a través de un canal inapropiado (ej. un tema complejo por email).