Fases del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se compone de etapas interrelacionadas que guían la gestión organizacional:

1. Planificación

   Esta es la fase inicial donde se definen los objetivos y metas que la organización busca alcanzar en el corto, mediano y largo plazo. Se diseñan las estrategias más adecuadas para lograr dichos objetivos y se elabora un plan detallado que especifica las actividades necesarias, los recursos materiales requeridos y el perfil de competencias del personal idóneo para cada tarea.

2. Organización

   En esta etapa se materializan los aspectos planificados. Implica estructurar las actividades, asignar los recursos necesarios y seleccionar al personal con las competencias adecuadas para ejecutar las tareas definidas en la fase de planificación.

3. Dirección

   Corresponde a la fase de ejecución de las actividades coordinadas. Requiere de un liderazgo gerencial capaz de motivar, comunicar y supervisar eficazmente al personal para asegurar el cumplimiento de lo planeado.

4. Control

   Esta fase se enfoca en medir y evaluar los resultados obtenidos en comparación con los objetivos establecidos. Su propósito es identificar áreas de mejora y asegurar que el ciclo administrativo se reinicie con una planificación más informada y ajustada a la realidad.

Tipos de Planes Administrativos

La planificación se concreta en diferentes niveles:

• Planes Estratégicos: Definen las actividades generales de la organización y la asignación de recursos para cumplir con los objetivos estratégicos a largo plazo. Responden a la visión global de la empresa.
• Planes Tácticos: Desarrollados por los gerentes de nivel medio (jefes de área funcional), buscan alcanzar los objetivos tácticos a mediano plazo, los cuales derivan de los objetivos estratégicos.
• Planes Operativos (o Programas): Implementados por los supervisores o administradores de primera línea, se relacionan con las tareas cotidianas y buscan cumplir los objetivos a corto plazo.

Conceptos Fundamentales en la Planificación

Varios elementos son cruciales para una planificación efectiva:

1. Misión

Define la razón de ser de la organización. Responde a preguntas clave como: ¿Qué somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Para quién lo hacemos?, ¿Cómo lo hacemos? y ¿Por qué lo hacemos? Puede entenderse como el propósito fundamental o el punto de partida. Mientras que el propósito tiende a ser estable, la misión como punto de partida puede evolucionar hacia la visión.

2. Visión

Establece la dirección futura de la organización, indicando a dónde se desea llegar o qué se aspira a ser en el futuro.

3. Valores

Son los principios éticos y morales que guían el comportamiento de la organización y sus miembros. Definen los límites de actuación y lo que se está dispuesto a sacrificar para alcanzar la visión.

4. Programas

Detallan el conjunto de actividades y los tiempos necesarios para ejecutar una estrategia específica.

5. Políticas

Son las reglas y lineamientos que norman el funcionamiento de la empresa. Pueden abarcar desde aspectos operativos (ej. horario de ingreso) hasta directrices sobre calidad de producto.

6. Objetivos

Representan los pasos o hitos necesarios para alcanzar la visión. Pueden ser elementos que componen la visión o requisitos previos para lograrla.

7. Metas

Son la cuantificación de los objetivos. Responden a las preguntas: ¿Cuánto?, ¿Cuándo? y ¿Quién es responsable?

8. Estrategias

Definen el cómo se alcanzarán los objetivos. Implican decisiones sobre acciones concretas (ej. incrementar ventas, reducir precios, lanzar campañas publicitarias, expandir distribución).

Teoría Clásica o Administrativa de Henri Fayol (1841-1925)

Henri Fayol es reconocido como el fundador de la escuela clásica de administración por ser el primero en sistematizar el estudio del comportamiento gerencial. Sostenía que las prácticas administrativas siguen patrones identificables y analizables, lo que le llevó a desarrollar una doctrina administrativa estructurada.

Principales Aportes de Fayol: Los 14 Principios Administrativos

1. División del Trabajo: Busca «producir más y mejor con el mismo esfuerzo», llevando a la especialización de funciones y separación de poderes.
2. Autoridad: El «derecho a mandar y poder de hacerse obedecer».
3. Disciplina: Definida como «la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto». Se mantiene mediante buenos líderes, convenciones claras y equitativas, y sanciones aplicadas juiciosamente.
4. Unidad de Mando: «Para una acción cualquiera un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe». Evita conflictos por dualidad de mando.
5. Unidad de Dirección: «Un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto». Se refiere a la dirección general de la empresa, a diferencia de la unidad de mando que aplica al personal.
6. Subordinación del Interés Particular al Interés General: El interés de un individuo o grupo no debe prevalecer sobre el interés de la organización.
7. Remuneración del Personal: Debe ser equitativa y satisfactoria tanto para el empleado como para la empresa.
8. Centralización: Considerado un orden natural donde las órdenes emanan de la dirección central. El grado de centralización dependerá de las circunstancias.
9. Jerarquía: La «serie de jefes que va de la autoridad suprema a los agentes inferiores». Debe respetarse, aunque Fayol admitía excepciones (la «pasarela») para agilizar comunicaciones con autorización previa.
10. Orden: Incluye el orden material («un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar») y el orden social («un lugar para cada agente y que cada agente esté en el lugar asignado»).
11. Equidad: La combinación de benevolencia y justicia en el trato al personal.
12. Estabilidad del Personal: La permanencia del personal, especialmente en puestos directivos, es crucial para el buen funcionamiento.
13. Iniciativa: Se debe fomentar la capacidad de los empleados para proponer y ejecutar ideas. Un buen jefe estimula la iniciativa.
14. Unión del Personal (Espíritu de Cuerpo): La armonía y unión entre los miembros de la organización son fundamentales. Requiere unidad de mando y evitar divisiones.

Escuela de Administración Industrial y General (Henri Fayol)

Evaluación de las Ideas de Fayol

• Buscaba una administración integral aplicable a diversas organizaciones.
• Su concepto de autoridad era formalista y autoritario: «Autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer».
• Se centró en la dimensión formal de la organización, sin considerar variables de conducta humana (visión mecanicista del individuo).
• Su enfoque en la comunicación priorizaba la preservación de la autoridad sobre la información bidireccional. Reconocía comunicaciones descendentes (órdenes) y ascendentes (informes de control).
• Admitía la comunicación horizontal (el «puente» o «pasarela») de forma restringida y con aprobación superior.

Propuestas Básicas de Fayol

a) Concepción de la Administración

«Administrar es gobernar los negocios». Implica cinco tareas fundamentales:

• Prever: Planificar actividades continuamente.
• Organizar: Dotar a la empresa de la estructura necesaria.
• Dirigir: Conducir al personal y la organización.
• Coordinar: Unificar todas las actividades.
• Controlar: Verificar y vigilar las operaciones.

b) Definición de las Áreas de Operación (Funciones Básicas de la Empresa)

• Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción, fabricación y transformación.
• Funciones Comerciales: Referentes a la compra, venta e intercambio.
• Funciones Financieras: Búsqueda y administración de capitales.
• Funciones de Seguridad: Protección de bienes y personal.
• Funciones Contables: Incluyen inventarios, balances, costos y estadísticas.
• Funciones Administrativas: Integran las cinco tareas de la administración (prever, organizar, dirigir, coordinar, controlar) aplicadas a todas las demás funciones.

La Escuela Sistemática y la Teoría General de Sistemas (TGS)

Impulsada por el biólogo Ludwing von Bertalanffy, la Teoría General de Sistemas (TGS) busca formular conceptos aplicables a diferentes disciplinas. Desde esta perspectiva, la organización se entiende como un sistema abierto:

• Interactúa constantemente con su entorno (proveedores, clientes, tecnología, leyes).
• Es influenciada por la cultura y valores ambientales.
• Está sujeta a presiones y demandas sociales.
• Su eficacia es evaluada tanto internamente como por el macrosistema al que entrega sus productos (bienes o servicios).

Importancia de los Sistemas en Administración

Un sistema, en administración, es un modelo de ordenamiento aplicado a una organización que opera en un entorno dinámico. El estudio de las organizaciones como sistemas abiertos, con su constante interacción ambiental, es fundamental.

Elementos (Componentes) de un Sistema

• Entorno: El medio ambiente donde opera el sistema, que lo afecta y sobre el cual influye.
• Frontera: Los límites que distinguen al sistema de su entorno, definiendo qué está dentro y qué está fuera.
• Entradas (Inputs): Recursos (energía, insumos, materia prima, información) que el sistema toma del entorno para operar y cumplir sus objetivos.
• Proceso (Throughput): La actividad transformadora del sistema que convierte las entradas en salidas. Es la función principal para la que está diseñado.
• Salidas (Outputs): Los productos, servicios o resultados que el sistema entrega al entorno como finalidad de su operación.
• Retroalimentación (Feedback): Información que el sistema recibe del entorno sobre sus salidas, permitiéndole controlar y ajustar su desempeño para optimizar resultados.

Método Sistémico en las Organizaciones

Analizar las organizaciones como sistemas implica verlas como un conjunto de partes interrelacionadas que forman un todo unificado. Como sistemas abiertos, las organizaciones toman recursos del entorno (entradas), los transforman (proceso) y distribuyen productos o servicios (salidas) de vuelta al entorno, adaptándose continuamente a través de la retroalimentación.

Aportes de Max Weber a la Administración

Max Weber realizó contribuciones significativas, aunque su reconocimiento pleno tardó:

• Teoría de la Autoridad: Distinguió tres tipos fundamentales:
  • Autoridad Tradicional: Basada en costumbres y herencia.
  • Autoridad Carismática: Basada en las cualidades personales del líder.
  • Autoridad Racional-Legal: Basada en normas y reglas establecidas (propia de la burocracia).
• Modelo Burocrático: Weber describió la burocracia como una forma de organización basada en la racionalidad, la jerarquía clara, las reglas impersonales y la selección por mérito. Consideraba que este modelo, al eliminar la negociación arbitraria y el favoritismo, maximizaba la eficiencia y protegía la libertad individual. Sin embargo, el modelo también presenta desventajas (rigidez, lentitud) que han generado críticas.
  • Promueve métodos eficientes y objetivos de selección de personal basados en la competencia técnica.
  • El funcionario, elegido por su superior jerárquico, desempeña sus tareas con precisión técnica y profesional.

Liderazgo en la Organización

Se define como el conjunto de habilidades que permiten a una persona influir en el pensamiento o actuar de otros, motivándolos para realizar tareas eficientemente y contribuir al logro de objetivos. Herramientas clave del liderazgo incluyen el carisma, la seguridad en la comunicación y la capacidad de socialización.

Tipos de Liderazgo

• Liderazgo Autocrático: El líder centraliza la toma de decisiones y la responsabilidad, da órdenes directas y no suele considerar la opinión de los subordinados, asumiendo que es el único capacitado para decidir correctamente.
• Liderazgo Democrático (o Participativo): El líder fomenta la participación de los miembros del equipo, valora sus ideas y críticas, y busca el consenso. Esto genera confianza, incentiva el trabajo en equipo y mejora el compromiso con las metas.
• Liderazgo Laissez-Faire («Dejar Hacer»): Es un estilo liberal donde el líder adopta un rol pasivo, otorgando alta autonomía a los subordinados. Proporciona información y herramientas, pero interviene principalmente cuando se le solicita ayuda.
• Liderazgo Paternalista: El líder asume la responsabilidad de orientar y proteger el bienestar de sus subordinados, similar a una figura paterna. Utiliza incentivos y recompensas para motivar y espera lealtad a cambio de cuidado y guía.

Administración Estratégica

La administración estratégica se considera el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar decisiones interfuncionales que capacitan a una organización para alcanzar sus objetivos. Implica la integración de áreas clave como administración general, marketing, finanzas, contabilidad, producción, operaciones, I+D y sistemas de información para lograr el éxito organizacional.

Según Arthur A. Thompson, Jr. y A. J. Strickland, «la administración estratégica es el proceso de creación de estrategias y de su puesta en práctica. Se refiere al proceso administrativo de crear una visión estratégica, establecer los objetivos y formular una estrategia, así como implantarla y ejecutarla.»

Michael A. Hill y colaboradores la definen en un contexto competitivo: «El proceso de administración estratégica es el conjunto de compromisos, decisiones y actos que una empresa necesita llevar a cabo para alcanzar la competitividad estratégica y obtener utilidades superiores al promedio.»

Componentes del Proceso de Administración Estratégica

1. Selección de la Misión y Metas Corporativas: Definir el propósito fundamental y los principales objetivos a largo plazo.
2. Análisis Externo: Evaluar el ambiente competitivo (oportunidades y amenazas).
3. Análisis Interno: Identificar las fortalezas y debilidades de la organización.
4. Selección de Estrategias: Formular estrategias que aprovechen las fortalezas, corrijan debilidades, exploten oportunidades y neutralicen amenazas.
5. Implementación de Estrategias: Poner en práctica las estrategias seleccionadas a través de la estructura, cultura y sistemas de control de la organización.