El Proceso Administrativo: Un Enfoque Integral
El proceso administrativo es el conjunto de funciones y actividades que la administración de una empresa lleva a cabo para lograr sus fines y objetivos. Se compone de dos fases principales:
- Fase Mecánica: La parte teórica de la administración, que se divide en:
- Planificación: Definir objetivos, estrategias y políticas.
- Organización: Diseñar la estructura de la empresa.
- Fase Dinámica: La puesta en práctica de lo planeado y organizado, que se divide en:
- Gestión: Dirigir y coordinar las actividades.
- Control: Evaluar y corregir el desempeño.
Función de Planificación
La función de planificación consiste en fijar objetivos, marcar estrategias, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión. Los pasos clave son:
- Analizar la situación de partida.
- Marcar el objetivo y definir alternativas.
- Analizar puntos fuertes y débiles y escoger la mejor alternativa.
- Controlar y determinar las desviaciones que se produzcan.
Al establecer los objetivos, es crucial ser realista, establecer prioridades y minimizar las consecuencias imprevistas.
Función de Organización
La función de organización tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas las tareas de cada persona en la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Para un buen sistema de organización:
- Determinar los niveles de organización y la jerarquía de los mandos.
- Definir las funciones destinadas a cada nivel de mando.
- Asegurar que cada persona sepa a quién debe obedecer.
- Establecer vías de comunicación en todos los sentidos.
Tipos de Comunicación
- Comunicación Vertical:
- Ascendente: De empleados a directivos.
- Descendente: De directivos a trabajadores.
- Comunicación Horizontal: Entre personas de distintos departamentos.
Escuelas de la Administración
Escuela de la Organización Científica del Trabajo (Taylorismo)
Las ideas de esta escuela, base del taylorismo, se centran en la producción industrial. Defendía una oficina técnica para organizar las tareas de los trabajadores. Sus principios fundamentales para disminuir los costes de producción son:
- Análisis y diseño de cargos y tareas.
- Especialización de funciones.
- Descentralización de responsabilidades.
- Eliminar tiempo ocioso, racionalización del trabajo.
- Incentivos salariales.
Fayol propuso principios como:
- División del trabajo.
- Jerarquía bien definida.
- Unidad de mando y dirección.
- Remuneración equitativa y satisfactoria.
- Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.
Escuela de Relaciones Humanas
Elton Mayo y sus discípulos concluyeron que:
- Existen incentivos distintos a los materiales, como los de carácter social.
- Es esencial la atención de la empresa hacia el trabajador.
- El ser humano no se puede programar como una máquina.
Organización Formal y Departamentalización
La división del trabajo se refiere al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio.
La organización formal es una estructura intencional definida donde la empresa sitúa cada elemento en el lugar más conveniente.
Tipos de Departamentalización
- Por Funciones: Los trabajadores se organizan según su especialización.
- Por Zonas Geográficas: Los trabajadores conocen la zona a la que va destinado el producto.
- Por Productos: Agrupación de trabajadores según el producto final.
- Por Procesos: Organización según las fases de la cadena de producción.
- Por Clientes: Organización enfocada en las necesidades de diferentes grupos de clientes.
Maneras de Relacionarse
- Relaciones Lineales: Enlace directo entre órdenes.
- Relaciones de Staff o Equipo Asesor: Asesoramiento por parte de especialistas.
- Relaciones Funcionales: Especialistas con autoridad y responsabilidad en su área.
Modelos de Estructura Organizativa
Modelo Lineal o Jerárquico
Se basa en el principio de mando, donde todos los miembros de la empresa dependen de un superior.
Ventajas:
- Simplicidad.
- Autoridad y áreas de responsabilidad definidas.
- Rapidez en la toma de decisiones.
Inconvenientes:
- Falta de especialización por parte de los directivos.
- Excesiva concentración de autoridad.
- Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios.
- Falta de motivación por parte de los subordinados.