Jerarquía y Estructura en las Organizaciones
Un estudio de arquitectura o ingeniería es una organización, es decir, un conjunto de personas que coordinan sus acciones para alcanzar un objetivo común. Para funcionar eficazmente, una organización necesita tres elementos fundamentales:
- Objetivos claros y alcanzables, utilizando los sistemas y recursos disponibles.
- Comunicación efectiva, donde todos los miembros comprendan sus roles y responsabilidades.
- Motivación, para que los miembros deseen contribuir al logro de los objetivos.
La forma en que se estructura una organización y se gestiona su jerarquía influye directamente en su eficiencia y éxito. A continuación, se presentan diferentes teorías sobre la organización y su aplicación en estudios de arquitectura e ingeniería.
Teorías de la Organización
Teoría X (Douglas McGregor)
Esta teoría propone una estructura jerárquica rígida, similar a la de las cortes reales o los ejércitos. Se asume que los trabajadores son incapaces de tomar iniciativa y solo se motivan por el salario. La organización es piramidal, con una gran distancia entre la base y el vértice.
Teoría Y (Douglas McGregor)
La Teoría Y describe organizaciones que valoran la iniciativa y la aportación de los empleados. Se busca motivarlos y recompensarlos, fomentando su autoestima y desarrollo personal. Estas organizaciones reconocen la existencia de dos estructuras: la formal, diseñada por la dirección, y la real, que refleja las dinámicas de trabajo efectivas.
Teoría Z (Ouchi)
Popular en la década de 1980, la Teoría Z promueve una estructura horizontal y descentralizada. Cada empleado asume la responsabilidad de sus funciones, y se fomenta la iniciativa y la creatividad. Si bien este modelo puede ser menos productivo, puede ser viable en sectores con altos márgenes de beneficio.
Modelos de Organización en Estudios de Arquitectura e Ingeniería
En la mayoría de los estudios, existe un grupo dedicado a la generación de negocio y otro que proporciona soporte a las operaciones. Las diferencias organizativas se encuentran en el sistema de operaciones, con dos modelos básicos:
Organización por Departamentos
Se basa en unidades de especialización funcional, como delineación o cálculo de proyectos. Existe una única línea de control, con un responsable por departamento.
Organización por Proyectos
La opción más común es la organización por equipos, donde cada equipo se encarga de uno o varios proyectos de principio a fin. Los equipos trabajan en paralelo en diferentes proyectos.
Estructura Matricial
Combina la organización por departamentos y por proyectos, creando líneas jerárquicas transversales para coordinar el trabajo entre departamentos verticales.
Coordinación y Colaboración
Mesa de Coordinación
Estudia los planes de proyecto, propone ajustes y aprueba un plan a seguir. Actúa como un órgano para identificar problemas y proponer soluciones.
Red de Colaboradores Externos
Permite al estudio ofrecer una gama más amplia de servicios sin necesidad de una gran inversión en recursos internos. Se seleccionan y controlan colaboradores externos para asegurar la calidad y el servicio.
Producción y Capacidad
La producción del estudio se mide en unidades vendidas, metros cuadrados proyectados o número de obras. La capacidad es la cantidad de trabajo que el estudio puede atender cumpliendo las especificaciones de calidad.
Tamaño del Estudio
Los estudios de arquitectura e ingeniería pueden variar en tamaño, desde unipersonales hasta grandes empresas. Cada tamaño tiene sus ventajas y desventajas:
Estudios Grandes
- Mayor rentabilidad y menor peso de los costes fijos.
- Capacidad para retener a los mejores colaboradores.
- Acceso a mercados exclusivos.
- Facilita la jubilación y tolera ausencias.
- Crecimiento más estable.
Estudios Pequeños
- Mayor flexibilidad y adaptabilidad.
- Menos gastos y menor riesgo.
- Mayor libertad y contacto directo con el cliente.
Gestión Documental
Es crucial contar con un sistema de gestión documental eficiente, ya sea en formato impreso o digital. Se deben conservar los documentos relevantes durante el tiempo requerido por ley o por razones fiscales. Cada documento debe estar en manos de sus destinatarios y solo en su última versión. La gestión digital facilita el control y el acceso a la información.
Gestión del Equipo: El Factor Humano
El equipo se dimensiona para alcanzar la capacidad requerida por el posicionamiento del estudio. Se deben definir las funciones a atender y luego determinar el número de personas y sus perfiles para cumplir con los estándares de calidad.
Funciones en un Estudio Convencional
Generación de Negocio
- Búsqueda y captación de encargos.
- Atención al cliente, comunicación y relaciones públicas.
- Investigación de mercados y nuevos productos.
Operaciones
- Diseño y desarrollo de proyectos.
Estructura
- Dirección estratégica, asuntos societarios, finanzas y fiscales.
- Contabilidad, coordinación, organización y métodos.
- Gestión de calidad, archivo, informática y gestión del conocimiento.
- Mantenimiento de locales, equipos y mobiliario.
Diseño del Equipo
Se deben definir las funciones, la carga de trabajo prevista y el número de personas necesarias para cada grupo de funciones. Se pueden agrupar funciones que requieran aptitudes similares en una sola persona. Es importante buscar personas con las habilidades, conocimientos e intereses adecuados para cada puesto.
Búsqueda y Selección de Personal
Una vez definidos los perfiles, se buscan candidatos a través de anuncios, carteles, conocidos o amigos. Se utilizan currículums y entrevistas personales para la selección. En estudios pequeños, es crucial encontrar personas adecuadas que puedan brillar en su desempeño.
Tipos de Colaboradores
Existen diferentes tipos de colaboradores, cada uno con sus implicaciones legales y fiscales:
- Empleados: Relación laboral con contrato e indemnización.
- Becarios: Realizan prácticas formativas.
- Colaboradores externos: Autónomos o empresas que prestan servicios específicos.
Motivación
La motivación es clave para el rendimiento del equipo. Abraham Maslow clasificó las necesidades humanas en fisiológicas, de seguridad, sociales, de autoestima y de autorrealización. El profesor Pérez López propone tres tipos de motivos: extrínsecos, intrínsecos y trascendentes.
Cálculo del Coste Laboral
Es importante distinguir entre el salario bruto (total percibido por el empleado) y el salario neto (ingresado tras las deducciones). Se recomienda utilizar el salario bruto para las negociaciones y el coste laboral para el presupuesto del estudio.
Gratificaciones
Son aportaciones de libre disposición para premiar un esfuerzo extraordinario. Deben ser excepcionales, discontinuas, transparentes y motivadas.
Comparaciones Salariales
Los empleados suelen tolerar salarios altos, normales o bajos, pero no la desigualdad en el comportamiento salarial.
Revisiones y Aumentos de Sueldo
Se recomienda aplicar un porcentaje anual para mantener el poder adquisitivo, teniendo en cuenta la inflación.
Remuneraciones Extrasalariales
Las más valoradas son las de índole personal o moral, como el aprecio o la justicia.
Autoridad, Jefatura y Mando
Mandar implica decidir qué y cómo deben trabajar los demás, comunicarlo y exigir su cumplimiento. El objetivo es conseguir resultados mandando lo menos posible. El ingeniero o arquitecto, como dueño o fundador del estudio, tiene la autoridad extrínseca. Para ejercer un liderazgo efectivo, debe:
- Poseer conocimientos técnicos suficientes.
- Escuchar los problemas con prontitud y sin quejas.
- Asumir responsabilidades con profesionalidad y eficacia.
- Acertar en la toma de decisiones.
- Tener una visión clara de los planes a largo plazo.
- Evitar secretos, injusticias, preferencias, disimulos y mentiras.
Participación
Se refiere al grado de convicción de los empleados de que están trabajando en algo propio. Se puede fomentar a través de:
- Participación en beneficios: Asignar un porcentaje de los beneficios a cada empleado.
- Participación en la dirección: Constituir un órgano de gobierno para tomar decisiones sobre ciertos aspectos, como vacaciones.
Formación
El estudio debe proporcionar formación a su equipo en dos áreas:
- Modos propios de actuar del estudio.
- Actualización en las disciplinas propias de cada uno.
Coordinación
Las reuniones frecuentes pueden ser costosas en tiempo y poco productivas. Se recomienda realizar una reunión de media hora cada trimestre. El método de doble circulación permite contar con una colección de documentos sobre el régimen interior del estudio y ayuda a mejorar la coordinación.
Disciplina y Orden
Los empleados deben conocer las normas del estudio, como la solicitud de permisos o la justificación de ausencias. También es importante mantener el orden en los documentos y el espacio de trabajo.
Vacaciones, Permisos y Puentes
Se deben respetar las vacaciones anuales según el convenio colectivo, así como los permisos y puentes. Es importante consensuar los puentes con los empleados.
Iniciativa
Se debe estudiar cualquier iniciativa que se presente y agradecerla siempre. Las iniciativas compatibles con la productividad, la mejora de la calidad, el aumento del negocio y el plan estratégico del estudio deben ser fomentadas.
Aprovechamiento del Tiempo
El tiempo es un recurso escaso que debe gestionarse de forma eficiente. Si no se decide cómo emplearlo, se acaba perdiendo.
Funciones del Ingeniero o Arquitecto
Las principales funciones del ingeniero o arquitecto en su estudio son:
- Búsqueda de nuevos encargos.
- Coordinación del trabajo de colaboradores internos y externos.
- Elaboración de proyectos.
- Resolución de asuntos internos del estudio.
- Atención a los clientes.