Gestión de Aprovisionamiento

El aprovisionamiento consiste en adquirir los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos hasta que se inicie cada proceso de producción o comercialización. Se basa en tres aspectos fundamentales:

Aspectos Fundamentales del Aprovisionamiento

1. Compras Eficientes

El encargado de realizar las compras debe considerar precio, calidad y plazo de entrega para obtener los productos que necesitan los departamentos de producción y comercial.

2. Almacenamiento Adecuado

La función de aprovisionamiento implica contar con almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los requiera.

3. Gestión de Inventarios

Es crucial desarrollar un sistema de gestión de inventarios para determinar la cantidad de existencias a mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa.

Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo entre la realización de la compra y la entrega de los productos vendidos a los clientes. Este ciclo varía si se trata de una empresa productora o comercial.

Existencias: Conceptos y Tipos

Las existencias son todos los materiales que una empresa tiene en sus almacenes y que cumplen funciones específicas en la gestión del aprovisionamiento. Se clasifican en:

Tipos de Existencias

• Materias Primas: Se transforman o elaboran para formar parte de los productos fabricados.
• Productos Semielaborados: Productos elaborados por la empresa que generalmente no se venden hasta que no se someten a otra elaboración, incorporación o transformación.
• Productos Acabados: Productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final o a la utilización por otras empresas.
• Mercaderías o Existencias Comerciales: Materiales comprados para su posterior venta o comercialización, sin transformación.
• Otros Aprovisionamientos: Elementos incorporables.
• Subproductos: De carácter secundario o accesorio respecto a la fabricación principal.
• Residuos: Obtenidos junto con los productos, pueden ser utilizados, vendidos o inservibles.
• Materiales Recuperables: Se reutilizan después de la producción.

Gestión de Inventarios

Los inventarios aportan flexibilidad a las operaciones de la empresa y facilitan la gestión de aprovisionamiento. La empresa necesita recursos almacenados por diversos motivos:

Importancia de la Gestión de Inventarios

• Evitar Rupturas de Stocks: Asegurar el suministro ante un incremento inesperado de la demanda.
• Ajustar Ritmos de Producción y Distribución: Adaptarse a las fluctuaciones de la demanda según la época del año.
• Aprovechar Descuentos por Volumen: Reducir costes al comprar materiales en grandes cantidades.

Clasificación de los Costes de las Existencias

Los costes asociados a las existencias se clasifican en:

Tipos de Costes de Inventario

• Costes de Pedido: Costes administrativos de gestionar los pedidos a los proveedores.
• Costes de Adquisición: Precio del producto comprado al proveedor.
• Costes de Mantenimiento de Inventario: Costes por mantener un volumen de existencias en los almacenes. Incluyen:
  • Administrativos
  • Operativos
  • De espacio físico
  • Económicos (obsolescencia y depreciación)
  • Financieros
• Costes de Ruptura de Stocks: Costes por no poder atender la demanda debido a la falta de producto.

Administración de Inventarios

Para una correcta administración de inventarios, se deben considerar los siguientes conceptos:

Conceptos Clave en la Administración de Inventarios

• Stock Máximo: Cantidad máxima de existencias que se puede mantener en el almacén.
• Stock Mínimo o de Seguridad: Cantidad mínima de existencias por debajo de la cual el riesgo de ruptura de stocks es alto.
• Punto de Pedido: Nivel de existencias en el que se debe realizar un nuevo pedido.

Fórmulas para el Cálculo de Costes

• Coste de Adquisición (CA): CA = p · D (p: precio de compra, D: demanda)
• Coste de Pedido (CP): CP = s · N ; N = D/Q ; CP = s · D/Q (s: coste unitario de pedido, N: número de pedidos, Q: volumen de pedido)
• Coste de Almacenamiento (CAL): CAL = g (Q/2 + SS) (g: coste unitario de almacenamiento, Q/2: media de stocks, SS: stock de seguridad)
• Coste Total de Gestión de Inventarios (CTG): CTG = CA + CP + CAL
• Pedido Óptimo (Q*): Q* = 2 · s · D / g
• Número de Pedidos (N): N = D / Q*
• Tiempo (T): T = 360 / N

Modelo de Gestión de Inventarios (ABC)

El modelo ABC clasifica las existencias según su importancia:

Categorías del Modelo ABC

• Existencias A: Artículos más importantes (20% de los artículos, 60-80% del valor total).
• Existencias B: Existencias de importancia media (30% de los artículos, 10-20% del valor total).
• Existencias C: Existencias de menor importancia (50% de los artículos, menos del 5-10% del valor total).

El Sistema JIT (Just-in-Time)

El sistema JIT es un sistema integrado de gestión de producción y aprovisionamiento que busca minimizar los inventarios, reducir los plazos de entrega y mejorar la calidad. Se basa en fabricar productos solo cuando se necesitan.

Requisitos del Sistema JIT

• Participación del personal.
• Aplicación de ingeniería para adaptar los sistemas de producción y aprovisionamiento.
• Sistema de calidad total.

Otros Conceptos Importantes

• Periodo de Adquisición: Importe total de la compra, sin IVA, más los gastos generados.
• Coste de Producción: Suma del precio de adquisición de las materias primas, los costes directos de producción y la parte proporcional de los costes indirectos.
• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado): Cálculo del valor medio de las existencias iniciales y las entradas ponderadas según sus cantidades.
• Criterio FIFO (First In, First Out): Las existencias salen del almacén valoradas en el mismo orden en que entraron.