¿Qué son las Existencias?

Las existencias son los bienes poseídos por una empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo. Forman parte del activo circulante.

Para llevar a cabo su actividad productiva o de prestación de servicios, una empresa debe contar con ciertos bienes: el inmovilizado técnico y las existencias. Los primeros intervienen en el proceso productivo durante varios ejercicios, mientras que las segundas se renuevan continuamente, ya que se venden o se consumen para la realización de la producción.

Clases de Existencias

Se identifican las siguientes clases de existencias:

• Materias primas
• Productos semiacabados
• Productos acabados
• Mercancías
• Piezas de recambio
• Embalajes
• Piezas de mantenimiento
• Residuos

¿Qué es el Inventario?

Un inventario representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Para registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan sistemas para valuar sus existencias de mercancías y así fijar su posible volumen de producción y ventas.

Comprender el concepto, las características y los fundamentos de los sistemas de valoración de inventarios es crucial para la empresa, ya que estos fijan el punto de producción de un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente para tomar decisiones sobre el manejo de este rubro del activo organizacional.

Sistema de Inventario Periódico

Mediante este sistema, se determina el valor de las existencias de mercancías mediante un conteo físico periódico, denominado inventario inicial o final según el caso.

• Inventario inicial: Relación detallada de las existencias al iniciar las actividades, después de un conteo físico.
• Inventario final: Relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Sistema de Inventario Permanente

Este sistema permite conocer el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin conteo físico, ya que los movimientos de compra y venta se registran directamente a su precio de costo.

Las empresas que adoptan este sistema llevan un auxiliar de mercancías denominado «Kárdex», donde se registra cada artículo comprado o vendido. La suma y resta de las operaciones en un periodo da el saldo final de mercancías.

Kárdex – Partes

Una tarjeta de Kárdex consta de las siguientes partes:

• Encabezamiento: Fecha de la transacción, descripción del movimiento, número del comprobante.
• Entradas: Cantidad y costo total de los artículos comprados y las devoluciones. Informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo.
• Salidas: Cantidad y costo de la mercancía vendida y las devoluciones en ventas. Informa el costo total de la mercancía vendida.
• Saldos: Cantidad y costo de las mercancías en existencia.
• Costo unitario: Valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Se utiliza para liquidar el inventario final.
• Ubicación: Sitio de almacenamiento de la mercancía.
• Proveedor: Nombre, ciudad y teléfono del proveedor.

Las empresas obligadas por ley a presentar declaración tributaria deben utilizar el sistema de inventario permanente.

Los inventarios de mercancías constituyen todas las existencias a precio de costo con los que la empresa produce bienes o comercializa sus productos terminados.

Métodos para la Valoración de Inventarios

Las empresas deben valorar sus mercancías para valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar la utilidad y fijar la producción y ventas. Los métodos utilizados son:

1. Valoración por identificación específica: Para mercancías iguales, pero distinguibles por características individuales (número, marca, referencia, etc.). Ejemplo: automóviles.
2. Valoración a costo estándar: Facilita el manejo del Kárdex al requerir solo cantidades por unidades homogéneas.
3. Valoración a precio de costo: Las mercancías se relacionan al precio de adquisición. Las empresas deben elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y permita un control permanente.

Métodos para la Fijación del Costo

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías son:

• Precio Medio Ponderado (PMP): Se halla el costo promedio de cada artículo en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero con diferente precio de adquisición. Se suma el valor total del inventario inicial más el valor total de las compras del periodo, y se divide por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.
• Método PEPS o FIFO (First In, First Out): El primer lote que ingresa al inventario es el primero en venderse. En inflación, las empresas lo utilizan para aumentar el valor de sus activos, ya que los bienes más viejos y baratos se venden, y los más nuevos se mantienen como activos.
• Método UEPS o LIFO (Last In, First Out): Las últimas unidades adquiridas son las primeras en venderse. Registra la venta del inventario más caro, reportando una menor ganancia y reduciendo impuestos. No es aceptado por los estándares contables internacionales.